「次から次へと仕事が舞い込んできて、どれから対応したらよいのか分からなくなる」、「仕事の終わりが見えなくて、残業が常態化している」なんていう方は多いのではないでしょうか？
このような場合に最も多い原因は、仕事の優先順位がうまくつけられないことにあります。
仕事の優先順位をつけて、効率よくこなしていくために必要なのは、「スケジュールをしっかり管理すること」です。
今回は、業務を効率化できるスケジュール管理・作成のコツと、スケジュール管理に大事な3つのポイントをご紹介します。
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1.スケジュール管理の基本の考え方
スケジュール管理とは、ただカレンダーに予定を書き込んでいくことではありません。
予定を書き込み、書き込んだ予定をしっかり実行することで初めてスケジュールを管理する意味が生まれます。
昔ながらの「手帳」のほかにパソコンやスマートフォンが進化し、現在スケジュールの管理に使うツールとしてはさまざまな種類があります。
まず「手帳」です。
スマートフォンは使いにくいといった方や手で書くほうが早い、書くことで覚えることができる、といったことにメリットを感じる方は、手帳に書き込む方法がおすすめです。
ただ、手帳はかさばるため、大きいものを選ぶと逆に使い勝手が悪いといったこともあります。
次に「パソコン」。
一般的にビジネスにおけるスケジュール管理は、パソコンを使うことをイメージするのではないでしょうか？
Outlookのようなスケジューラを使えば、予定の場所（社内・社外問わず）の設定や、グループ内のメンバーが全員空いている時間を探して会議設定といった使い方ができます。
最後に「スマートフォンアプリ」です。
スマートフォンなら、個人の予定だけでなくチームの予定を共有機能があったり、先の予定をプッシュ通知で自動でお知らせしてくれる、といった機能があります。最近では、ほとんどの人がスマホを毎日持ち歩いているので、出先での予定の確認も簡単です。
アナログな手法かデジタルツールを活用するかは、自身の仕事のスタイルや使い方で選ぶのが一番です。
ただ、手帳、パソコン、スマホアプリどれを使用しても管理方法は一緒ですので、以下の4つの基本項目はぜひ押さえましょう。
・すべての予定を一括管理
・予定を詰め込みすぎない
・作業量の山を崩す
・午前と午後を意識する
1-1.すべての予定を一括管理
予定を管理する際にビジネス用、プライベート用で別々で管理するのは得策とはいえません。
同じ予定表で管理をしないと突然のお誘いなどに両方の管理表を見るという手間が発生し、確認が漏れるとダブルブッキングの原因となります。
極力1つのツールで予定を管理するようにし、どうしても使うツールが分かれてしまう場合は、相互連携できるようなサービスを選ぶとよいでしょう。
1-2.予定を詰め込みすぎない
予定を組む際に、急がしいからといって詰め込みすぎるのは問題です。
想定終了時間を把握していても、予定がのびてしまうとすべてが遅れてしまいます。一つ一つの予定には、必ず隙間時間を作り、イレギュラー対応や次の準備に使うよう予定を組みましょう。
特に、顧客との打合せなどをぎりぎりのスケジュールで組んでいると、トラブルなどがあった場合に次の顧客に迷惑がかかる場合もあります。
顧客とのアポを入れる際は、予定と予定の間は余裕を持ってスケジュールを組みましょう。
1-3.作業量の山を崩す
自分の作業量の許容をわかっていても予定が重なったり、イレギュラーが多発したりしなかなか進まないことがあります。
そういう場合は、仕事の締切りから逆算して、作業がたまっているところを分散させてこなしていきましょう。
また、自分が行わなければいけない作業と、誰かに依頼できる作業をしっかり切り分けることも重要です。
先方の確認やチェックが必要な作業は早めに終わらせて先方に依頼し、自分のところで止まっている作業を極力減らすことが効率的な仕事に繋がります。
1-4.午前と午後を意識する
朝、仕事場へ出社し、いざ仕事を始める際にむやみに手をつけないようにすることも、スケジュール管理のコツです。
