組織課題を明らかにしよう!管理職が組織のためにできること

組織課題を明らかにしよう!管理職が組織のためにできること

「なんでうちは優秀な人材が揃っているのに、いまいち成果が出ないんだろう?」
「どうすれば組織としてパフォーマンスを上げることができるだろうか?」

あなたは今、このような悩みを持っていませんか?

どんなに優秀な人材が集まった組織でも、何らかの課題は生まれてきます。
そして、組織課題を明らかにして解決に向かわせることも管理職に求められる役割です。
そのためには、よくある課題の種類や部下と課題を共有する方法について学んでおきましょう。

この記事では、管理職が組織の課題を知り、成果を向上させるためにできることを解説します。

1.組織の課題解決とは?どうやって解決に向かえばいい?

組織課題を明らかにしよう!管理職が組織の成果を上げるためにできること

そもそも、多くの管理職が「組織の課題」をはっきりと認識できていないといえます。
課題とは、組織が成果を挙げるために「やるべきこと」を具体的に示した内容です。

しかし、課題の質は組織によってまったく異なります。
自分の所属している組織に求められている課題を明確に掘り下げなければ、努力は的外れになってしまい成果にはつながらないでしょう。
そこで、課題解決の前には「問題」を洗い出すことが先決です。

課題の前に「問題」が何か見つける

問題とは、課題解決の障害となっている要素を指します。
問題を組織内で共有できれば、回り道をせず効率的に課題解決へと向かえます。

問題を発見するにはまず、理想の状態を振り返りましょう。
組織には「こういう姿でありたい」と掲げた経営理念があります。
もしも経営理念から現状がかけ離れているのだとしたら、何らかの問題が起こっているということです。

例えば、「売上をアップしたい」という目標があったときに、「売上がアップした理想の状態」と、「売上がアップしていない現状」のギャップの中に問題が潜んでおります。

営業活動においては、
売上=訪問件数(商談数)× 受注確度 × 受注金額
という公式で表せますが、このうちどこに問題があるのかが見つけ出すのが重要です。

例えば「訪問件数がそもそも少ないので売上につながっていない」という問題が見つかったとすると、「どうやって全体の訪問件数を増やすか?」というのが課題になります。

理想と現実を比較すれば、自ずと問題は浮き彫りになってきます。
そして、見えてきた問題を克服しようと働きかけることが組織にとっての課題解決になりえます。

問題が分かったらメンバーで共有することが大事

問題がわかったら組織内のメンバーで共有をしましょう。
しっかりと問題を共有することで、従業員の立場にかかわらず仕事への自主性が生まれます。

また、努力の方向性が一目瞭然になるので迷いなく仕事に取り組めます。
問題」を共有してメンバーの方向性を一致させることで、迷うことなく「課題解決」に取り組めます。

さらに、課題解決の進捗は組織内で報告し合い、メンバーの積極性を養うことも大切です。
課題解決は、会社に利益をもたらす作業であるのはもちろんのこと、従業員の成長にも大きく寄与するのです。

2.組織の課題とは?よくある事例と解決に必要な意識づけ

組織課題を明らかにしよう!管理職が組織の成果を上げるためにできること

問題を共有して、組織として課題解決に向かう準備ができたら、次は実際に課題解決のためのアクションを起こしていきます。

会社組織でよくある課題としては主に3つがあります。
「能力差の克服」
「コミュニケーションの円滑化」
「事務作業の簡略化」

1つずつ説明していきます。

能力差の克服

どんな組織でも、優秀なメンバー、普通のメンバー、そうでないメンバーがいます。
働きアリの法則(参照:wikipedia)と言われたりもしますが、組織として重要なのは、いかに優秀なメンバーがもっているスキルを他のメンバーに共有していくか、ということです。

一部の優秀な人間に依存していると、ほかの人材が大きな責任を背負う機会が失われ、ますます能力差は開いていきます。
さらに、一部のメンバーに売上を依存していると、そのメンバーが転職したりしてしまった時に組織として売上が激減してしまいます。

一部の優秀なメンバーに依存せず、どのように社員全体の能力を高めていくかが重要です。
そのためには、「優秀なメンバーのスキルや知識を共有できる仕組み」を作ることが必要です。

コミュニケーションの円滑化

また、「コミュニケーションの円滑化」も頻繁に出てくる課題です。
2019年の調査では、「社内のコミュニケーションに課題があると思う」と答えた企業が7割を超えており、特に大企業でその傾向が強いことがわかります。

社内のコミュニケーションに問題があると思うか?

組織課題を明らかにしよう!管理職が組織のためにできること

HR総研:「社内コミュニケーションに関する調査」
https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=222

部署ごとの連携が取れていなかったり、同部署内でも上司に話しかけにくい空気感があったりすると作業効率に悪影響が生まれます。

即刻、社員同士の会話を活発にさせる必要があるでしょう。

事務作業の簡略化

そのほか、「事務作業の簡略化」なども課題です。
いかに事務の時間を短くして、営業やクリエイティブな作業を長くできるかに、さまざまな組織が苦心しています。
例えば営業組織では、日本企業は1日の勤務時間のうち、25%しか「顧客との商談時間」に使えていないという調査結果があります。

組織課題を明らかにしよう!管理職が組織のためにできること

こうした組織課題を明らかにするためには、営業支援ツールを導入するのも効果的です。

3.組織力をアップ!管理職に求められている役割は何か

組織課題を明らかにしよう!管理職が組織の成果を上げるためにできること

課題を解決して組織力を高められるよう、管理職はメンバーを導くポジションです。
管理職に求められている能力は、メンバー時代とは異なります。
大きく3つありますので、1つずつご紹介します。
・プレイヤー意識を捨てること
・事例の共有を行うこと
・従業員満足度を高めること

