スケジュール管理で仕事を効率化!おすすめの管理方法とコツを解説
仕事を効率化させるスケジュール管理の方法とコツ、メリットを解説しています。業務や目的に合ったおすすめの方法と選び方、無料で使えるツールを紹介しています。

1.仕事におけるスケジュール管理はなぜ必要?目的とは?

「スケジュール管理をしない人はいない」と言えるほど仕事においてスケジュールは重要です。スケジュール管理の目的は「滞りなく仕事を行う」ことですが、スケジュール管理の方法には決まりがないため、いかにうまくスケジュール管理(=業務管理ができるかはビジネススキルのひとつと言えます。

スケジュール管理の方法次第で時間の有効活用、スムーズな業務分担など業務の質が変わります。
うまくスケジュール管理ができることで業務の質が向上、効率化に繋がります。

2.仕事のスケジュール管理をするメリット

スケジュール管理を行うメリットは仕事の効率化が図れることにあります。

スケジュール管理で仕事が効率化する理由 ・仕事の漏れや遅れを防ぐことができる
・仕事の優先順位がつけやすくなる
・効果的な時間の活用ができる
・ゴールとプロセスを分けて管理できる
・誰が、何をしているのかが分かる

スケジュール管理が業務効率化に繋がる大きな理由は、業務全体を俯瞰して管理、把握ができるためです。
具体的には業務全体を把握することで、期日から逆算した業務管理、仕事の優先順位がつけやすくなり、確実に業務をこなすだけでなく時間の有効活用に繋がります。

スケジュール共有により、自分だけでなく組織やチームの業務状況の把握が可能になるため、業務の割り振りや連携がスムーズになり、組織全体の生産性の向上が期待できます。

スケジュール管理ができない原因と改善方法

スケジュール管理ができない原因
・目の前の仕事から始める
  • ・タスク自体が曖昧
  • ・期日を決めていない
  • ・必要な工数が分かっていない
  • ・目的やゴールが曖昧

スケジュール管理ができない、苦手な人の多くは業務全体を把握できておらず、目の前にあるタスクから着手し、後から追加されるタスクが溜まっていってしまう傾向があります。
自分のタスクや業務全体を把握できず、優先順位をつけることが苦手であることもスケジュール管理が苦手な人の特徴です。

タスクや業務のゴールが分かっていないと、自分の作業だけしか見えなくなってしまいます。業務に関わる人との連携も取りにくく、自分のタスクの先にある本来の目的が見えにくくなってしまうのです。

スケジュール管理が苦手な人におすすめの改善方法

スケジュール


業務全体を把握するためには、タスクの期限日をスケジュールに入れる作業から始めることがおすすめです。
スケジュールを見るだけで、余裕がある期間やすぐに対応すべきことなど、視覚的に優先順位をつけることができるようになります。「今すべきこと」、反対に「今やらなくていいこと」が明確になるのです。

優先順位、つまり今「やること」と「やらなくていいこと」を明確にすることがポイントです。

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3.スケジュールの管理方法

スケジュールの管理方法の特徴をまとめています。選ぶ時の参考にしてみてください。

スケジュールの管理方法

方法 メリット
手帳

図や記号も自分が分かりやすい形で書き込める
オフラインでも使える

エクセル

・利用経験者が多いため始めやすい
ガントチャートのような管理ができる
・アレンジの幅が広い

スケジュールツール

・目的にあったものを探せる
共有がしやすい
・もっているスマホで使える

 

手帳

紛失リスクや共有ができない、持ち運ばないといけないなどデメリットもありますが、手軽にメモや修正など書き込みができて便利です。アナログな方法ではありますが、PCやネット環境がない状況でも使えるスケジュール管理の方法です。

エクセル

エクセルはガントチャートとして管理、アレンジもしやすく、利用したことがある人も多いので始めやすく、使われやすいツールです。
タスク管理や案件の進捗を細かく管理する時におすすめです。


スケジュールツール

カレンダーアプリやスケジュール管理ツールは無料で使えるものや、目的別など多くのツールがありますが、ツールの大きな特徴はリアルタイム編集共有が簡単にできることです。
スケジュールの変更が多い、チームでの連携が重要になる仕事での活用におすすめです。

スケジュール管理の組み合わせで効率化!