一般的には集中する作業が向いているのは、脳が疲れていない午前中だといわれています。
そういったことを意識して予定を組むことが大切です。
重要な書類作成やデータ入力、企画の立案など、集中して取り組めなければならないことは午前中に終わらすなど意識してみましょう。
仕事のミスが軽減でき、手直し作業で時間がとられることが少なくなります。
2.スケジュール作成のコツ
ここまで、管理方法を紹介しましたが、実際にスケジュールを作成する際にもコツがあります。
スケジュールを実際に作成する段階で、気を付けなければいけないことは以下の7つです。
・作業内容を一覧にまとめる
・優先順位を決める
・作業の締め切りを決める
・作業に必要な時間を想定する
・予定に隙間時間をつくる
・前倒しで作業する
・スケジュールに入れる際には移動時間も含める
それでは、1つずつ説明していきます。
2-1.作業内容を一覧にまとめる
作成をする際に最初に行うのは作業内容を一覧にまとめることです。現時点で自分が「何を」「いつまでに」しなければならないのかをまとめてください。
ここできっちりまとめることができないと次の作業が無駄になりますので箇条書きに羅列し、抜け漏れのないように慎重にまとめましょう。
2-2.優先順位を決める
次に行うのが、優先順位を決めることです。
優先順位の決め方は締め切りが近々のタスクが第一ですが、作業量が多く手間がかかるもの、第三者の確認などが必要なタスクも優先順位の高いものになります。
一方、自分で仕事内容と作業時間が把握できており、締切りまで猶予があるものがこの時点では、優先順位が一番低いものになります。
優先順位が低いものはどうしても先延ばしにしがちですが、これにも期日があることを忘れないようにしましょう。
自分にとっては優先順位が低くても作業完了を待っている方がいるかも知れません。
何度も納期が遅れると信頼関係が崩れる恐れがありますので、注意しましょう。
2-3.作業の締め切りを決める
仕事の中には、特別に締切りがなく、「これくらいに提出してくれたらいいよ」といったものもあります。
しかし、やらなくてもいいのであれば忘れてしまえばいいですし、やらなければならないのであれば締切りを設定しましょう。
作業時間のかかるものに関しては、作業量に合わせて中間締め切りを作りましょう。
中間締め切りを作ることで、残りの作業量と締め切り日数の計算が容易になるため計画的に進めやすくなります。
さらに締め切りに合わせて前倒しでやるようにしていけば、最終締め切りまでに、見直し期間も作ることができより精度の高い仕事になります。
2-4.作業に必要な時間を想定する
作業を行う際には、いきなり開始するのではなくはじめに作業時間を想定しましょう。
作業時間を想定することで終了時間を予想することができ、次に何の作業をすべきか計画しやすくなります。
初めて行う作業に関しては効率よく早く終了することは不可能ですので、どれくらいの時間がかかったかを計るようにしましょう。
次回行う際には、前回の作業時間をあらかじめ確認しておき今回はもっと短縮できるように進めましょう。
何度か行っていると仕事に慣れてくるところですが、気をゆるむと大きなミスにつながります。
まず、正確に行うことから始め、時間短縮はその次のステップとして考えましょう。
2-5.予定に隙間時間をつくる
スケジュールを組めたら、一度ストップし、予定を見直してみましょう。
きっちり分刻みなどの予定にはなっていませんか？予定をたくさん入れるのは構いませんが、隙間時間がないと一つの予定が延長してしまうと、後ろのすべての予定が遅れてしまいます。
急な来客やイレギュラー対応なども考慮し、隙間時間は必ず確保しましょう。
2-6.余裕がある場合は、前倒しで作業する
締切日は、「ぴったりこの日に完成しないといけない」というものではなく、「この日“まで”に完成しないといけない」というもことです。
早めに完成する分には何の問題もありません。
前倒しで作業することで、締め切りギリギリに焦って作業することもなくなりますし、締め切りまでに確認時間も確保できます。
また、締め切りより早く作業を完了させることで、同僚や上司からの信頼関係にもつながります。
