スケジュール管理の方法は？効率化のコツや仕事で活用するメリット、おすすめアプリを紹介！

仕事の漏れや遅れを防ぐことができる

スケジュール管理をすることで、仕事の漏れや遅れを防げます。

スケジュール管理を行えば、各自の業務を可視化でき、次にやるべき業務が何かを常に把握し仕事の漏れや遅れを最小限に抑えられるでしょう。仕事の漏れや遅れを防ぐことで、個人はもちろんチーム全体の業務も円滑に進み、期日通りに業務を終えられます。

スケジュール管理を徹底することで、仕事の漏れや遅れを減らし業務の効率化に貢献できるのがメリットです。

ゴールとプロセスを分けて管理できる

ゴールとプロセスを分けて管理できる点も、スケジュール管理のメリットです。

スケジュール管理では、目の前の業務だけでなく「いつまでに何を達成すべきなのか」というゴールと「何を作業としてすべきなのか」というプロセスを明確にできます。
たとえば、「今月末までに5件成約をとる」ことがゴールの場合、「1日3件以上商談する」ことや「1日に3件アポイントをとる」などがプロセスとなるでしょう。

ゴールとプロセスを分けて管理することで、無駄な業務を省け業務の抜け漏れも防げます。

効果的な時間の活用ができる

スケジュール管理を行うことで、効果的な時間活用ができるでしょう。

スケジュール管理をすればやるべき業務や優先順位が明確になり、どの作業からやるべきか迷う必要がありません。迷う時間を減らすことで1日の稼働時間を増やし、本来集中すべき業務にリソースを割けます。

スケジュール管理はやるべき業務の確認など無駄な時間を減らし、業務の効率化に貢献してくれるでしょう。

チーム内で誰が、何をしているのかが分かる

チーム内で誰が何をしているのかを把握できるのがスケジュール管理のメリットです。

多くの業務は個人だけで完結できず、チームメンバーと共同で業務を進める必要があります。自分以外のメンバーの作業スケジュールが分からないと、業務が重複するなど不必要な作業が増えてしまうでしょう。

チームメンバーのスケジュールを把握しておくことで、業務重複や取り掛かる順番の間違いを防ぎ、業務全体を効率化できます。

仕事の優先順位がつけやすくなる

スケジュール管理を徹底することで、仕事の優先順位がつけやすくなります。

スケジュール管理を行えば、業務達成のために必要な作業や期日の近い業務を把握でき、優先度の高い業務を洗い出して取り組むことが可能です。優先度の高い業務から順に取り組むことで、余計な作業や手間が増えず効率的に目標を達成できるでしょう。

優先順位を明確にし業務を効率化させるためにも、スケジュール管理を行うのがおすすめです。

急なトラブルにも対応しやすくなる

急なトラブルに対応しやすいのも、スケジュール管理を行うメリットです。

たとえば、商談の急な予定変更があった場合、抱えている業務の内容や期日を把握しておくことで、予定を立て直しやすいでしょう。急なトラブルに対応しやすくなることで、顧客との商談など売上につながる機会の損失を最小限に減らせます。

業務におけるトラブルの損失回避のためにも、スケジュール管理は重要です。

目の前の仕事から始める

スケジュール管理が上手くいかない原因として、「目の前の仕事から始める」ことが挙げられます。

優先順位をつけず場当たり的に業務を始めると、期日に余裕がある緊急性の低いタスクから取り組み、期日が迫っているタスクが間に合わないなどトラブルが起きてしまうでしょう。
こうしたトラブルを防ぐためにも、作業ごとの優先順位を明確にし業務に取り組む必要があります。

主観的ではなく重要度や期日から優先順位を判断し、作業に取り組む順番を決めましょう。

タスク自体が曖昧

タスク自体が曖昧である場合も、スケジュール管理が上手くいかないでしょう。タスクを把握していないと、業務の目標設定もぼやけてしまい、どの作業から手をつけるべきか分からず目の前の業務に追われてしまいます。

正確にタスクを把握するには、自分がやるべき業務の全体像を理解し、必要な作業を紙に書き出すのがおすすめです。具体的なタスクを書き出すことで、客観的にタスクを捉えられ整理しやすくなります。

必要なタスクを洗い出し、タスクごとの期日管理も行うと良いでしょう。

期日を決めていない

期日を決めないこともスケジュール管理がうまくいかない原因です。

業務に必要なタスクの期日を設けていないと、他の重要なタスクが発生した時にどんどん後回しになってしまい、業務が進みません。業務を円滑に進めるためにも、タスクごとに期日を設けて管理する必要があります。

他にも、タスクごとにかかる時間の見積もりや余裕を持ったスケジューリングなど総合的に時間管理することも重要です。

必要な工数が分かっていない

スケジュール管理ができない原因として、タスクに必要な工数が把握できていないことが挙げられます。

たとえタスクごとの優先順位がつけられていても、1つのタスクにかかる工数が見積もれていないと期日設定が難しくなります。特に長時間かかるタスクはあらかじめ作業時間を確保できていないと、後回しになりやすくいつまで経ってもタスクが終わらない状況が続いてしまうでしょう。

スケジュール管理には、タスク内容以外にも必要な工数を把握することが重要です。

目的やゴールが曖昧

目的やゴールが曖昧な場合も、スケジュール管理が上手くいきません。

業務の目的やゴールが曖昧だと、やるべきタスクを洗い出せず、手当たり次第作業を行い無駄な作業が増えてしまいます。必要な作業に絞って業務を効率的に進めるには、業務の目的やゴールを明確にした方が良いでしょう。
たとえば、「今月の売上目標額が1000万円」と目標を定めた場合、1ヶ月でどれだけ成約しどのくらい商談すべきかなど細かいタスクを割り出せます。

