営業の見える化とは?プロセスを可視化するメリットや注意点、おすすめツールを解説!

「営業活動をどう改善すべきかわからない...」
「トップセールスだけで売上の大半を占めている。」

営業プロセスが把握できていないと、ボトルネックを明確にできず改善すべき点が分かりません。
また営業ノウハウも蓄積されず、個々の営業スキルに頼らざるを得なくなります。

営業を見える化することで、営業プロセスを把握しやすくなり改善策の立案や営業力の底上げにつながるでしょう。

今回は営業の見える化について以下のポイントを解説します。

今回の内容を参考にすれば営業活動を可視化し、営業成果の向上につなげられるのでぜひ参考にしてみてください。

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営業の見える化とは?

各営業データを見つめる営業担当達の模型

営業の見える化とは営業活動全般を可視化することで、見込み客の獲得から商談、クロージングなど各フェーズの活動内容を可視化します。

営業の見える化は顧客に対して最適なアプローチができているか確認し、営業活動の成果を向上させることが目的です。営業の見える化が重要視される背景は、さまざまな営業支援ツールが登場し効率よく活用する必要が出てきたことが挙げられます。

SFAやCRM、MAなどのツールでは営業活動に関する数多くのデータを収集・分析できますが、営業活動が明確に把握できていないとせっかくのデータも活用できません。

営業を見える化することで、営業支援ツールのデータを活用し営業活動を効率化させられるでしょう。
なお、営業の見える化は多くの場合「営業プロセスの見える化」を指します。

営業プロセスとは

営業プロセスとは、営業活動における見込み客への訪問・商談、契約に至る一連のプロセスのことです。営業プロセスはB to BかB to C、扱う商材や顧客属性でも異なりますが、たとえば以下のように細分化できます。

  • アポイント
  • 初回訪問
  • 情報提供
  • ヒアリング・課題把握
  • 提案
  • クロージング

営業プロセスを明確にしないと、以下のデメリットがあります。

  • 改善点がわかりにくい
  • 案件の角度が判断しづらい

営業プロセスが明確でないとどの部分がボトルネックであるか分からず、改善点を明確にしにくいでしょう。プロセスごとの進捗度合いも把握できず、案件の角度も判断しづらいため営業効率は落ちてしまいます。
営業プロセスの明確化は、営業活動の質を向上させる上で重要です。

営業を見える化することのメリット

文字のついた積み木で「merit」を綴る

営業を見える化することで以下のメリットを得られるでしょう。

  1. 1.営業の「型」ができ、営業力の底上げができる
  2. 2.営業プロセスを整理し、無駄を省ける
  3. 3.組織内の情報共有がスムーズにできる
  4. 4.人材育成に効果的

それぞれのポイントについて詳しくみていきましょう。

1.営業の「型」ができ、営業力の底上げができる

営業を見える化することで、営業の「型」ができ営業力の底上げが期待できます。

営業の型とは営業スキルを平準化したもののことです。
たとえば成績のよい営業担当の提案方法やクロージング方法を社内で共有できる営業スキルとして蓄積することなどが挙げられます。

営業の型をつくるメリットは、上記のように成績のよい営業担当の成功例やスキルを共有し、会社としての営業力を底上げできることです。営業力を底上げできれば、トップ営業に依存せずに会社全体の受注率を向上させられるでしょう。

営業力の底上げは売上向上に必須で、営業の型を構築することは重要です。

2.営業プロセスを整理し、無駄を省ける

営業の見える化を進めることで、営業プロセスを整理できます。

営業プロセスを整理することで自社の営業活動におけるボトルネックを把握・改善しやすくなり、効率的に成果を挙げられるでしょう。
また各プロセスごとの無駄を省き、営業活動自体を効率化できます。

たとえば初回訪問から受注までの期間が長く訪問回数が多い場合、各商談ごとの目標を明確に定めて訪問回数を減らし成約までの期間を短縮できるでしょう。

営業プロセスを整理することで、営業活動の効率化・成果向上につながります。

3.組織内の情報共有がスムーズにできる

組織内の情報共有をスムーズにできる点も営業の見える化のメリットです。
営業の見える化によって営業活動におけるさまざまなデータを可視化でき、スピーディーに情報を把握できます。

