「営業の成果がなかなか上がらない...」
「営業管理をしたいけれども、どうすれば良い？」
営業成果は売上や利益に直結することもあり、その成果をコントロールできる営業管理を効果的に行いたい方も多いでしょう。営業管理を適切に行うには、管理項目ごとのポイントを抑え営業支援ツールも活用し効率的に管理することが大切です。今回は営業管理について以下の項目を解説します。
この記事を読むことで営業管理で管理すべき項目や注意点、おすすめの営業支援ツールなどが把握でき、効果的な営業管理を実施できます。営業管理について理解し成果を出したい方はぜひ参考にしてみてください。
営業管理とは？
まず営業管理とは何かについて、以下のポイントから解説します。
- ・営業管理とは大きな売上向上をもたらす管理手法
上記観点から、営業管理の重要性を詳しく理解しましょう。
営業管理とは大きな売上向上をもたらす管理手法
営業管理とは、経営戦略や売上目標に基づき営業プロセスを構築し、プロセスごとの成果を計測しながら管理することを指します。
営業管理は成果に直結するため、やり方次第では大きな売上向上をもたらせるでしょう。構築された営業プロセスを実行すべく行動計画を作成し、各営業担当ごとにプロセスの進捗を確認しながら改善することで着実に成果を伸ばせます。
営業部門単位では、目標と現状とのギャップを洗い出し、差分を埋められる施策を立案・実行し部門全体の動きを管理することが重要です。
部門全体の動きを最適化した後、営業マンごとのプロセスを調整していきます。
営業管理をしないとどうなる？発生する非効率とは
営業管理は効率的な売上向上が期待できる手法ですが、営業管理をしないと以下のデメリットを被る可能性があります。
- ・過去の情報が蓄積されていないので緻密な目標設定ができない
- ・案件情報がブラックボックス化して、ミスやトラブル時の対応がうまくいかない
- ・場当たり的で短期的な成果ばかりに目を向けてしまい、長期的な成果を出すことができない
- ・営業ナレッジが蓄積されないので、人材育成がうまくいかない
- ・個人の能力やスキルに依存した営業活動が主体になり、業績も個人のコンディションやモチベーションに依存してしまう
- ・情報共有されていないと、同じ潜在顧客に複数の営業スタッフがアプローチをするなど、非効率な動きが増えてしまう
営業管理の管理項目
営業管理は管理項目により成果が変わりますが、代表的な管理項目として以下のものが挙げられます。
- ・ギャップ管理（目標管理）
- ・案件管理
- ・行動管理
- ・モチベーション管理
- ・取引先の管理（顧客管理）
- ・人材育成管理
- ・スケジュール管理
上記の管理項目を以下で詳しくみていきましょう。
ギャップ管理（目標管理）
ギャップ管理（目標管理）とは、設定された目標と現状のギャップを洗い出し、その差分を埋めるよう管理することを指します。
営業部門は売上目標を達成することを求められ、ギャップ管理は管理項目の中でも重要項目です。ギャップ管理することで売上目標を達成できるのはもちろん、目標達成を積み重ねることで営業担当の自信にもつながります。
管理のポイントとして目標を細かく分けて設定することが大切です。
例えば設定された売上目標に対し、必要となる成約件数や面談数を目標値として設定し管理します。売上目標達成のためには、長期的な目標値だけでなく短期的な目標値も設定しておきましょう。
上司から部下に対し目標設定する際は、目標数値の根拠を示し部下に納得してもらうことが大切です。前年度の実績などをベースに算出し、目標設定の理由を説明できるようにしておきましょう。部下の実力に対し少し上の目標値を設定し、達成までのモチベーションを維持できる工夫も必要です。
案件管理
案件管理とは、案件ごとに優先順位をつけ進捗状況を確認するなど各案件に関する管理のことです。
営業担当の案件割り振りや商談から成約までの期日管理、受注確度から優先順位の決定や案件ごとのアフターフォローまで管理します。案件管理することで、顧客に的確なタイミングでアプローチでき、タイミングを逃さず成約に結び付けられるでしょう。
案件数は膨大になりやすく、管理する際は表を使い案件ごとに状況がわかりやすいよう工夫が必要です。
案件管理では以下項目の管理が重要です。
- ・受注確度
- ・商談日、成約日などアプローチ毎の期日
- ・顧客のフォロー状況
行動管理
行動管理とは、目標達成に向けた行動を管理することです。目標管理では目標の達成度合いを管理しますが、行動管理では目標達成に向けた細かいプロセスを管理します。
行動管理することで、1件あたりの成約期間やアプローチ数などを把握でき、プロセス毎の改善項目を洗い出しやすくなるでしょう。
