営業マネージャー、管理業務者にとって、日常的な部下の業務把握は重要です。その観点で報告書はビジネスにおいて不可欠な要素です。何故なら報告書は、意思決定のサポートや進捗管理、効率的なコミュニケーション、成果の可視化、改善のための重要なツールだからです。
この記事では、なぜ報告書の自動化が必要なのか、そして手動作業から自動化への移行がビジネスに与える影響について紹介します。
1.「報告書の自動化」のメリット
報告書の作成は多くの時間を要し、ヒューマンエラーや情報の不正確さなどの問題が生じる可能性があります。報告書の自動化により、これらの問題を解決し、効率的かつ正確な報告書の作成が可能となります。さらに、作業時間の削減により、他の重要な業務に時間を割くことができます。
特に、紙の報告書を運用している会社の管理者は、報告書から分析することが困難です。従って報告書の自動化は、企業や組織にとって多くのメリットをもたらす効果的な手段です。
このセクションでは、報告書の自動化によって実現される具体的なメリットについて詳しく説明します。
ヒューマンエラーの軽減
人間が手作業で報告書を作成する際には、入力ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。
報告書の自動化により、データの収集や集計プロセスが機械的に行われるため、ヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減できます。これにより、正確な情報が報告書に反映され、信頼性のある報告書が提供されるでしょう。
データの正確性向上
報告書には企業の重要な意思決定に影響を与える重要な情報が含まれています。手作業での報告書作成では、データの収集や加工の過程で誤った情報が組み込まれる可能性があります。しかし、報告書の自動化により、データの収集と処理が正確かつ一貫性を持って行われるため、報告書のデータの正確性が向上します。
信頼性のあるデータに基づいた報告書は、経営戦略の策定や意思決定において重要な要素となるでしょう。報告書の自動化は、生産性と業務の効率を向上させるだけでなく、従業員の負担軽減や企業の意思決定の精度向上にも寄与するというメリットがあります。
報告書の自動化を検討する際には、企業のニーズに合った適切なツールを選定し、効果的に導入することが重要です。
2.報告書自動化の導入手順
報告書自動化の導入は、スムーズに行うために慎重な計画と段階的な手順が必要です。
以下では、報告書自動化の導入手順について詳しく説明します。
導入前の準備
- ニーズの明確化 :
- 導入する報告書の自動化の目的を明確にしましょう。自動化で解決したい課題や改善したい業務プロセスを特定し、具体的な目標を設定します。
- プロセスのマッピング :
- 現行の報告書作成プロセスを詳細にマッピングし、どの部分を自動化するかを理解します。どのデータソースを利用するか、どのフォーマットで報告書を作成するかなどを検討します。
- 必要なデータの整理 :
- 報告書に必要なデータを整理し、必要なフォーマットに合わせて準備します。必要なデータソースの連携についても確認しておきましょう。
- ツールの選定 :
- 自社のニーズに合った報告書自動化ツールを選定します。前述したポイントを考慮し、デモやトライアルを通じて複数のツールを比較検討します。
カスタマイズと設定
- テンプレートの作成 :
- 自社の報告書フォーマットに合わせたカスタムテンプレートを作成します。ロゴやカラースキーム、書式などを含め、ブランディングに適したデザインを設定します。
- データの連携と整形 :
- ツールに必要なデータソースとの連携を設定します。データベース、スプレッドシート、クラウドストレージなどから必要なデータを取り込み、整形・加工します。
- 自動化のルール設定 :
- 報告書の自動化において必要なルールや条件を設定します。自動でデータを更新する頻度、報告書の生成タイミング、送信先などを定義します。
導入後のフォローアップ
- 利用者のサポート :
- 報告書自動化ツールを利用するメンバーに対して、適切な運用フォローをしましょう。
- セキュリティとバックアップの強化 :
- 導入後もデータのセキュリティ対策や定期的なバックアップを強化し、重要なデータの保護を確保します。
- 継続的な監視と改善 :
- 報告書自動化は導入だけで終わるものではありません。継続的にツールの運用と改善を行い、業務プロセスの改善と効率化を図っていきます。
3.報告書自動化のおすすめツール
報告書自動化ツールの選定は、企業が成功するために非常に重要なステップです。適切なツールを選ぶことで、業務の効率化や正確性の向上、コスト削減などの利益を得ることができます。以下では、報告書自動化ツールの選定に関する詳細なポイントについて説明します。
ツール選定のポイント
- 機能の充実度 ：
- 報告書自動化ツールが提供する機能は非常に重要です。必要な機能がツールに含まれているかを確認しましょう。例えば、カスタムテンプレートの作成、複数データソースとの連携、データの可視化、スケジュール自動化など、自分たちが必要とする機能を備えたツールを選びましょう。
- カスタマイズ性 ：
