1.組織課題とは
組織課題とは「組織全体の悩み」や、「理想の組織になれない原因」「目標達成に至らない理由」など組織のなりたい姿との差を生み出している要因です。 組織の目標や方針が変われば目指すものも変わるため、組織課題は組織やタイミングによって変わっていきます。
2.組織の課題を見つける方法
組織課題を見つける方法は大きく2つに分けて「言語化される課題」と「言語化されていない課題」に分けられます。
| 言語化される課題 | 言語化されていない課題 |
|---|---|
|
組織のメンバーが感じている課題 |
活動や行動から見られる課題 |
「言語化される課題」とは、既にメンバーが「課題」と感じている、認識していることです。
反対に「言語化されていない課題」とは実際の行動や活動から抽出される課題であり無意識に行っているため「課題」であることを認識していない、感じていないものです。
認識されている課題は、解決に向けた策を講じれば解決できますが、無意識の行動から生まれている課題は活動の可視化から始める必要があります。 組織の課題は日々の活動の積み重ねから生まれるものです。組織の本質的な課題は「言語化されていない課題」にあることも多いのです。
言語化される課題の見つけ方
- ・アンケートで課題を収集する
- ・ブレインストーミングで課題を洗い出す
- ・人事面談や1on1を実施する
それぞれのメンバーが課題と感じていることをヒアリングする方法です。人数が多い組織ではアンケートや人事面談なども有効です。ブレインストーミングも感じている課題を明確化に使える方法です。1on1ではじっくりと1人1人に向き合うことで組織全体の課題発見に繋がります。
言語化されていない課題の見つけ方
- ・業務報告を実施し分析する
- ・業務を数値で見える化する
言語化されていない課題を発見することは難しいですが、活動を見えるかすることで課題発見に繋がります。
業務を可視化する方法として報告書の提出や業務の工数管理などがあります。「どの業務にどれぐらい時間を使って、何をどのように行ったのか」を数値で明確にすることで改善すべき業務や課題の原因となる行動を発見できます。
3.組織課題の具体例
組織課題の具合例をいくつかのカテゴリに分けてあげています。自社の組織課題発見の参考にしてみてください。
| 課題カテゴリ | 具体的な課題 |
|---|---|
|
組織の文化や風土 |
・離職者が多い |
|
人材育成 |
・いつも人手不足 |
|
業務の仕組み |
・業務が非効率 |
|
顧客対応や扱う商品 |
・新規顧客と継続顧客のバランスが悪い |
上記のカテゴリ分類は業務や組織の役割によって異なりますが、現在の課題を一度洗い出し分類することで、組織として弱い部分を把握することができます。 課題1つ1つに注目することも大事ですが、同時に大きな枠での観点を持つことによって、部署やチーム全体の見直しができるため、より効果的な改善につながります。
4.組織課題を解決するマネジメントのポイント
組織改題を解決するためにはメンバー1人1人が課題を解決するために行動をしなければなりません。 メンバーがチームで課題を解決するという意識を持つためにできるマネジメントのポイントを紹介します。
- マネジメントのポイント
- ①解決する課題と目的を具体的に共有する
- ②具体的な行動を明示する
- ③メンバーの意見も柔軟に取り入れる
- ④課題発見と改善を継続する
①解決する課題と目的を具体的に共有する
「課題」を明示しても担当している業務や立場など、人によって捉え方は違います。捉え方が違うと解決へのアプローチ方法なども変わってきます。そのようなズレを防ぐためにも、取り組む課題に対して「なぜ解決をするのか」「何のために解決するのか」「解決するとどうなるのか」など具体的な共有が必要です。 メンバーの目線を同じにしておくことが重要です。
②具体的な行動を明示する
目線が同じであっても行動が具体的でないと、メンバーは何をどうしたらいいのか分かりません。具体的な行動を目標やKPIとして設定することで、着実に組織課題の解決につなげることができます。
③メンバーの意見も柔軟に取り入れる
組織課題は人によって捉え方が違います。実際にメンバーはどう感じているのか、を聞くことにより、本来の課題や課題解決の糸口も見えてくることもあります。いろいろな角度から課題を捉えるためにも、メンバーの意見も柔軟に取り入れる姿勢が大切です。
④課題発見と改善を継続する
組織課題は外部の環境や状況によって変わっていきます。組織の理想との「差」は何なのかを考え、常に課題発見と改善を繰り返していく必要があります。
5.組織課題の解決に使えるフレームワーク
組織課題の発見と解決に向けて役立つフレームワークです。組織によって課題や改善の方法は異なりますが、フレームワークを使うことにより新しい視点や考え方の参考になるかと思います。組織課題解決の参考にしてみてください。
組織課題を明確にする「7S」
7Sとは組織として重要な要素を7つに分解したものです。
- Strategy：戦略
- Structure：組織
- System：システム
- Skill：組織のスキル
- Staff：人材
- Style：スタイル
- Shared Value：価値観
組織課題の改善を行う際、どうしても1つのことに目が行きがちで全体を俯瞰することが疎かになってしまいます。そこで使える考え方が「7S」です。 この全ての要素をバランスよく調整することで組織改革の成功に繋がります。
短期的改善が可能な「ハードの3S」
| Strategy(戦略) | 目標を達成するための、一定期間のお金や人の配分に関する計画や行動指針 |
|---|---|
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Structure(組織) |
部署や事業部をはじめとする組織の構造 |
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System(システム) |
経営・情報・人事などの制度や管理体制 |
長期的改善が必要な「ソフトの4S」
| Skill(組織のスキル) | 企業に蓄積された技術やノウハウ |
|---|---|
|
Staff(人材) |
採用や人材育成 |
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Style(スタイル) |
理念やビジョンに沿った社風・文化 |
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Shared Value(価値観) |
経営理念や企業のビジョンの共有 |
課題解決を実践するための「KPI」
組織課題を解決するための具体的な行動や目標が決まったら、実行の計画を立てる必要があります。
そこで使えるのがKPIです。KPIは最終的な目標までのプロセスを指標として管理していく方法です。目標をKPIとして設定することで、着実な実行、達成に向かうだけでなく、軌道修正がしやすくなります。
KPIについてはこちらで詳しく解説しています。
KPIの設定方法とは？営業のKPIを設定する目的やメリットを基本から解説！
6.まとめ
組織課題は捉え方が多様であるため、発見や改善が難しいですが、「なりたい組織の姿とのギャップは何か？」を考えると課題発見しやすくなります。 また、組織課題は会社全体や外部環境が要因となることもあります。課題発見と改善は組織全体を意識、視野を広く持つことも大事なポイントです。
