営業管理で成果をあげる為に管理すべき4項目と正しい管理手法

営業管理で成果をあげる為に管理すべき4項目と正しい管理手法

「営業マンの管理ができていなくて困っている。現時点で管理の様な事はなんとなくは行なっているが、そもそも正しい営業管理とはどの様なものなのだろう?」

営業管理の在り方に悩む管理職の方は多いです。

日々仕事で忙しい中、簡単な営業マンの管理は行なっている。しかし冷静に考えると、多くの管理が抜け漏れており、結果として大きな機会損失に繋がっているのではないかと課題感を感じることもありますよね。

そこでこの記事では、本当に成果を出すための営業管理の4つの管理項目とその管理手法をお伝えします。
また後半では、営業管理で利用できるツール3種を比較し、その上でオススメのツールを紹介します。

この記事を読めば、どの様に自社の営業管理を行なっていけばいいかが分かり、結果業績アップにも繋がるでしょう。

日々お悩みのあなたに、この記事がお役に立てれば幸いです。

1.適切な営業管理は大きな売上向上をもたらす

営業管理で成果をあげる為に管理すべき4項目と正しい管理手法

営業管理は、適切に行えば結果的に大きな売り上げ向上が見込む事ができます。
営業管理を十分に行わなかった結果何が起こるのかを確認しましょう。

1-1.営業管理を行う目的を再整理しよう

まずそもそも、営業管理を行う目的を再整理しておきましよう。
営業管理を行う目的の一番大きなものは、「業績や売り上げの目標を達成するため」です。

何と無くの「管理」だけではダメです。営業管理によって営業スタッフの仕事への意欲を高めたり、組織全体の営業力の底上げのために営業管理を行うことで、結果的に成果の向上を図ることができるのです。

1-2.適切な営業管理を行わなかった結果起こりうる問題

適切な営業管理を行わないと、以下の様な問題が発生してしまいます。
小さな問題に見えるかもしれませんが、いずれも放置していると大きな業績悪化に繋がる可能性を孕んだ問題ばかりです。

①過去の情報が蓄積されていないので緻密な目標設定ができない
②案件情報がブラックボックス化して、ミスやトラブル時の対応がうまくいかない
③場当たり的で短期的な成果ばかりに目を向けてしまい、長期的な成果を出すことができない
④営業ナレッジが蓄積されないので、人材育成がうまくいかない
⑤個人の能力やスキルに依存した営業活動が主体になり、業績も個人のコンディションやモチベーションに依存してしまう
⑥情報共有されていないと、同じ潜在顧客に複数の営業スタッフがアプローチをするなど、非効率な動きが増えてしまう

2.営業管理で管理する4つの項目とその管理手法

営業管理で成果をあげる為に管理すべき4項目と正しい管理手法
営業管理では以下4つの管理項目が存在すると言われています。

1.ギャップ管理(目標管理)
2.案件管理(顧客管理)
3.行動管理
4.モチベーション管理

ここでは、以上4項目の説明と、各項目の管理手法をご紹介します。
また、それぞれの具体的な測定指標の例もご紹介します。

2-1.ギャップ管理(目標管理)

目標管理とは営業活動を行うにあたって、あらかじめ設定をする達成すべき数値目標を管理することです。売上目標だけでなく、粗利率やシェア率といった企業としての数値や、案件数やアポイント数・契約数といった各スタッフごとの数値も目標管理を行うことで、企業や各営業スタッフ個人のボトルネックが明確になります。

目標管理のポイントとして、目標はできるだけ細分化することが大切です。売上目標を達成するために各スタッフが行うべき行動の数値目標も決めておくとよいでしょう。たとえば、新規案件を獲得するためにスタッフ1名が行うアクションとして「訪問数/月」などです。

数値目標の設定ができたら、進捗状況や達成度合いを定期的に確認し、現状の数値と目標数値とのギャップを明確にして、目標達成のための戦略を立てていきます。

◯具体的な指標の例
・受注売上数
・受注売上単価
・平均取引金額

2-2.案件管理(顧客管理)