業務を効率的に進めるためにも、業務の目的やゴールは明確にしておきましょう。

スケジュール管理が苦手な人におすすめの改善方法

スケジュール管理が苦手な方は、難易度の高いタスクを優先的に着手するよう意識した方が良いでしょう。

難易度の高いタスクは予想より時間がかかることも多く、期日ギリギリに処理してしまうと他のタスクのスケジュール調整が困難となります。難易度の高いタスクを早めに着手しておけば、期日が近づいてきても時間調整が行いやすいでしょう。

事前に作業量が多く時間のかかりそうなタスクは、優先的に着手することをおすすめします。

手帳

スケジュール管理できるツールとして手帳があげられます。
手帳は最も一般的なスケジュール管理ツールで、操作ミスなどによるデータの消失リスクが無い点が魅力です。必要な時にすぐ取り出し記入できる利便性も兼ね備えています。

一方、手帳が手元にないとスケジュールを記入できないため、常に持ち歩かなければならない点がデメリットです。スケジュールの共有もしづらく、上司や同僚に予定を知らせるためにわざわざコミュニケーションを取る必要があります。

導入の手間をかけず、手軽にスケジュール管理したい方にはおすすめのツールです。

エクセル

エクセルもスケジュール管理ツールとしておすすめです。

エクセルには「To Do リスト」やスケジュール表のテンプレートが備わっており、手間をかけずにスケジュール管理できます。
ガントチャートなどを活用すれば、わかりやすい形でプロジェクトのタスクや進捗状況を可視化でき、スケジュール調整しやすいでしょう。

一方、表を用いて管理するため、プロジェクト進捗状況など複雑なスケジュール管理をする場合、表の作成に手間がかかります。またリアルタイムで複数人が同時に編集作業を行うのも厳しいでしょう。

パソコンやスマホでとりあえずスケジュール管理したい方にはおすすめのツールです。

スケジュールツール

最後に紹介するスケジュール管理ツールはスケジュールツールです。

スケジュールツールとはスケジュール管理に特化したツールやアプリのことで、システムで一括管理しておりスケジュール共有しやすい点がメリットです。スケジュール管理機能だけでなくコミュニケーション機能や勤怠申請機能が備わったものもあり、業務効率化に役立ちます。

一方でツール導入に初期コストがかかるものも多く、ツール導入後の運用に慣れるまで時間がかかることがデメリットといえるでしょう。ツール導入後は、社員に運用方法をレクチャーする機会を設ける必要があります。

スケジュール管理はもちろん、日々の業務を効率化したい方にはおすすめのツールです。

スケジュール管理の組み合わせで効率化！

スケジュール管理にはさまざまなツールがありますが、状況に応じて組み合わせて使えば効率的にスケジュール管理ができます。
たとえば、スマホを操作しづらい商談中などは手帳を用いてスケジュールを記入し、商談後に手帳を撮影した画像をスケジュルツールにアップすることで、効率よくスケジュール管理できるでしょう。

このように状況に応じて利用するツールを使い分ければ、スケジュール管理の手間を省けます。
ただし、管理方法が増えるとデータが散らばってしまい、後から見返すのに時間がかかるため、2〜3ツールほどでの管理を目安にしましょう。

①期限をつけて管理する

まず、期限をつけてスケジュール管理しましょう。

やるべきタスクに「◯月◯日までに完了」と期日をつけ、何をいつまでにすべきかを可視化することで、タスクの優先順位がつけられます。タスクに期日を設けた後は、基本的に期日の近いタスクから順に着手し、期日前に余裕を持って作業を終えられるのが理想です。

こうすることで緊急の仕事が入った時でも、柔軟にスケジュール調整ができるでしょう。

②必要な時間を管理する

タスクに必要な時間を管理することもスケジュール管理の重要な要素です。

特にタスク完了にかかる時間を概算でいいので見積もっておきましょう。タスクにかかる時間を把握しておくことで、期日から逆算しどのタイミングでタスクを行うべきか判断しやすくなります。
タスクに必要な時間を把握せず、期日直前に作業量の多いタスクが重なった場合、期日までにタスクを終えられない可能性もあるため注意しましょう。

③スケジュールの活用を習慣にする

スケジュール活用を習慣化することも大切です。

タスクが生まれた時点ですぐにスケジュールとして記入・登録するようにしましょう。
「期日に余裕があるから、時間のある時にスケジュール登録しよう」と先延ばししてしまうと、タスク漏れなどのミスにつながります。

その場でスケジュールを記入・登録できるよう、手帳や管理ツールは常に携帯しておくのがおすすめです。

④定期的に予定の見直しをする

定期的にスケジュールの見直しもしましょう。

プロジェクトや業務の状況は日々変化し、自分がやるべきタスクも変更や追加が多くあります。スケジュールの見直しを行うことで、こうした状況変化に対応し、指示されたスケジュール通りに業務を完遂できるでしょう。

チームのスケジュールも把握しておくために、定期的に自身のスケジュールをチェックしておきましょう。

⑤チーム内の予定も確認する

チーム内の予定も常に確認しておきましょう。

個人だけでスケジュール管理していると、チーム内の誰がどのタスクを行っているかなど業務全体の進捗状況を把握しにくくなります。スケジュール管理ツールにはスケジュール共有機能がついており、こうした機能を活用して自身の業務に関係するメンバーの予定を把握しておきましょう。

もしツールが導入されていない場合は、メンバーのスケジュールを共有し可視化できるよう環境を整備することが大切です。