2-7.スケジュールに入れる際には移動時間も含める
スケジュールを立てるということは、昼食や休憩、移動時間も入ります。
移動手段に関しては、電車なのか車なのか、時間帯別の高速の混雑状況も視野に入れながら計画を立てましょう。
移動時間を考慮することで、他の打合せや会議などとダブルブッキングしてしまうことを防ぐことができます。
3.スケジュール管理におけるポイントは3つ
スケジュール管理が上手な人は、コツをつかんでいます。
きっちり管理ができている人には実績を上げる方多く、仕事の基本はスケジュール管理ともいわれています。
そこで、うまく管理できるコツを3つにまとめました。
・タスクの洗い出し方法を見直す
・難しそうなタスクは早めに着手
・前日に翌日のスケジュールを組む
1つずつ紹介していきます。
3-1.タスクの洗い出し方法を見直す
スケジュールを組むときには、すでに入っている予定で仕事を組み立てるのが基本。
それに加え仕事ができる人は、過去の経験や現在の業務状況から次の予定を予想して、時間を確保しています。
現在の仕事だけでなく、突発的に仕事が入ってきても大丈夫なように、時間確保できるように動きましょう。
また、「自分が行わなければいけない作業」と、「他人に任せる作業」を切り分けて考えることも重要です。
与えられた仕事を、1つ1つのタスクに分解し、それぞれの担当者は誰か明確にすることで、仕事がどこかで滞ることを防ぐことができます。
3-2.難しそうなタスクは早めに着手
難しそうな仕事に関しては、何よりも一番に着手しましょう。
その場ですべて完成させる必要はありません。締め切りから逆算して、現時点ではここまで、次はここからという風にやるべきところまで行い区切りながら進めましょう。
難しそうな仕事は後回しにしがちですが、結局やらなければならないことを考えると後回しにすることで予想以上に時間がかると結局納期が間に合わないといったことになります。
結局しなければならないことは一緒ですので、早めに着手し計画を立てながら進めましょう。
3-3.前日に翌日のスケジュールを組んでおく
予定を組む際には、必ず前日までには組んでおくことです。
当日の朝になって「さあ、今日は何をしようかな」と考えていては、予定が組めた頃にはお昼ということも十分にあります。
朝に出社しすぐに行動するためには、前日までに予定を確定しておき、出社後からどんどんこなしておけるようにしましょう。
そうすることで、全体の作業時間も確保することができるので、効率よく仕事を進めることができます。
また、前日に予定を把握しておくことで、当日にイレギュラーな予定が入ったとしても対応することができます。
4.まとめ
スケジュールを管理できるようになると、仕事の納期が守れる、効率よく進めることができる、仕事のミスが減る、残業時間が少なくなる、プライベート時間が確保できる、などメリットはたくさんあります。
最後に、この記事で紹介した内容をおさらいしましょう。
まず、
スケジュール管理のコツは
・すべての予定を一括管理
・予定を詰め込みすぎない
・作業量の山を崩す
・午前と午後を意識する
ことでした。
次に、
スケジュール作成のコツは、
・作業内容を一覧にまとめる
・優先順位を決める
・作業の締め切りを決める
・作業に必要な時間を想定する
・予定に隙間時間をつくる
・前倒しで作業する
・スケジュールに入れる際には移動時間も含める
です。
最後に、
スケジュール管理におけるポイントは3つです。
・タスクの洗い出し方法を見直す
・難しそうなタスクは早めに着手
・前日に翌日のスケジュールを組む
いかがでしたか？
すべての人間の活動時間は決められており、最近では「働き方改革」により仕事時間も削減傾向にあります。
仕事時間が減っていく中でも仕事内容は減っていませんし、さらに少ない時間の中で成果を求められる時代になってきています。
このような現代でスケジュール管理は一層重要なものになってきています。
スケジュール管理は最初のうちこそ難しいかもしれませんが、少しずつ実行し習慣化してしまえば簡単です。
この記事で紹介したスケジュール管理方法を使って、仕事の生産性を高めましょう！