案件とは営業活動において取引先との間で発生した商談を指します。営業活動を行う上で、案件(および顧客)の管理をしていくことは大切です。なぜなら、案件(商談)は最終的な受注まで進めなければ売り上げにならないからです。

基本的な顧客情報の管理・案件の進捗管理はもちろんですが、今営業プロセスはどこまで進んでいるのか(停滞していないか)、受注の確度はどれくらいか、競合会社の存在の有無なども可視化しておくことで、目標達成のための具体的な対策や施策を取ることが可能になります。

◯具体的な指標の例
・担当顧客件数
・進行中案件数
・提案件数
・受注件数
・商談成約率
・受注期間(リードタイム)
・新規獲得案件数

2-3.行動管理

行動管理は、案件管理よりさらに細かく営業プロセス内に行う行動を管理していくもので、各案件に対してどのようなアクションを取っているか、所要時間まで含めて分析を行います。

実際の行動内容や行動量を把握して、次回からどのような改善をすれば良いか検討します。行動管理を行うことで、受注にいたるまでのプロセスがより明確になり、営業のマネージメント担当者は、スタッフへ的確な指導やアドバイスができるようになります。

一定数の行動実績データが蓄積されることで、「受注確度を高めるセールスプロセス」を標準化することも可能です。いわゆる「成功パターン」が蓄積されていけば、新人や中途採用のスタッフもまずは標準化されたプロセスに沿って育成することができるので、早期の戦力化も可能になります。

◯具体的な指標の例
・訪問件数
・セールスサイクル

2-4.モチベーション管理

各スタッフの目標達成への意欲を下げることなく向上させていくことを目的に行うのがモチベーション管理です。

モチベーションと営業成績には相関関係があるので、スタッフのモチベーションが下がっているようであればその原因を取り除き、モチベーションアップのための施策を取らなくてはいけません

モチベーションを下げる理由は以下のように様々です。

・行動量は多いのに、なかなか売上が上がらない
・些細なミスにより顧客からクレームを受けてしまった
・業務量が多すぎて、残業を増やしても終わらない
・プライベートに悩みがある(親が病気で倒れた等)

営業職の場合、問題を一人で抱え込んでしまうことも多いため、マネジメント担当者は、スタッフのコンディションの確認を怠らないようにし、日報等の報告内容もよくチェックするようにしましょう。成績不振者のスタッフがいるようであれば、面談等を行なってモチベーションが下がっている原因を特定し、問題の解決ができるように支援やアドバイスを行いましょう。

3.営業管理に使える3ツールとその比較

営業管理で成果をあげる為に管理すべき4項目と正しい管理手法

営業管理を行う際に、一般的に使われているツールは、

①紙
②エクセルを代表とする表計算ソフト
③SFA(営業支援システム・ソフト)

の3つが主流です。この3つのツールを比較してみました。
営業管理で成果をあげる為に管理すべき4項目と正しい管理手法

エクセル・紙はコスト面が低い一方で利用できる機能がほとんどないのに対して、
SFAはコストはかかる一方、営業管理に関わる機能がとても充実している事がわかります。

4.営業管理にSFA(営業支援システム)を利用するメリット

営業管理で成果をあげる為に管理すべき4項目と正しい管理手法

3章で営業管理のツールごとに比較してみましたが、コスト面を除けば、圧倒的にSFAの利便性が高いことが理解していただけたと思います。

ここで、経営者サイド、営業マネージャー職、現場のスタッフの3つの立場からみたSFA導入のメリットをご紹介します。

4-1.経営者サイドのメリット

経営者側のメリットは3つあります。

①経営戦略の立案に活かせる

SFAを使うと、顧客の状況、組織全体の状況、マーケットの状況が一目で、かつリアルタイムにわかるので、スピード感のある経営判断を行う事が可能になります。

②新人教育にかけるコストの削減ができる

通常の教育はOJT中心の実地訓練で学ばせることが多いので、教育を担当した先輩社員の営業スタイルやスキルレベルに依存することになり、教育レベルが均一になりにくいという問題があります。また、実地訓練は教育を担当する上司や先輩社員の負担もかなり大きくなります。