スケジュール管理の方法はいくつかありますが、それぞれに特徴があるうえ、仕事の状況も変わるため、状況に応じて組み合わせて使うことも1つの方法です。

【例】
商談時のメモは手帳に書く
▶︎商談後にメモの写真を撮影
▶︎写真をスケジュールアプリにアップロードしておく

上記のように、工夫次第でより仕事の効率化が図れます。
しかし、注意点として、管理方法を増やしすぎると管理しきれなくなってしまうため、方法は3つを目安にし、複数で管理する場合のルールを決めてきちんと管理ができる状態にしておきましょう。

4.仕事のスケジュール管理のコツ

①期限をつけて管理する
②必要な時間を管理する
③スケジュールの活用を習慣にする
④定期的に予定の見直しをする

①期限をつけて管理する

訪問や商談ではなく、タスクを管理する場合には期限をつけて管理しましょう。期限がないタスクでも、自分で「いつまでに」を決めることで仕事の優先順位がつき、仕事を効率よく確実に終わらせることができます。

②必要な時間を管理する

スケジュールには所要時間の幅をとって管理することがおすすめです。あらかじめ作業時間を決めておくことで、時間内に終わらせられるようになります。
最初は予想や仮で問題ありません。対象の業務に要する時間もスケジュールで管理すると目安の時間が明確になり、より仕事を効率化させることができます。

③スケジュールの活用を習慣にする

スケジュール管理はとにかく頻繁に確認や追加していくことが重要です。確認や修正、追加を頻繁に行って今何をすべきか次に何をすべきかを常に把握するようにしましょう。柔軟に対応するためにも頻繁に修正をしていくこともポイントです。

④定期的に予定の見直しをする

繰り返し予定や、先延ばしにしている業務など本当に必要かどうかの確認も重要です。不要な予定が入っていると自分の業務の把握がしにくくなってしまいます。
特にツールやエクセルなどでスケジュールを共有している場合は、他の人のスケジュールを入れる際の運用ルールも決めておくことをおすすめします。

5.仕事のスケジュール管理におすすめのツール

仕事のスケジュール管理に使えるツールを紹介します。
無料で使えるツールや無料期間でトライアルができるものもあります。

  • ・《googleカレンダー》カレンダー共有
  • ・《MicrosoftToDo》タスクの整理
  • ・《Backlog》ガントチャート作成

googleカレンダー

googleカレンダー

無料で使えるgoogleのカレンダーは予定の確認、共有におすすめです。ブラウザもアプリも提供されているため、スマホとPCどちらも使いやすく、チーム間の共有も簡単です。 googleアカウントを作れば無料で使うことができます。
ビジネス用に提供されているgoogle Workspaceを使えば、gmailやドライブなどとの連携が可能です。

MicrosoftToDo


microsoft todo

MicrosoftToDoはタスクの管理におすすめのツールです。共有やカレンダー表示もできるので、複数人でのプロジェクト、タスク管理にも使えます。付箋のようなイメージで使えるため、個人のタスクの消化を可視化したい方も使えるツールです。Microsoftアカウントがあれば無料で使えます。

Backlog

back log

ガントチャートでの管理におすすめです。エクセルのようなガントチャートカンバン形式表示など機能が豊富でありながら、シンプルな見た目と操作性で使いやすいツールです。人数が多いプロジェクトや部署を跨ぐ業務でも簡単に管理できます。有料のツールですが、30日間の無料お試しが可能です。

6.まとめ

スケジュール管理は単純な作業ではありますが、管理のしかたによって業務のスピードや効率が大きく変わります。まずは自分が抱えているタスクを把握し、今やること」と「今やらないこと」を明確にすることから始めると、自然と優先順位をつられるようになります。
チームのメンバーとの連携が発生する場合は共有ツールの検討もおすすめです。
横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。2016年にレッドフォックス入社、マーケティング・PRの責任者を務め、2018年に取締役COO就任。

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