この記事では、報告書作成をアプリ活用することで効率的にするメリット、効果的な活用法、おすすめのアプリについてご紹介します。
報告書とは
報告書の概要
報告書はビジネスにおいて重要な文書の一つであり、特定の課題やプロジェクトに関する情報やデータをまとめて報告するための文書です。報告書は、経営者や上司、チームメンバー、関係者に対して業績、進捗、課題、提案などについて明確な情報を提供する役割を果たします。
ビジネスの意思決定や戦略立案において重要な情報源となるため、正確かつ明瞭な情報を提供することが求められます。
報告書の利用目的
報告書の利用目的は多岐にわたりますが、主な目的は次のようになります。
- 意思決定の支援 ：
- 上司や経営陣が適切な判断を下すために必要な情報を提供することが目的の一つです。
経営戦略の立案やプロジェクトの進捗状況を把握するために、事実に基づいたデータや分析結果を含む報告書が重要です。
- 問題解決と改善 ：
- 組織やチームが直面している問題を特定し、その改善策や解決策を提案するために報告書が活用されます。問題点を洗い出し、効果的な対策を提示することで、業務プロセスの効率化やコスト削減などの改善を実現します。
- 情報の共有 ：
- チームや組織内での情報共有が円滑に行われるようにするために、報告書は重要な役割を果たします。プロジェクトの進捗状況や成果、市場動向、競合他社の動向などの情報を適切に共有することで、全体の意識統一や連携を促進します。
- ドキュメントの保全 ：
- 報告書は会社や組織の重要な記録となります。重要な情報を記載した報告書は、将来の参照や法的な目的で必要になることがあります。そのため、正確で詳細な情報を含む報告書の作成が求められます。
報告書の利用目的は、特定のプロジェクトや調査に応じて多様です。報告書は、調査結果やデータを整理して提示することで、組織やビジネスの意思決定や改善に貢献します。
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アプリとは
アプリの定義と特徴
アプリ（アプリケーション）は、スマートフォン、タブレット、コンピュータなどのデジタルデバイス上で動作するソフトウェアのことを指します。一般的には、モバイルアプリとデスクトップアプリの2つの主要なタイプがあります。
- モバイルアプリ ：
- モバイルアプリは、主にスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスで使用されるアプリケーションのことを指します。これらのアプリは、特定のプラットフォーム（例：iOS、Android）に最適化されており、アプリストアからダウンロードしてインストールすることが一般的です。
- デスクトップアプリ ：
- デスクトップアプリは、主にコンピュータのデスクトップ環境で動作するアプリケーションを指します。これらのアプリは、Windows、macOS、などのオペレーティングシステム上で動作します。
アプリの特徴は次のようになります。
- 使いやすさ ：
- アプリは、ユーザーが直感的に操作できるように設計されています。シンプルで使いやすいインターフェースが特徴であり、ユーザーエクスペリエンスを重視しています。
- 便益と機能性 ：
- アプリは、特定の目的を果たすための機能性を提供します。カメラ、メール、ソーシャルメディア、ゲーム、生産性ツールなど、さまざまな目的に応じたアプリが開発されています。
- オフラインとオンライン利用 ：
- 多くのアプリはオフラインでも動作可能であり、インターネットに接続されていなくても一部の機能を利用できます。ただし、一部のアプリはオンライン接続が必要な場合もあります。
- アップデートと改善 ：
- アプリは頻繁にアップデートされ、バグ修正や新機能の追加などが行われます。開発者は、ユーザーフィードバックを収集してアプリの改善に取り組むことが一般的です。
アプリの一般的な用途
アプリは、さまざまな目的に応じて幅広い用途があります。一般的なアプリの用途には以下が含まれます。
- コミュニケーション ：
- メッセージングアプリ、ソーシャルメディアアプリ、ビデオ通話アプリなどが人々のコミュニケーションを支援します。
- エンターテイメント ：
- ゲームアプリ、動画ストリーミングアプリ、音楽プレーヤーアプリなどは、ユーザーの娯楽を提供します。
- 生産性 ：