SFAを導入することで、蓄積されたナレッジを共有することが可能になるので、上司や教育担当社員の負担を大幅に減らすことができ、教育担当社員のレベルやスキルに左右されない教育ができるようになります。

③マネージャー職の適正な評価を行うことができる

直接売上に結びつかない業務が多いため、適正な評価が難しいマネージャー職。SFAを使うと、数値化が難しく、目に見えにくいマネージメント業務のプロセスが可視化できるようになるので、経営者サイドが適切な判断を行うことができるようになります。マネージャー職のモチベーションアップもできます。

4-2.営業マネージャー職のメリット

営業スタッフを管理するマネジメント層には3つのメリットがあります。

①営業活動が可視化される

SFA導入によって、下記のような今まで見えづらかった細かい部分までもが把握できるようになり、受注確度の判断の正確性が上がり、より的確なアドバイスもできるようになります。

・顧客情報やデータ(予算や競合の有無など)
・営業プロセスの進捗状況
・各営業スタッフの動向(プロセス内のどこに時間がかかっているか、適切なタイミングで適切なアクションが取れているかなど)

②イレギュラー・トラブルを発見しやすい

SFAを導入すると、数ヶ月間進捗が止まっている、受注した数量や金額がおかしいなどイレギュラー案件やトラブル案件の早期発見ができるようになります。原因分析や改善策を出すことも容易になるので、対応や対策もすぐに行うことができるようになり、トラブルを最小限に食い止めることが可能になります。

③数字をすぐに把握できる

売り上げの数値管理は営業職の要ですが、ある程度の人数を抱えている部署やチームの場合、数値を集計し、分析したりグラフ化するに当たっては、一定の時間と労力をかける必要が出てきます。人数が多いと会議直前のレポート作成の際に、全員の数値が出揃わないといったことも起こります。

SFAを使用した場合、簡単に定形フォームへの入力ができるので、日々の入力を現場の各営業スタッフが楽に行うことができ、数値データを簡単に集計・分析することができます。

4-3.現場のスタッフのメリット

実際にSFAを使用して入力等を行う現場のスタッフには4つのメリットがあります。

①営業プロセスの中で次の行動がわかる

ある程度経験を積んだ営業スタッフであれば自分が次に起こす行動がわかりますが、新人や経験の浅いスタッフは、営業プロセスの次のステップに戸惑うことも多くなります。

SFAを導入すると、自分や他の営業スタッフの過去の成功パターンをSFAで確認することができるので成功率がぐんと上がります。新人だけでなく、別業界から中途入社したスタッフであっても、SFAを利用することによって、ネクストアクションが明確になるので、早い段階で成果を出すことが可能になります。

②一人で悩むことが減る、適切なアドバイスをもらえる

SFAに入力した営業プロセスの進捗状況を確認した上司や同僚から適切な判断やアドバイスをもらうことができます。難しい案件や顧客を担当している時などには、心強くなるでしょう。

③ミスや漏れが防げる

SFAを使うことでアラート機能等が利用できるので、保留の案件や顧客、やり残している業務等を忘れてしまうといったこともなくなります。上司・同僚に情報が可視化され共有化されているので、スタッフ本人が不在の場合のフォロー漏れもなくせます。

④報告のための時間を短縮できる

手書きの営業日報記入は営業スタッフ側からすると時間もかかって非常に面倒くさい業務のひとつです。毎日記入せずに週末や月末にまとめて記入するスタッフがいたりすると、不正確な情報が上に上がってくることにもなり、正確な数値管理が難しくなります。

SFAであれば、決められた項目をプルダウンで選択するだけのタイプも多く、日報記入・報告がシンプルになり、大幅な時間短縮ができます。スマートフォンやタブレットから操作できるSFAであれば、わざわざ会社に戻らなくても、移動時間など空いた時間に記入を済ませることができるようになります。
 