具体的には以下の項目を設定し、プロセス毎の進捗状況を管理します。
- ・案件毎のアプローチ状況
- ・新規アポイント獲得数
- ・商談数
- ・平均成約単価
- ・成約率
モチベーション管理
モチベーション管理とは、営業活動に対するやる気などモチベーションを管理することです。モチベーションが低下しやる気のない態度が出てしまうと、売上が上がらないのはもちろん取引先への信頼も損ねてしまいます。行動管理で営業担当の成果が出ていない場合、モチベーションの低下も疑い確認しておきましょう。
モチベーションの低下が疑われた時は、声をかけて話を聞き、業務量軽減や営業活動に対するアドバイスが重要です。他にもチャットツールなどでコミュニケーションを普段からとったり、マンツーマンでのミーティングを定期的に実施するなど話し合いの機会を積極的に設けましょう。
取引先の管理（顧客管理）
取引先の管理（顧客管理）とは、顧客との商談状況や商品購入履歴など顧客ごとの情報管理を指します。顧客管理をすることで、顧客情報をもとにした商品提案ができ、相手のニーズを的確に掴んだ商談をしやすくなるのがメリットです。
顧客管理では以下の項目を管理する必要があります。
- ・企業側の担当者や決裁者
- ・企業概要
- ・連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
- ・進行している案件数・案件内容
- ・現在の契約内容
- ・フォロー状況
- ・問い合わせ履歴
顧客管理では上記の情報をすぐに確認できるよう一元管理しておくことが大切です。管理する情報が膨大になりやすいため、後述する営業支援ツールを活用した方が良いでしょう。
人材育成管理
人材育成管理とは、営業担当のスキルや経験を把握し、成長のためのサポートを行うことです。営業担当の成長を促すことで成約率や売上の向上が見込め、重要な管理項目と言えます。ステップアップのために現在の実力より少し高い案件を任せたり、先輩社員との同行を取り入れるなど現場毎に適切な管理を行いましょう。
営業スキル毎に研修を設けるのも有効です。プレゼンテーションや営業ツールの活用方法、提案資料作成、商談ロープレなど営業担当の成長を促せるような研修を実施しましょう。
営業チーム管理
営業チーム管理とは、営業部門内のチーム毎に案件管理などを行うことです。近年営業部門もインサイドセールスやフィールドセールスなど細分化しており、チーム毎に遂行するプロセスが異なるため、営業チーム管理は重要となります。
営業チーム管理では、インサイドセールスからフィールドセールスへの案件引き継ぎ管理が特に重要と言えます。スムーズに引き継ぎを行うことで、成約までのプロセスを短縮でき、顧客の購入意欲が高いうちにアプローチし成約まで結び付けられるでしょう。
スケジュール管理
スケジュール管理とは、営業担当毎のスケジュールを管理することです。顧客との商談日やクロージング日など営業担当毎に設定し管理することで、業務の優先順位がつけやすくなり、営業活動の効率化が図れます。
スケジュール設定は問い合わせ日や購入日など顧客情報に基づき設定するのがおすすめです。進捗状況次第ではスケジュール変更の可能性もあり、営業担当のスケジュールも踏まえてフォローできる体制を整備する必要があります。
営業管理を行うときの注意点
営業管理を行うときの注意点として以下の項目が挙げられます。
- ①現場の状況を把握し、適切な管理を行う
- ②情報共有・コミュニケーションを徹底する
- ③ツールを活用して形式化する
営業管理を適切に行う上で重要なポイントです。上記のポイントについて詳しくみていきましょう。
①現場の状況を把握し、適切な管理を行う
営業管理において現場状況を把握し適切な管理を行うことが重要です。
営業管理では管理すべき項目が数多くありますが、現場に不適切な管理をしてしまうと営業担当の負担になる場合もあります。他社の事例を参考にするのも良いですが、自社の現場状況にあう形で取り入れるよう意識しましょう。
現場を適切に把握するには、営業戦略に基づいて関連情報を把握することが大切です。
例えば「現在の主力製品が数年後に売上が減る」という課題を解決する場合、商品毎の売上高・粗利、主力商品の販売顧客属性を把握します。このように目的に応じて必要な情報だけを管理することで、営業担当の負担を減らし本来集中すべき営業活動にリソースを割けるでしょう。
②情報共有・コミュニケーションを徹底する
情報共有・コミュニケーションを徹底することも重要です。情報共有を行わないと、チーム間での案件引き継ぎがうまくいかないなど業務に支障が出てしまいます。コミュニケーションが少ない場合、営業担当のモチベーションが維持できず、営業成果が減退してしまうでしょう。
