次から次へと仕事が舞い込んできて、どれから対応したらよいのか分からなくなる」、「仕事の終わりが見えなくて、残業が常態化している」なんていう方は多いのではないでしょうか?このような場合に最も多い原因は、仕事の優先順位がうまくつけられないことにあります。

今回は、業務を効率化できるスケジュール管理のコツを紹介します。

スケジュール管理方法

昔ながらの「手帳」のほかにパソコンやスマートフォンが進化し、現在スケジュールの管理はさまざまな方法があります。まず「手帳」です。スマートフォンは使いにくいといった方や手で書くほうが早い、書くことで覚えることができる。といったことにメリットを感じる方はぜひ手帳がおすすめです。ただ、手帳はかさばるため大きいものを選ぶと逆に使い勝手が悪いといったこともあります。

次にスマートフォンアプリです。スマートフォンなら、個人の予定だけでなくチームの予定を共有機能があったり、自動でお知らせしてくれるという機能があります。

アナログな手法かデジタルツールを活用するかは、自身の仕事のスタイルや使い方で選ぶのが一番です。ただ、手帳、パソコン、スマホアプリどれを使用しても管理方法は一緒ですので、管理の基本はぜひ押さえましょう。

すべての予定を一括管理

予定を管理する際にビジネス用、プライベート用で別々で管理するのは得策とはいえません。同じ予定表で管理をしないと突然のお誘いなどに両方の管理表を見るという手間が発生し、確認が漏れるとダブルブッキングの原因となります。同じ管理表内で色分けして整理するようにしましょう。
 

予定を詰め込みすぎない

予定を組む際に、急がしいからといって詰め込みすぎるのは問題です。想定終了時間を把握していても、予定がのびてしまうとすべてが遅れてしまいます。一つ一つの予定には、必ず隙間時間を作り、イレギュラー対応や次の準備使うよう予定を組みましょう。

 

作業量の山を崩す

 自分の作業量の許容をわかっていても予定が重なったり、イレギュラーが多発したりしなかなか進まないことがあります。そういう場合は、仕事の締切りから逆算して作業がたまっているところを分散させこなしていきましょう。

午前と午後を意識する

朝、仕事場へ出社しいざ仕事を始める際にむやみに仕事を始めてないようにするのも、スケジュール管理のコツです。一般的には集中する作業が向いているは脳が疲れていない午前中だといわれています。そういったことを意識して予定を組むことが大切です。重要な書類作成やデータ入力など集中して取り組めなければならないことは午前中に終わらすなど意識してみましょう。仕事のミスが軽減でき、手直し作業で時間がとられることが少なくなります。

スケジュールの作成

ここまで、管理方法を紹介しましたが、実際にスケジュールを作成する際にもコツがあります。

作業内容を一覧にまとめる

作成をする際に最初に行うのは作業内容を一覧にまとめることです。現時点で自分が何をしなければならないのかをまとめてください。ここできっちりまとめることができないと次の作業が無駄になりますので箇条書きに羅列し、慎重にまとめましょう。

優先順位を決める

次に行うのが、優先順位を決めることです。優先順位の決め方は締め切りが近々のタスクが第一ですが、作業量が多く手間がかかるもの、第三者に調べてもらうわないといけないタスクも優先順位の高いものになります。一方、自分で仕事内容と作業時間が把握できており、締切りまで猶予があるものがこの時点では、一番低いものになります。

優先順位が低いものはどうしても先延ばしにしがちですが、これにも期日があることを忘れないようにしましょう。自分にとっては優先順位が低くても作業完了を待っている方がいるかも知れません。何度も納期が遅れると信頼関係が崩れる恐れがありますので、注意しましょう。

作業の締め切りを決める

仕事の中には、特別に締切りがなく、「これくらいに提出してくれたらいいよ」といったものもあります。しかし、やらなくてもいいのであれば忘れてしまえばいいですし、やらなければならないのであれば締切りを設定しましょう。