5.オススメのSFA【営業支援ツール「cyzen」】

営業管理で成果をあげる為に管理すべき4項目と正しい管理手法

SFAの導入を具体的に検討を始めているのであれば、レッドフォックス株式会社の営業支援ツール「cyzen(サイゼン)https://www.cyzen.cloud/」をおすすめします。

cyzenはスマートフォンを使った位置情報活用営業支援(SFA)ツール。2012年8月からサービス提供をスタートし、すでに医療、コンビニ、不動産、警備保障、機器メンテ、営業支援等、1,300社以上の企業への導入実績があります。売上アップと残業時間の削減を両立している導入企業も多く、昨今の働き方改革に対応した生産性向上に効果のあるアプリと言えるでしょう。

位置情報付きの出退勤管理、報告書作成、スケジュール作成、チャットなどの機能があり、移動中や現場でもアプリから利用することが可能で、外出先の営業スタッフの利便性を最優先に考えられています。スタッフ間のリアルタイム情報共有によって業務効率の向上も期待できる次世代型モバイル営業支援ツールと言えます。

月々1人あたり800円から利用可能で、30日間の無料トライアルも用意されています。

以下に基本機能とオプション機能をまとめました。

基本機能

1.行動を記録・管理
予定は地図上で時刻と共に表現され、時間内に実際に訪問を行った予定にはチェックが付くので訪問できた/できなかったが一目瞭然です。

2.地図やリストで顧客情報を管理
顧客や施設の状態を”地図上に”イラストアイコンで表現することができます。優先順位をつけた顧客リストを地図上で確認できるので、営業活動の効率化に繋がります。

3.業務報告書の作成
スマホに最適化した画面で、隙間時間に素早く報告を書くことができます。写真やバーコードの添付も可能。報告書は瞬時にクラウドで共有されるので、リアルタイムに状況を把握することができます。

4.コミュニケーションの活性化
cyzenのセキュアな環境で、チャット機能をご利用いただけます。また、上がってきた報告書に対して「いいね!」をすることができ、従業員同士のコミュニケーションを活性化させます。

5.スケジュール管理
いわゆるカレンダーツールのような使い方もできます。予定を地図に表示することができ、訪問予定の場所へのルート検索などもcyzenから行えます。

◯オプション機能 (オプション機能は1ユーザー月額1,500円〜の料金プランより利用可能)

1.ルート自動記録
4分間隔で位置情報を取得することで、スタッフの移動経路を見ることができ、ディスパッチ(緊急現地急行)対応に活用できます。

2. 写真の自動仕分け
建設現場で撮影する写真は、複数の現場を管理している場合や、物件・工程・部位毎に管理する場合に、仕分け作業が大きな負荷となります。

3.交通費自動計算
現場間の移動電車賃を記録・精算する面倒な業務は「交通費自動計算機能」で解消できます。わざわざ電車移動のメモを残しておき、月末に1つずつ申請するといった煩雑な作業から解放されます。

営業支援ツール「cyzen」について詳しく知りたい方はこちら

6.まとめ

適切な営業管理は業績目標達成のために必須の業務と言えます。

営業管理は紙や表計算ソフトでも行うことができますが、現場スタッフの協力が必要で情報を集めるには非効率で手間がかかり、集積した情報の保管や保全に細心の注意が必要となります。

しかし、最近急速に普及したSFAを利用すれば情報集約はほぼ瞬時にでき、入力作業が簡単になるので効率化も図れます。

ここで、SFA導入のメリットを復習しましょう。

1.経営者サイドのメリット

①経営戦略の立案に活かせる
②新人教育にかけるコストの削減ができる
③マネージャー職の適正な評価を行うことができる

2.営業マネージャー職のメリット

①営業活動が可視化される
②イレギュラー・トラブルを発見しやすい
③数字をすぐに把握できる

3.現場のスタッフのメリット

①営業プロセスの中で次の行動がわかる
②一人で悩むことが減る、適切なアドバイスをもらえる
③ミスや漏れが防げる
④報告のための時間を短縮できる

確実に業績目標達成をするためにも、SFA導入を検討してみてください!

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。    2016年にレッドフォックス入社。マーケティング、PRの責任者。 2018年に取締役COO就任。 グロービス経営大学院修了(MBA)成績優秀者(TOP5%)。

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