- カレンダーアプリ、タスク管理アプリ、メモ帳アプリなどは、日常の仕事や活動を効率的に管理するのに役立ちます。
- 旅行とナビゲーション ：
- マップアプリ、旅行ガイドアプリ、交通情報アプリなどは、旅行者や移動中の人々に便益を提供します。
- 健康とフィットネス ：
- 健康管理アプリ、トレーニングアプリ、栄養管理アプリなどは、健康やフィットネスに関心のあるユーザーに役立ちます。
これらは一部の例であり、実際にはさまざまなカテゴリーのアプリが開発されています。モバイルアプリとデスクトップアプリの両方が、日常生活やビジネスにおいて便益をもたらす重要なツールとなっています。
報告書の作成手順
報告書の基本構成
報告書の作成には、一貫性と論理的な構成が重要です。報告書の基本構成には以下のセクションが含まれることが一般的ですが、テーマや目的によって異なる場合もあります。
- タイトルページ ：
- 報告書のタイトル、発行日、作成者の名前などの基本情報が記載されます。
- 要約 ：
- 報告書の内容を簡潔にまとめた要約（エグゼクティブサマリー）が含まれます。重要な結論や提案が記載され、読者が全体の内容を把握できるようにします。
- 目次 ：
- 報告書のセクションとページ数を示す目次が記載されます。
- 導入 ：
- 報告書の背景や目的、調査の範囲などが説明されます。
- 主な調査結果や内容 ：
- 報告書の中心部で、調査結果やデータ、分析結果が詳細に記載されます。グラフ、表、図を使って情報を視覚的に示すことで、理解しやすくなります。
- 結論 ：
- 報告書の内容から導き出される重要な結論がまとめられます。
- 提案や勧告 ：
- 報告書の内容に基づいて、改善策や提案が記載されます。具体的で実現可能な提案を行うことが重要です。
- 参考文献 ：
- 報告書で引用した情報源や参考にした資料のリストが示されます。
- 添付ファイル ：
- 必要な場合には、詳細なデータや追加情報を含むファイルが添付されることがあります。
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重要なポイントと注意事項
- クリアな目的の設定 ：
- 報告書を作成する前に、報告書の目的と誰に向けての報告書なのかを明確に設定することが重要です。報告書の目的に沿って、必要な情報を収集し、整理してください。
- 適切な情報源の使用 ：
- 正確な情報源を使用して報告書を作成することが重要です。信頼性の高いデータや公式な資料を利用し、情報の信憑性を確保してください。
- 論理的な構成 ：
- 報告書は論理的な構成で書きます。情報の流れがわかりやすく、受け取り側が迷わずに内容を理解できるように心掛けることが大切です。
- 視覚的な要素の活用 ：
- グラフや図表、チャートを使って情報を視覚的に示すことで、報告書を読む上司や仲間の理解を助けます。ただし、必要以上に派手なデザインは避け、情報を明確に伝えることに重点を置いてください。
- 要約の重要性 ：
- 要約は報告書の最初に記載される場合が多いですが、非常に重要な部分です。要約には報告書のキーポイントを簡潔にまとめることが求められます。
- プロフェッショナルな言語とスタイル ：
- 報告書はプロフェッショナルな文書として作成されるべきです。正確で適切な言語を使用し、明確で専門的なスタイルを心掛けましょう。
報告書の作成手順は、これらのポイントを遵守しながら、テーマや目的に応じた適切な情報を盛り込むことで、読みやすく、効果的な報告書を完成させることができます。
次は、アプリを使って報告書を作成するメリットを紹介します。
報告書作成をアプリで効果的に！
報告書をアプリで効率的に作成することは、ビジネスやプロジェクトの管理、情報共有、効率化などさまざまな側面で重要な役割を果たします。以下に、報告書をアプリで作成するメリットや、効果的に利用する方法をいくつか挙げてみます。
アプリ活用による報告書作成のメリット
アプリを活用して報告書を作成することには多くのメリットがあります。
効率性の向上
アプリを利用することで、報告書の作成やデータ整理が効率化されます。自動保存やテンプレートの利用により、作業時間が短縮され、生産性が向上します。
＜活用できるアプリ＞
- ・報告アプリ
- プロジェクトの進捗状況や課題、成果物をまとめた報告書を作成し、上司やチームメンバーと共有することで、プロジェクトの進行状況を把握し、計画を適宜修正できます。
- ・タスク管理アプリ