- 組織や個々のニーズに合わせた報告書を作成することが必要です。ツールがカスタマイズ可能かどうかを確認し、自社の要件に柔軟に対応できるかをチェックしましょう。カスタマイズ性が高いツールは、特定の業界やビジネスプロセスに適した報告書を生成することができます。
- ユーザーフレンドリーさ ：
- ツールの使いやすさも重要な要素です。実際に機能を利用するすべての従業員が簡単に操作できるインターフェースを持つツールを選ぶことで、従業員の負担は勿論、導入後のトレーニングや運用の負担を軽減できます。
- セキュリティ対策 ：
- 報告書には企業の重要な情報が含まれている場合が多いため、ツールのセキュリティ対策は非常に重要です。データの暗号化、アクセス制御、データバックアップなどのセキュリティ機能を備えたツールを選ぶことで、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクを軽減できます。
- コストとコストパフォーマンス ：
- ツールの導入コストやランニングコストを評価し、自社の予算に適しているかを確認しましょう。また、コストに対して提供される機能や利益を考慮して、コストパフォーマンスを比較してください。
報告書自動化のおすすめツールcyzen(サイゼン)のご紹介
cyzenは、現場の方（デスクレスワーカー）の活動を効率化するサービスです。cyzenでは、報告書業務を自動化する機能を有しています。
例えば、現場の方が商談や現場作業を行う場合に、あらかじめcyzenに予定を入力しておけば、自動で報告が作成される機能があります。このことで、現場の方の報告漏れを防ぐことが可能となり、現場作業の効率化繋がります。
また、報告書の効率化という観点でcyzenは、スマホによる選択式、写真、音声入力などの機能を有しておりますので、現場の方の報告業務の簡素化を後押しします。
4.ベストプラクティスと成功事例
報告書の自動化を導入する際に効果的な手順やベストプラクティスを紹介します。さまざまな企業や組織が自動化を導入して成功を収めた事例を取り上げ、成功の秘訣を明らかにします。
cyzenを導入したベストプラクティス
株式会社トリリオンは、温浴施設の安全衛生管理、設備保全管理、省エネルギー管理など温浴施設の課題解決サービスを全国で展開しています。2016年より作業スタッフ、営業、バックオフィス業務でcyzen（サイゼン）を活用いただき、業務工数の削減や勤務パターンの選択、分業化を実現に役立てていただいております。
具体的には、cyzen導入後、株式会社トリリオンは、報告書の作成工数を70%削減することができました。
【株式会社トリリオン様の事例はこちら】
成功事例の紹介とその取り組み方
株式会社小僧寿し様は宅配・テイクアウト専門の寿司チェーン「小僧寿し」を筆頭に、寿司や弁当の製造販売を行っております。小僧寿しの店舗は常駐の社員ではなく、エリアマネージャーが店舗を巡回して管理をしています。
1人につき10〜15店舗を担当しており、1日に最大で3,4店舗を回っています。実際の業務をやりながら改善点を指摘するため、日中忙しく活動していることがほとんどです。
エリアマネージャーには週次の会議で行動スケジュールや課題点を共有してもらっていました。過去にはエクセルでの日報提出を試した事もありますが、店舗を回りながらの報告は業務上の負担としてとても大きく、定着しませんでした。
cyzen導入にあたって、日次での行動管理ができるところや、スマホの操作のみで報告できるところに魅力を感じました。
エリアマネージャーはさまざまな業務があり多忙です。そのような環境の中、 cyzen では、エリアマネージャーがいちいちPCを立ち上げなくてもスマホで作業が簡単にできるため、報告の負担を今までよりも格段に減らすことができました。
cyzen導入後、毎日日報をエリアマネージャーに提出してもらっています。入店時間や出店時間等も正確に見える化ができ、エリアマネージャーの活動を把握できています。また報告にコメントを付けることができるので、毎日の業務で改善点を早期に見つけることができるようになりました。
【株式会社小僧寿司様の事例はこちら】
5.まとめ
報告書の自動化は、企業の業務プロセスを効率化し、正確性を向上させるために重要なステップです。準備段階では、ニーズの明確化やプロセスのマッピングを行い、必要なデータを整理します。適切なツールを選定するために、機能やカスタマイズ性、セキュリティを評価しましょう。
導入後は、カスタムテンプレートの作成やデータ連携の設定を行い、自動化のルールを定義します。メンバーが誰でも利用しやすいツールやフォーマットを活用し、テストと改善を繰り返すことで最適な報告書自動化環境を構築します。
さらに、ユーザーフィードバックの収集やセキュリティ対策の強化を行い、継続的な運用と改善を行うことで、効果的な報告書の自動化が実現されます。
適切なツールの選定と段階的な手順を踏むことで、報告書の作成プロセスを効率化し、正確で信頼性のある報告書を提供することが可能となります。
報告書自動化は、企業の競争力を高めるための貴重なツールであり、継続的な改善と適切な管理を通じて最大限の成果を得ることが重要です。