中間締め切りを決める

作業時間のかかるものに関しては、作業量に合わせて中間締め切りを作りましょう。中間締め切りを作ることで、残りの作業量と締め切り日数の計算が容易になるため計画的に進めやすくなります。さらに締め切りに合わせて前倒しでやるようにしていけば、最終締め切りまでに、見直し期間も作ることができより精度の高い仕事になります。

作業に必要な時間を想定する

作業を行う際には、いきなり開始するのではなくはじめに作業時間を想定しましょう。作業時間を想定することで終了時間を予想することができ、次に何の作業をすべきか計画しやすくなります。初めて行う作業に関しては効率よく早く終了することは不可能ですので、どれくらいの時間がかかったかを計るようにしましょう。

次回行う際には、前回の作業時間をあらかじめ確認しておき今回はもっと短縮できるように進めましょう。何度か行っていると仕事に慣れてくるところですが、気をゆるむと大きなミスにつながります。まず、正確に行うことから始め、時間短縮はその次のステップとして考えましょう。

予定に隙間時間をつくる

スケジュールを組めたら、一度ストップし、予定を見直してみましょう。きっちり分刻みなどの予定にはなっていませんか?予定をたくさん入れるのは構いませんが、隙間時間がないと一つの予定が延長してしまうと、後ろのすべての予定が遅れてしまいます。急な来客やイレギュラー対応なども考慮し、隙間時間は必ず確保しましょう。

前倒しで作業する

締切日は、「ぴったりこの日に完成しないといけない」というものではなく、「この日“まで”に完成しないといけない」というもことです。早めに完成する分には何の問題もありません。前倒しで作業することで、締め切りギリギリに焦って作業することもなくなりますし、締め切りまでに確認時間も確保できます。

スケジュールに入れる際には移動時間も含める

スケジュールを立てるということは、昼食や休憩、移動時間も入ります。移動手段に関しては、電車なのか車なのか、時間帯別の高速の混雑状況も視野に入れながら計画を立てましょう。

スケジュール管理におけるポイント

スケジュール管理が上手な人は、コツをつかんでいます。きっちり管理ができている人には実績を上げる方多く、仕事の基本はスケジュール管理ともいわれています。そこで、うまく管理できるコツをまとめました。

タスクの洗い出し方法を見直す

スケジュールを組むときには、すでに入っている予定で仕事を組み立てるのが基本。それに加え仕事ができる人は、過去の経験や現在の業務状況から次の予定を予想して、時間を確保しています。現在の仕事だけでなく、突発的に仕事が入ってきても大丈夫なように、時間確保できるように動きましょう。

難しそうなタスクは早めに着手

難しそうな仕事に関しては、何よりも一番に着手しましょう。その場ですべて完成させる必要はありません。締め切りから逆算して、現時点ではここまで、次はここからという風にやるべきところまで行い区切りながら進めましょう。難しそうな仕事は後回しにしがちですが結局やらなければならないことを考えると後回しにすることで予想以上に時間がかると結局納期が間に合わないといったことになります。結局しなければならないことは一緒ですので、早めに着手し計画を立てながら進めましょう。

前日に翌日のスケジュールを組む

予定を組む際には、必ず前日までには組んでおくことです。当日の朝になって「さあ、今日は何をしようかな」と考えていては、予定が組めた頃にはお昼ということも十分にあります。朝に出社しすぐに行動するためには、前日までに予定を確定しておき、出社後からどんどんこなしておけるようにしましょう。そうすることで、全体の作業時間も確保することができるので、効率よく仕事を進めることができます。

スケジュール管理は少しづつ実行して習慣化させていく

スケジュールを管理できるようになると、仕事の納期が守れる、効率よく進めることができる、ミスが少なくなり、さらに手直し時間もあまりないためどんどん仕事がこなすことができる、残業時間が少なくなる、プライベート時間が確保できるなどメリットはたくさんあります。

すべての人間の活動時間は決められており、最近では「働き方改革」により仕事時間も削減傾向にあります。仕事時間が減っていく中でも仕事内容は減っていませんし、さらに少ない時間の中で成果を求められる時代になってきています。このような現代でスケジュール管理は一層重要なものになってきています。スケジュール管理は最初のうちこそ難しいかもしれませんが、少しずつ実行し習慣化してしまえば簡単です。

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