- プロジェクトのタスクやスケジュールを管理するアプリを活用して、チームのタスクを効率的に割り当て、進捗状況をリアルタイムで把握することができます。
- ・フォーム作成アプリ
- データ収集のためのアンケートや調査フォームを作成し、報告書に必要な情報を効率的に収集できます。Google FormsやMicrosoft Formsなどが利用されます。
- ・スプレッドシートアプリ
- 収集したデータを整理・集計するためのスプレッドシートアプリを活用し、グラフやチャートにして報告書に視覚的な要素を加えることができます。
リアルタイム共同作業
クラウドベースのアプリを使用すると、複数のユーザーが同時に報告書を編集できます。また、チャットコミュニケーションアプリはチームメンバーとのリアルタイムな共同作業により、効率的なコラボレーションが可能となります。
＜活用できるアプリ＞
- ・クラウドストレージと共有アプリ
- 報告書のデータやファイルをクラウドストレージに保存し、チームメンバーとリアルタイムで共有・共同編集できるアプリを利用します。DropboxやGoogle Driveなどが代表的です。
- ・チャット、コミュニケーションアプリ
- 報告書の作成中や共有時に、チームメンバーとコミュニケーションを取るためのアプリを利用して意見交換やフィードバックを行います。
視覚的な表現
プレゼンテーションアプリを活用すると、報告書の内容を視覚的に表現できます。グラフやチャート、画像を使って情報をわかりやすく伝えることで、受け手の理解を促進します。
＜活用できるアプリ＞
- ・プレゼンテーションアプリ
- 報告書の内容を視覚的に表現するためのプレゼンテーションアプリを使い、グラフやチャート、画像を使ったスライドを作成します。
- ・デザインツールアプリ
- 報告書のデザインを向上させるために、画像の編集やイラストレーションの作成に適したデザインツールアプリを活用します。
モバイルでの作業
モバイルアプリの利用により、報告書の作成や閲覧をモバイルデバイスで行えます。出張や移動中でもアプリを使って作業できるため、柔軟な作業環境が提供されます。
データのセキュリティ
クラウドベースのアプリはデータのセキュリティを重視しており、情報の安全性が確保されます。また、アプリにはアクセス制御やデータのバックアップ機能が備わっている場合もあります。
アプリの活用により、報告書作成プロセスがスムーズになり、より効果的な報告書を作成・提出することが可能となります。また、共同作業が容易になることで、チームのコラボレーションも促進されます。
報告書作成で活用されるおすすめアプリ【cyzen】
ビジネスやプロジェクトの効率的な管理と情報共有におすすめのアプリを紹介します。
- cyzenアプリ ：
- cyzen（サイゼン）は、スマートフォンで簡単に使える営業活動アプリです。国籍、人種、年齢問わず誰でも簡単に使うことができます。 cyzenは、ビジネスプロフェッショナルやチームメンバーに向けて、情報共有をスムーズに行うためのツールです。
cyzenの報告書機能を使う主なメリットは以下です。
1.既存の報告書を楽にcyzenの報告書フォーマットで再現することができる
従来利用していた既存のexcelや紙の報告書は、cyzenの報告書設定機能を利用することで、楽に再現することができます。
具体的には、管理者の方がcyzenのPCの管理画面から、業務に必要な項目、写真などの１６種類の報告書項目を活用して、報告書フォーマットを作成することが可能です。(※1)
2.メンバー間で統一した報告書のフォーマットを使いリアルタイム共有することができる
管理者がcyzenで作成した報告書フォーマットをチームメンバーで利用することで、外回りやデスクレスワーカーの方でバラバラの拠点での活動を一つの統一化された報告書フォーマットで共有することができます。
このことによって、チームメンバーは、オフィス以外の場所にいても、スマホやスマートタブレットから、統一化された報告書フォーマットで情報を抜け漏れ無く、素早く確認することができます。
3.案件ごとに時系列で報告書の内容に対する上司、メンバー間でのやりとりを簡単に検索し確認することができる
多くのチャットツールは、報告書活用が可能ですが、後から情報を振り返る際に、検索性がないため、探すことに手間がかかったり、時間経過によって報告書が削除されてしまったりという問題があります。