情報共有がスムーズにいくことで、以下のメリットがあります。

  • 上司への業務報告が簡素化
  • 案件に対する協力体制が生まれる

日報や会議資料を通して上司に報告や相談を行う際、営業データを可視化し共有することで資料作成や報告にかかる時間を削減できます。
また営業担当間で案件の状況を確認でき、各案件に適した提案資料をもらえたり、業務量の大きい案件に対して手伝ってもらえるなど、協力体制を作りやすくなるでしょう。

営業を見える化することで情報共有をスムーズにでき業務を効率化できます。

4.人材育成に効果的

営業の見える化は人材育成にも効果的です。

営業の見える化により営業プロセスごとに成功事例やナレッジが蓄積されます。これらを活用して体系的に営業スキルを習得でき、成績の優れない営業担当もレベルを向上できるでしょう。
また蓄積された成功事例やナレッジを活用するため、新人教育などを短期間で終わらせられます。

このように営業の見える化は人材育成の質の高さや効率化に貢献してくれるでしょう。

5.案件の進捗状況が分かり、活動を最適化できる

案件の進捗状況がわかりやすくなることも営業を見える化するメリットです。

案件の進捗状況がわかれば、それぞれのフェーズにおける最適なアプローチを随時アドバイスできます。
たとえば「初回訪問から次の商談につながらない」という状況の場合、顧客の確度が低い可能性を考えてメールなど手間のかからないアプローチに切り替え、確度の高い顧客との商談を優先するなど対策が打てるでしょう。

営業の見える化により案件の進捗状況を把握し、営業活動の最適化につなげられます。

6.マーケティングの施策に活かせる

営業の見える化はマーケティング施策にもよい影響を与えます。

たとえば、営業の見える化により各商談状況をマーケティング部署に共有することで、商談状況に応じたメールアプローチをマーケティング施策として実行できるでしょう。
このように営業の見える化によって得られた情報をマーケティング施策に活かすことで、より効果的なアプローチが可能となります。

営業を見える化するためにやっておくべきこと

空白のto do list

営業を見える化するためにやっておくべきことは以下の4つです。

  1. ①営業プロセスの整理
  2. ②プロセスごとの活動の整理
  3. ③プロセスごとに追う指標の定義
  4. ④報告のフォーマットづくり

それぞれの項目を詳しくみていきましょう。

①営業プロセスの整理

まずは現状の営業プロセスを整理しましょう。

営業プロセスを可視化させるには、どういった流れで業務を行っているか把握する必要があるからです。
具体的には営業部全体で把握できていない営業プロセスを明確にした上で、営業担当にヒアリングしていきます。営業プロセスを整理し自社に適した営業プロセスを構築できれば、どの営業担当でも成果につながる営業プロセスを実行でき、成果をあげやすくなるでしょう。営業プロセスはフェーズごとの行動まで具体的に整理するのがおすすめです。
たとえば商談のフェーズでは「提案資料を見せて提案する」という細かい行動まで明確にします。

②プロセスごとの活動の整理

営業プロセスごとの活動も整理しておきましょう。

営業プロセスごとの活動を整理することで、プロセスのどの部分がうまくいき、どこがボトルネックであるか分析できるため、営業効率を高める施策を立案しやすくなります。
たとえばクロージングのプロセスでは以下の活動が挙げられるでしょう。

  • 訪問NG
  • チラシ送付済み
  • アポイント取得

といった形で、セールスステージでの分類をするのも一つの方法です。
さらに詳しく管理したい場合には、

  • メリット提示
  • 不安要素を確認し払拭
  • 契約手続き

このように営業プロセスごとの活動を明確にし活動内容を営業担当にヒアリングすれば、「メリットの訴求が弱い」など活動ごとの課題も把握でき、営業活動を適切な方向へ導けます。

