KPIとは?設定するための基本の考え方とポイントを解説-具体例と運用のコツ
KPIとは?目的やメリットなど基本の考え方を解説、効果的な設定方法と注意すべきポイントを解説しています。具体的な例とKGIとの違いと関係性、設定後の運用と管理方法についても紹介しています。KPIの基礎が分かる記事です。

1.KPIとは?

KPIとはKey Performance Indicatorの略で「重要業績評価指標」と訳されます。
簡単に説明すると、目標達成までに必要なプロセスを進捗や結果が分かりやすいように数値化したものがKPIです。

営業組織のKPIの例

kpiとは?営業組織
上記の営業組織を例にすると、目標である売上100万円を達成するために必要なプロセスがKPIです。
KPIは最終目標に向けて各部門や業務別に細分化して設定されます。

設定されるKPIの具体的な例

業務 設定されるKPIの例
営業 売上/商談数/訪問件数/契約数 など
開発 エラー数/テスト終了数 など
管理業務 入力データの精度/予算づくり/業務のデジタル化 など
製造・品質管理 不良率/納期遅れ件数/棚卸金額/人員確保 など
運送 積載効率/ドライバー教育回数/ルート効率化 など
店舗 来店客数/会員獲得数/購買率/客単価 など

営業組織などは売上として数値で結果が出るため、KPI設定のイメージしやすいかと思います。間接部門システム開発製造業などでも業務を細分化、数値化することでKPIの設定ができるので参考にしてみてください。

2.KPIを設定する意味や目的とメリット

KPIを設定する目的は各業務において「何をするべきか」を明確数値化するためであり、明確化した結果、効率的に目標達成ができることにKPIを設定する意味があります。

企業や組織は多くの部門や業務によってなり立っているため、企業の中のひとりの従業員の視点で見ると、企業や組織として設定している最終目標は自分ごととして捉えることが難しく、日々の業務がぼんやりとしてしまいます。
そこで、最終目標達成に向けた具体的な行動指標を示すものとしてKPIを設定するのです。

KPIを設定するメリットや効果

KPIとして各業務の目標設定、進捗や達成率を管理することで、やるべき業務が具体的になり業務の生産性が上がるという効果があります。

生産性の向上につながる具体的な理由は以下のような理由からです。


①チーム全体の進捗状況が分かる

チーム全体の進捗状況が分かるので、状況に応じて補完ができたり、全体の状況を俯瞰して捉えることでチームワークの向上にもつながる効果があります。

 

②個人目標が明確になる

個人の目標と進捗状況が明確になることで、ひとりひとりのモチベーションの向上につながります。また、目標達成が難しい状況においても課題発がしやすくなるので、効果的なサポートが可能になります。


③業務の的確な改善ができる

KPIは最終目標に対しての、中間目標となります。中間目標を明確にしておくことで失敗している点や改善すべきポイントが明確になります。 反対に、うまくいっている施策も明確になるため、最終目標達成を効率的に進めることができます。


④平等な評価基準ができる

KPIとして数値化した目標設定と行動指針の明確化が、そのまま評価の基準となります。「達成率」「行動量」など評価が数値化されることもチームワークやモチベーションにつながり、組織全体の生産性を上がることができます。

KPI指標とは?KGIとの違い

KPIとKGIの違い KGI:最終目標として設定されるもの
KPI:最終目標達成に必要なプロセスを具体化・数値化したもの

KPIと同時によく使われる言葉に「KGI」があります。
「KPIの達成」「KPIの進捗」など達成すべき目標という意味で使われるため、混同しやすくなっています。KPIはあくまでも最終目標(KGI)のための中間目標KPIとして設定されます。

KGIについてはこちらで詳しく解説しています。

3.KPIの設定方法と手順

KPI設定手順KPIの設定にはまず最終目標(KGI)の設定が必要です。最終目標から逆算し、必要なプロセスをできる限り具体的に洗い出すことが重要です。洗い出した目標から指標として有効なプロセスを選び数値化、業務に落とし込みをしていきましょう。

4.KPI設定の注意すべきポイント

①最終目標(KGI)に即したKPIを設定する
②KPIの数は最低限に設定
③責任の所在を明確にしておく
④KPIには期限を設ける

①最終目標(KGI)に即したKPIを設定する

KPIを設定する目的は最終目標、KGIを達成するためです。
KPIにばかり注目してしまうと、現在の個々の業務ベースの目標になってしまい本来達成すべき目標からずれてしまうことがあります。KGIから逆算してKPIを設定すれば、大きくずれることはありません。

②KPIの数は最低限に設定

KPIは業務を細分化するため設定しようと思えば、いくらでもできてしまいます。全部必要なプロセスであったとしても、KPIが多すぎると業務に集中できなくなったり管理ができなくなってしまうと意味がありません。重要な目標に対するプロセスを選び、無理のないKPI設計を行いましょう。

③責任の所在を明確にしておく

誰がどのKPIを追うのかを明確にしましょう。チームで1つのKPIを設定する場合でも記録や管理をするリーダーを立てるといいでしょう。計画だけになってしまわないように、どのKPIを誰が担当しているのかを明確にすることでKPIの運用がより効果的なものになります。

④KPIには期限を設ける

KPIだけでなく、どのような計画や目標にも言えることですが、期限の設定は必須です。特にKPIは進捗を追う必要があるので「いつまでに」を明確に設定しましょう。

5.設定したKPIの運用と管理方法

KPIを設定した後はPDCAサイクルを回す必要があります。設定したKPIに対してPDCAを回すための運用と管理のポイントを解説します。

1.KPIはチームで共有

KPIは目標に対してのプロセスを細かく具体的にしたものです。自分のKPIだけしか把握できていない状況だと本来達成すべき目標を見失ってしまいます。自分のKPIだけでなく、ひとりひとりが常に全体を俯瞰したうえで自分の役割が明確になるようにKPIは共有しておくことがおすすめです。

2.進捗と結果を長期的に管理

設定したKPIの進捗結果が分かるよう管理をしておきましょう。KPIの進捗は数値管理できるExcelやITツールなどで管理することをお勧めします。リアルタイムや日別で進捗が可視化できるツールであれば、モチベーションの向上も期待できます。

3.柔軟なKPIの設定変更

KPIはあくまでも最終目標を達成するためのプロセス、中間目標です。プロセスを中間目標におくことで、方法が間違っていた時の軌道修正や成功パターンを掴み、最大化できるメリットがあります。そのため、KPIは外部要因や社内リソースなど状況に応じても柔軟に対応していくことも重要です。

4.定期的に振り返りをおこなう

KPIを運用する上で、振り返りを行うことはとても重要です。振り返りを行うことで最終目標に対して正しくKPIが設定できていたかどうかの確認や、より効果的なKPI設定の見直しができます。

6.まとめ

KPIはプロセスの管理、中間目標ではありますが、組織全体で大きな目標を達成するために効果的な管理方法です。
やみくもに目標設定を行うのではなく、正しい設計と運用があってこそ効果を発揮します。KPIの基本の考え方を理解した上で、設計の参考にしてみてください。
横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。2016年にレッドフォックス入社、マーケティング・PRの責任者を務め、2018年に取締役COO就任。

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