こうしたケースに陥らないためにも、管理者は情報共有・コミュニケーションを徹底することが大切です。日報やシステムによる情報共有する仕組みを整えたり、定期的な面談を設けコミュニケーションを図るなど会社の仕組みとして情報共有・コミュニケーションが促されるよう体制を整備する必要があります。
③ツールを活用して形式化する
営業管理はツールを活用して形式化することをおすすめします。ツールを活用することで、営業管理にかかる手間を削減でき、管理者の負担を減らせます。また営業担当も自分の成績や顧客情報を瞬時に把握でき、効率的な営業活動ができるでしょう。
営業管理ツールはさまざまなものがありますが、具体的なツールは次の項目で詳しく解説します。
営業管理に使える3ツールとその比較
営業管理に使えるツールは以下が挙げられます。
- ①紙
- ②エクセルなどの表計算ソフト
- ③営業支援ツール
それぞれのポイントを詳しくみていきましょう。
①紙
営業管理で使えるツールとしてまず最初に「紙」が挙げられます。
メリットは低コストで誰でも管理できる点です。
デジタルツールは導入に費用がかかり、使い慣れるまで時間もかかります。その点、紙であれば複数人で管理しても誰でもすぐ書き込める上、操作に手こずることもありません。
デメリットは修正に手間がかかる点です。
デジタルツールでは簡単に情報を上書きできますが、紙の場合は修正のたびに消しゴムや修正液を使うなど時間がかかります。
紙で営業管理をする場合、情報毎にノートを作成し管理するのがおすすめです。
例えば顧客情報は顧客情報だけを記載したノートを作成し、目標管理は目標管理のみを記載したノートを用意します。こうすることでどの情報がどこに記載されているかを判別しやすく、営業管理の手間を省けるでしょう。
②エクセルなどの表計算ソフト
エクセルなどの表計算ソフトを使って営業管理する方法もあります。
エクセルも導入コストがかからず誰でも扱いやすい点が大きなメリットです。
エクセルを使える営業担当は多く、新たに教育する必要もないためすぐに営業管理を始められます。
デメリットは保存データに限界がある点です。
エクセル内の情報が多くなればなるほど、エクセルへの負荷が大きくなり動作が重くなってしまいます。
エクセルで営業管理をする場合、関係者全員が閲覧できるファイルを用意し、管理項目毎にシートを分けます。毎日のように入力が必要な案件管理や行動管理に関しては、週一回入力漏れがないか確認するなどルールを設けることで適切にデータを蓄積できるでしょう。
③営業支援ツール
営業管理に使えるツールとして営業支援ツールがあります。営業支援ツールとは、営業活動に関する情報を一元管理できるツールで、顧客情報や案件情報などあらゆるデータを蓄積し分析可能です。
メリットは営業活動を効率化できる点が挙げられます。
営業支援ツール内には日報を作成する機能があり、エクセルよりも簡単に操作できるため、時間をかけずに日報を作成できるでしょう。また、スマホやタブレットからも営業支援ツールにアクセスでき、時間や場所を問わず外出先でも営業管理ができる点もメリットです。
デメリットはツールを使いこなせる人と使いこなせない人の差が出やすい点です。
企業にはさまざまな年代の社員が在籍しており、パソコンやスマホ自体の操作が得意でない社員もいることでしょう。そうした人たちとデジタル機器に慣れている人とで差が生まれやすく、運用次第では社内の混乱を招く恐れがあり注意が必要です。
営業支援ツールは自社の目的と課題に合わせて最適なツールを導入できるかがポイントです。導入後は定期的な研修やサポート体制を充実させ、営業担当全員が営業支援ツールを使いこなせるよう工夫しましょう。
営業管理に営業支援ツールを利用するメリット
営業管理に営業支援ツールを利用するメリットについて、以下2つの観点から紹介します。
- ・営業マネージャー職のメリット
- ・現場社員側のメリット
それぞれのメリットを詳しく把握し、営業支援ツールを最大限活用しましょう。
営業マネージャー職のメリット
営業マネージャー職のメリットとして以下の点が挙げられます。
- ①社員の営業活動を可視化できる
- ②売り上げ目標を明確に共有できる
- ③数字の集計にかかる時間を減らせる
- ④正確に営業分析ができる
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それぞれのポイントを詳しくみていきましょう。
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①社員の営業活動を可視化できる