プレイヤー意識を捨てる

管理職がプレイヤー視点で部下と向き合うと「自分がやったほうが早い」という発想が生まれがちです。
しかし、それだけでは部下が育ちません。

管理職は部下が自力で成長するまで見守れる忍耐強さを身につけましょう。
そして、「部下の潜在能力」を引き出せれば、結果的には組織力が底上げされます。
管理職は部下よりも長期的な視点で組織全体を見渡すように心がけることが大切です。

事例の共有

次に、管理職は「事例の共有」を意識的に行います。

成功例だけでなく、失敗例も進んで部下に伝えるようにしましょう。
なぜなら、失敗例は成功例以上に部下の教訓となるケースも珍しくないからです。
上の立場の人間が率先して失敗例を告白すれば、部下の心を開かせリラックスして働いてもらうことも可能です。

従業員満足度を高める

そして、「従業員満足度を高める」ことも管理職の仕事のうちといえます。
従業員が仕事内容に満足してくれるとモチベーションアップにつながり、組織全体の成果が挙がりやすくなります。

管理職からの声かけで部下にプロジェクトへの参加意識を持たせたり、信頼を示したりしましょう。
そのほか、「社内環境の改善」も管理職の義務です。
騒音やマナーの乱れ、杜撰な勤怠管理などは部下の集中を削ぐ恐れがあります。
部下が仕事に打ち込めるように環境を整えてあげることが重要です。

オフィスを綺麗に掃除する、新しいPCやスマホを導入する、などハード面を整えることも重要ですが、最近は便利なITツールも多く出ており、ソフト面でも従業員が働きやすい環境を整えることが重要です。

タイムカードを押して勤怠管理をしているのなら、クラウドベースの勤怠管理システムを導入する。
紙で営業日報を作成しているのであれば、簡単に使える日報管理アプリを導入する。
など、従業員が本業以外にしなければいけない雑務の時間を減らすことも、管理職の重要な役割です。

4.ITツール導入が組織の課題解決に効果的

組織の課題の可視化や、実際の課題解決には、ITツールの導入がおすすめです。
最近はクラウドサービスやスマホ対応のツールも増えてきており、手軽に導入でき、効果が出やすいという特徴があります。

ITツール導入時の注意点

ただし、ITツールは導入しただけでは効果がありません。
導入後、メンバー全員が使いこなせるようになって初めて効果が出てきます。
最近は多くのツールがあり、非常に多機能なことを謳っている製品もありますが、
・多くの機能があること
・それを使いこなせるかどうか

は全く別物です。

実際にITツールを頻繁に使うのは現場のメンバーですので、「現場のメンバーがどれだけ使ってくれるか?」ということを管理職は考えるべきです。

現場の方が使うことを考えると、
・スマホ対応しているか?
・操作は簡単か?
・使いやすい画面で、サクサクアプリが動くか?
・今より仕事の負担が減らせるか?

などが重要です。

特に最後の「今より仕事の負担が減らせるか」は重要な問題で、
管理職が現場の管理をしたいという目的でITツールを導入したときに、
そのツールへの入力時間が今までの報告書の作成時間を上回ってしまう、ということが発生がちです。

これでは現場の負担が増えているだけですので、せっかく導入したツールもやがて使ってくれなくなるでしょう。

おすすめの営業支援ツール「cyzen」

組織課題を明らかにしよう!管理職が組織のためにできること

cyzen(サイゼン)は、レッドフォックス株式会社が提供するクラウドベースの営業支援アプリです。
スマホで使用することを前提に開発され、「現場の従業員が簡単に使えること」を第一に考えて設計されているそうです。

主な機能として
・出勤や退勤をスマホで打刻
・スマホで簡単に日報を作成
・日報がリアルタイムにメンバーに共有
・チャットや、案件に対するメッセージ機能
・スケジュール管理機能
・地図上に顧客情報を表示
・位置情報付きで、メンバーの行動が管理できる

などがあり、組織の課題の可視化や、管理職が部下の行動を細かくチェックして的確にアドバイスを与えることもリアルタイムに行えます。
チャット機能も付いているので、社員間のコミュニケーションも促進できます。
スマホアプリで簡単に操作できるので、現場の方の事務作業の負担が大幅に削減できます。
結果的に、本業(営業であれば顧客との商談時間)に使える時間が増え、組織としても売上アップにつながります。

今なら1か月間の無料トライアルを行っており、これを利用して試してみるのもいいでしょう。

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5.まとめ

いかがでしたか?
組織のパフォーマンスを上げるために管理職が行わなければいけないことが明確になったと思います。
この記事の内容をまとめます。

組織の課題解決の方法として

・課題の前に「何が問題か」を見つける
・問題が分かったら、メンバーで共有することが大事

でした。
次に、

組織の課題としてよくある事例と解決に必要な意識づけは

・能力差の克服
 →一部の優秀な社員に依存しない「仕組み」をつくる
・コミュニケーションの円滑化
 →上司・部下間や、同僚間の社員同士の会話を活発にさせる
・事務作業の簡略化
 →本業以外の雑務の時間を極力なくす
ことでした。

管理職に求められている役割は

・プレイヤー意識を捨てること
・事例の共有を行うこと
・従業員満足度を高めること

です。
最後に

ITツール導入が組織の課題解決に効果的であり、

その中でも営業支援ツール「cyzen(サイゼン)」が、現場のメンバーに使われやすく、売上アップとコスト削減効果が期待できる、ということでした。

管理職の皆さま、ぜひこの記事の内容を皆様の組織課題の解決に役立ててください!

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムでは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
この記事が、日々のビジネス活動の手助けになれば幸いです!

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