しかし、cyzenは案件ごと、時系列ごとに報告書が蓄積されますし、報告書に対しての上司からのフィードバックも時系列で確認することができますので、チームの対話スピードが向上し、素早く業務改善が進みます。（※2）
（※2）報告書へのコメント/いいね機能 出典： https://www.cyzen.cloud/feature#anchor-comment-iine
4.スマートフォン、タブレットなどのスマートデバイスに最適化された画面動作で素早く、サクサク簡単に報告業務を行うことができる
cyzenは 350社の導入事例がある。スタッフは、スマホから簡単に日報を報告することが可能。株式会社小僧寿し様では外回りスタッフが、cyzenの報告書機能を活用して、毎日日報提出することが可能になった事例がある。(※3）
スマートデバイスに最適化された報告書機能で、ストレスなく、報告業務を行うことによる利点は大きい。
（※3）株式会社小僧寿し様 出典：https://www.cyzen.cloud/casestudy/kozozushi
5.写真や選択、時間、位置情報など正確なデータを元に報告書を作成することができる
外回りの業務のスタッフは、1日で、5件打ち合わせのために外出することがある。スタッフは、５件分の報告書や、日報を作成する必要があるが、業務負荷が高いために報告漏れが起きることがある。
このような場合は、cyzenの報告書機能を使って、写真や音声入力機能などを使って素早く報告することで、報告業務を正確にデータ化することが可能となる。
株式会社都城酒造様では、営業やラウンダー業務の情報共有と管理に課題があった。しかし、cyzenの報告書機能を活用することで、営業とラウンダーがお互いに素早く状況を確認することでき、顧客の対応に抜け漏れがなくなった。(※4）このように、正確なデータを元にした報告書を作成、共有することで、チーム力アップにつながる。
(※4）株式会社都城酒造様 出典：https://www.cyzen.cloud/casestudy/miyakonozyo-shuzo
6.報告書内の数値を集計して、グラフ化することによりチーム間で共有することができる
cyzenは、報告書内の数値自動集計でチームのKPI(Key Performance Indicator)を見える化が可能。このことで目標と現在のチームの数値の差異を確認することがスマホ上でできるため、チームの課題を素早く確認して、バックアップの改善活動の検討を行うことができる。(※5)
(※5)出典 https://www.cyzen.cloud/feature#anchor-jidou-shukei
7.cyzenの報告書を特定の帳票に出力することができる
cyzenの報告書は、現在利用している帳票のフォーマットをcyzenに取り込むことによって、帳票フォーマットに簡単に変換ができる。(※6)
このことによって、現場は紙や、excelで報告書を作成し、その報告書を元に事務員が帳票化していたプロセスを改善することが可能となる。
(※6) 出典 https://www.cyzen.cloud/feature#anchor-form-output
成功事例の紹介
訪問記録を紙やLINEで行なっている会社は、まだまだ多い。
株式会社Joker Enterprizeは、報告書を紙で行なったり、LINEで行なっていたが、スタッフの報告業務は比較的簡単にできるものの、後で振り返ったり、必要な情報を検索することに多大な時間がかかっていたため、日報の効率化が課題であった。具体的には、スタッフの1日の訪問件数が約20件と多いため、上司と部下の間で過去の報告書の内容の確認やそれに対する的確なフィードバックをする手間が非効率になっていた。
報告業務は、cyzenの報告書機能を活用して置き換えることによって、報告書にかかる手間は約半分に減りその浮いた時間を訪問活動に使うことで、訪問件数が2倍に増加した。このように、報告業務の非効率を改善することによって、浮いた時間を商談時間や他の価値の高い業務に置き換えることで、パフォーマンスを向上させることが可能だ。(※7)
(※7)出典：https://www.cyzen.cloud/casestudy/joker-enterprise
いかがでしたか。適切なアプリの選択と活用により、報告書の作成や共有、プロジェクトの進行管理などがスムーズに行われ、ビジネスやプロジェクトの効率向上に寄与します。是非アプリで報告書作成機能を使ってみてはいかがでしょうか。