社員の営業活動を可視化できるのが営業マネージャー側のメリットです。営業活動の進捗状況やどの活動に時間をかけているかなど項目毎の確認が簡単にできます。営業活動が可視化できることで、進捗の悪い案件に対しスピーディーに対応でき、成約率を上げられるでしょう。
②売り上げ目標を明確に共有できる
売上目標を明確に共有できる点も大きなメリットです。営業管理ツールでは営業活動に関するあらゆる情報を一元管理でき、共通のフォーマットで売上目標を確認できるため、目標に関する社内認識を統一しやすくなります。
売上目標を共通認識を持って確認することで、現状とのギャップを営業担当全員が把握でき、やるべき活動を優先してできるようになるでしょう。③数字の集計にかかる時間を減らせる
営業支援ツールを導入することで、数字の集計にかかる時間を減らせます。
通常営業活動に関する数字は営業担当者から個々にヒアリングし集計しますが、多くの時間を要します。営業支援ツールにより各営業担当が入力したデータをシステムで自動的に集計できるため、手間をかけずにデータの集計・分析が可能です。
数字の集計にかかる時間を減らすことで、効果的な営業アプローチを部下に指示するなど重要な活動に時間を割けるでしょう。④正確に営業分析ができる
正確に営業分析ができる点も大きなメリットです。紙やエクセルなどでは集計時の計算ミスなど正確にデータが反映されないリスクがあります。営業支援ツールではグラフや表など視認性の高い形でデータが表示され、ツールが自動的にデータ計算し集計してくれるため、正確に情報を閲覧・分析可能です。
営業分析が正確にできることで、営業マネージャーは担当者のつまづきポイントや失注・受注までのプロセスを把握しやすく、的確なアドバイスを営業担当に伝えられるでしょう。
現場のスタッフのメリット
営業支援ツール導入で得られる現場スタッフのメリットは以下の項目が挙げられます。
- ①営業に関する知識を共有できる
- ②日々の業務を効率化できる
- ③行動量など、成果までの過程を評価してもらえる
- ④引継時のミスや漏れが防げる
それぞれのポイントについて詳しくみていきましょう。
①営業に関する知識を共有できる
営業に関する知識を共有できるのが現場スタッフ側のメリットです。営業支援ツールにより受注につながった営業プロセスも共有でき、類似した案件での営業活動のヒントを得られ、的確なアプローチができるでしょう。
また営業ナレッジも共有でき、各営業担当のスキル向上や売上向上にもつながっていきます。
②日々の業務を効率化できる
日々の業務効率化に貢献してくれるのも大きなメリットです。
例えば日報や週報を紙ベースで作成すると記入の手間などで多くの時間を要します。営業支援ツールであれば記入項目も簡便化されており、外出時でもスマホやタブレットで作業でき、少ない手間で日報や週報を作成できるでしょう。
日々の業務を効率化することで、顧客との商談など重要な営業活動にリソースを割け、成果を出しやすくなります。
③行動量など、成果までの過程を評価してもらえる
営業支援ツールの活用で、行動量など成果までの過程を評価してもらえます。営業支援ツールでは売上額や成約件数などの成果だけでなく、訪問件数や商談内容などのプロセスもデータとして集計可能です。そのため、成果以外の部分も含め総合的に適正な評価をしてもらえるでしょう。適切な評価がされれば、良い部分と悪い部分の両方を自身で把握でき、改善点の把握やモチベーションアップにもつながります。
④引継時のミスや漏れが防げる
引き継ぎ時のミスや漏れが防げるのも営業支援ツールのメリットと言えます。案件の引き継ぎを口頭で行った場合、引き継ぎすべき項目が共有されていないなど顧客とのトラブルに発展するケースも少なくありません。営業支援ツールでは過去の商談履歴や問い合わせ対応を閲覧でき、細かいデータまで顧客情報を把握できます。
引き継ぎ時のミスや漏れを防ぐことで、顧客とのトラブルを未然に回避し信頼関係構築をしやすくなります。
オススメの営業支援ツール「cyzen」
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まとめ
- 営業管理は売上拡大を目指すのに重要な手法の1つです。
- 営業管理を適切に行えれば、どの営業プロセスが成約のボトルネックとなるか項目毎に把握でき、適切な改善策を打ち出せます。メリットの大きい営業管理ですが、管理すべき項目が多いと日々の業務に支障をきたす可能性もあり、できるだけ管理業務を効率化させた方が良いでしょう。
- 営業管理を効率化するには営業支援ツールの導入がおすすめです。
- 営業支援ツールを導入することで、データ集計や分析も短時間で行え、時間を有効活用できるでしょう。 営業管理を行う際は営業支援ツール導入を検討してみてください。