③プロセスごとに追う指標の定義

プロセスごとに追う指標も定義します。

提案数や受注数などプロセスごとに追う指標を定義することで、各プロセスの進捗状況を把握するためです。各プロセスの進捗状況を確認することで、進捗の悪いプロセスに対し適切なアドバイスをしたり、ボトルネックの改善策も立案しやすくなるでしょう。
たとえば提案数の目標が20件に対して10件の場合、テレアポなどの行動数が基準を満たしていればその質に問題があるなど、原因の特定がしやすくなり適切な改善策を立案・実行できます。

プロセスごとに追う指標を定義することで、適切な営業活動に導けるでしょう。

④報告のフォーマットづくり

営業活動の報告フォーマットづくりも営業を見える化するのに重要です。

活動項目ごとに整理した報告フォーマットを作成することで、記入する側の手間を省けるなど業務の効率化や正確な業務内容の把握に役立ちます。
たとえば、日々の営業活動内容を把握する場合は以下の項目を設けた報告フォーマットがよいでしょう。

  • 訪問先(企業、個人)
  • (企業であれば)担当者の名前
  • 訪問日時
  • 訪問目的・ゴール
  • 商談内容
  • 商談結果

自社で把握したい営業プロセスの情報を明確にした上で、情報を網羅できる報告フォーマットを作成しましょう。

営業の見える化に使えるツール

ペン、ノート、pc

営業の見える化に使えるツールは主に以下の3つがあります。

  1. 1.紙の報告書
  2. 2.エクセル
  3. 3.ITツール

それぞれのツールについて詳しくみていきましょう。

1.紙の報告書

営業の見える化ツールとして「紙の報告書」が挙げられます。

紙の報告書は低コストかつ導入の手間もかからずすぐ運用できる点がメリットです。かかるコストは紙代だけで、新たに予算を考える必要もありません。
また特別な知識も必要なく、導入の手間をかけずに営業活動の把握ができます。

一方でデメリットは情報のアップグレードなど修正作業に手間がかかる点です。紙は後述するエクセルやITツールのように上書きができないため、修正があった場合新たに作り直す必要があるなど手間がかかります。
また、紙を保管するスペースが必要などのデメリットも挙げられるでしょう。

紙の報告書は、営業活動で把握したい情報が少なく、すぐに営業の見える化を行いたい方におすすめです。

メリット デメリット
  • 低コストで運用可能
  • 導入の手間がかからずすぐに運用できる
  • 修正に時間がかかる
  • 紙を保管するスペースが必要
メリット
  • 低コストで運用可能
  • 導入の手間がかからずすぐに運用できる
デメリット
  • 修正に時間がかかる
  • 紙を保管するスペースが必要

2.エクセル

エクセルも使い方によっては営業の見える化ツールとして活用できます。

エクセルのメリットは、日常的に使われるビジネスツールであり社内に浸透させやすいことやシステム導入時の初期費用などもかからず低コストである点です。

一方でエクセルには複雑な情報を管理しづらいデメリットがあります。単純な数字の管理だけならエクセルでも問題ありません。しかし、顧客データや案件進捗状況を管理しさまざまな指標と組み合わせて分析するなどの対応はエクセルでは困難でしょう。
またリアルタイムで複数人が情報を編集しづらい点もデメリットといえます。

エクセルは、普段からエクセルを使用しており簡単なデータのみを管理する場合にはおすすめといえるでしょう。

メリット デメリット
  • 初期費用などがかからない
  • 特別な知識も必要なく利用できる
  • 複雑な情報を管理しづらい
  • リアルタイムで複数人同時の編集がしづらい
メリット
  • 初期費用などがかからない
  • 特別な知識も必要なく利用できる
デメリット
  • 複雑な情報を管理しづらい
  • リアルタイムで複数人同時の編集がしづらい

3.ITツール

営業の見える化ツールとしてITツールも数多く登場しています。

営業情報に特化したツールを利用すれば、顧客情報、案件や商談の管理、日報などの情報を一元管理可能です。リアルタイムでのデータ共有も可能で、利便性に優れているのも嬉しい点です。

デメリットはツール導入に初期費用や月額費用などのコストが発生する点が挙げられます。 またツールの使い方を新たに覚えた上で情報入力に慣れが必要なため、使い方の研修など導入後のサポートを行う必要があるでしょう。

ITツールは、営業の見える化をなるべく効率的に進め作業量を減らしたい方におすすめです。

メリット デメリット
  • 複数のデータを一元管理できる
  • リアルタイムでの情報共有が可能
  • 導入費用や月額費用などコストがかかる
  • 使い慣れるまでに時間がかかる
メリット
  • 複数のデータを一元管理できる
  • リアルタイムでの情報共有が可能
デメリット
  • 導入費用や月額費用などコストがかかる
  • 使い慣れるまでに時間がかかる

営業を見える化する際の注意点

注意マークを持つビジネスパーソン

営業を見える化する際の注意点として以下の3つが挙げられます。

  1. ①「SMART」を考慮する
  2. ②営業メンバーに負担をかけすぎない方法で行う
  3. ③メンバーの同意を得られる方法にする

それぞれの注意点を詳しくみていきましょう。

①「SMART」を考慮する

営業の見える化を進めるには「SMART」を意識することが大切です。

SMARTとは「Specific」「Measurable」「Achievable」「Relevant」「Time-specific」の5つの頭文字をとった造語で、目標設定で重要とされる観点のことです。 営業はもちろん人事評価やプロジェクト管理などさまざまな場面で活用されており、5つの観点の意味はそれぞれ以下の通りとなります。

Specific:具体的に設定する
例)売上を前年度より30%あげる
Measurable:測定可能な目標設定
例)月の成約件数10件
Achievable:達成可能な目標を設定
例)(毎日の継続が難しい場合)商談ロープレを週1回行う
Relevant:関連性のある目標設定
例)(営業マンの場合)プレゼンテーションのスキルを高める
Time-specific:期限を明確にし目標設定する
例)1年後に月の売上を50%アップさせる

SMARTを意識することで、目標の鮮明度を上げられ具体的なアクションを起こしやすく、目標達成率を向上させられるでしょう。営業の見える化においても、各営業プロセスの目標設定時にSMARTを意識することで適切な目標を定められます。

②営業メンバーに負担をかけすぎない方法で行う

営業の見える化は営業メンバーに負担をかけすぎない方法で行いましょう。

たとえば営業プロセスに関する情報収集の際、あまりに報告項目が多いと報告業務にかける時間が多大となり、長時間労働など営業メンバーの負担が大きくなります。負担が大きくなれば本来集中すべき営業活動に営業メンバーが集中できず、成績に悪影響を及ぼしかねません。営業メンバーから営業活動について情報収集する際は収集項目を絞り、必要最小限の作業で済むよう工夫しましょう。

③メンバーの同意を得られる方法にする

営業の見える化は営業メンバーの同意を得られる方法にすることをおすすめします。

メンバーの同意を得られないまま営業プロセスの情報収集を行うと、営業メンバーから協力を得られず必要な情報を収集できなくなるでしょう。特に以下の項目は事前に説明しメンバーの同意をとっておくことをおすすめします。

  • 営業の見える化を行う背景・目的
  • 営業プロセスの情報収集内容(商談内容、訪問数など)
  • 報告頻度(週1回など)

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まとめ

営業の見える化を行うことで、営業活動の効率化や人材育成を円滑にするなど多くのメリットが存在します。
営業の見える化には営業プロセスの整理などやるべきことは多くありますが、営業メンバーに負担をかけず納得できる方法で実施することが大切です。

営業の見える化をスムーズに行い、自社の営業成績を向上させましょう。

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 代表取締役社長

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 代表取締役社長

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。2016年にレッドフォックス入社、マーケティング・PRの責任者を務め、2018年に取締役COO就任。2022年4月に代表取締役社長就任。

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