ビルメンテナンス（ビルメン）は、住宅、商業施設、工場、病院、学校などの建物や施設を適切に維持し、安全性や機能性を確保するための活動です。
この活動には、建物の清潔さや衛生管理を確保する役割も含まれており、定期的な清掃や点検などもその一部です。さらに、警備管理も欠かせない要素です。
そんなビルメンテナンスにおける業務報告は、作業の管理と透明性を確保するために不可欠です。 実行状況や問題点、予算の管理、リスクの評価などに関する情報を文書化し、関係者に共有する『業務報告』について詳しく説明します。
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ビルメンテナンスにおける業務報告
報告書の役割
実績の文書化:
ビルメンテナンスの作業実績を文書化することで、過去の作業内容や進捗が記録され、将来の計画や修正に役立ちます。
問題の特定:
ビルメンテナンス実施中に発生した問題や課題を報告することで、問題点や課題に早期に対処でき、悪化を防ぎます。
予算管理:
予算の使用状況やかかった費用を記録し報告することで、管理に役立ちます。
意思決定支援:
管理者や所有者は、業務報告を通じてビルメンテナンスの業務状況を把握し、適切な意思決定を行います。改善策の提案やリソース配分を行う際に有用です。
業務報告の重要性
業務報告がビルメンテナンスに与える重要性は多岐にわたります。
効率化:
業務報告をすることにより、ビルメンテナンスプロセスが効率化されます。問題点が迅速に特定され、適切な修正が行われるため作業の中断や長期化を防ぎます。
安全性:
安全なビルメンテナンス環境を維持するために、報告によって安全上の問題が識別され、適切な対策が講じられます。
情報共有:
業務報告は、関係者間のコミュニケーションを行いやすくします。報告をすることで、チーム全体が同じ情報を共有し、共通の目標に向かって対策をすることができます。
デジタルツールを活用した業務報告がなぜ重要？
ビルメンテナンスの業務報告において、デジタルツールの活用は非常に重要です。以下に、その重要性について詳しく説明します。
情報の効率的な収集と管理:
デジタルツールは、ビルメンテナンスにおいてさまざまな情報を効率的に収集し、管理することに役立ちます。例えば、ビルの機器や施設のデータ、保守スケジュール、点検結果、修理履歴などをデジタルフォーマットで簡単に保存できます。
リアルタイムのデータアクセス:
デジタルツールを使用すると、関係者はリアルタイムでデータにアクセスすることができます。これにより、ビルメンテナンスの実行状況や問題の迅速な確認や対応が可能になります。
データの分析と予測:
デジタルツールで収集されたデータを分析し、将来のメンテナンスニーズを予測することができます。例えば、特定の設備が故障する前に予測保守を行うことが可能です。
コミュニケーションの改善:
デジタルツールを活用することにより報告やデータ共有がオンラインで行うことが可能です。情報共有が円滑になり、関係者間のコミュニケーションを向上させます。
コスト削減:
デジタルツールを活用することで、紙の報告書や文書の保管コストを削減できます。また、予防的なメンテナンスと効率的なリソースの配分により、コストの削減が可能です。
デジタルツールの導入により、ビルメンテナンスの業務報告が効率化され、効果的に運用されることで、建物の長寿命を伸ばすことや業務の効率化や正確性に大きく貢献します。デジタルツールは現代のビルメンテナンスにおいて欠かせない要素となっています。
ビルメンの業務報告におすすめのアプリ"cyzen"
ビルメン業務の業務報告業務の効率化を検討している方に朗報です。業務効率化アプリcyzenでは以下のビルメン業務を効率化します。
１.誰でも簡単に利用可能
２.自社用に自由に報告書を設定可能
３.業務報告に画像が添付可能
４.マップ機能
５.報告書にかける時間が大幅に短縮
以下、一つづつ項目をご紹介してまいります。
1.誰でも簡単に利用可能
cyzenは、外回りのデスクレスワーカー向けに最適化されたアプリです。
cyzenの利用者は、主婦の方から、シルバーの方まで幅広い層になっています。なぜかというと、アプリが【早くて、簡単】だからです。早い理由は、cyzenがスマホに最適化された言語で作られているからです。例えば、 cyzenは地下やが届かないところでも動作します。多くの業務アプリケーションは、サーバーにアクセスしないと動作しませんので、cyzen はこの点で利用者に優しいです。
次に、cyzenは簡単です。例えば、報告書作成する場合でも、写真や選択を中心に報告業務を行うことができますので、文章を考えたり、面倒な作業が必要ありません。
ビルメン業務に携わることは、忙しくて報告業務にかける時間は少ないため、このように早くて簡単に業務報告ができる仕組みを有するcyzen は外回り業務の改善を強力に後押しします。
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2.自社用に自由に報告書を設定可能
ビルメン業務の報告書の多くは、依頼先から指定されます。従って、報告書の項目の自由な設定は必須の機能になります。
•報告書の内容は自由にカスタマイズが可能
•送信された報告書は即チーム内に共有
•報告書内のデータはパフォーマンス機能で集計して可視化
参考：https://www.cyzen.cloud/feature#anchor-houkokusho
そして、cyzenはビルメン業務にて既存でお使いの帳票の利用も可能です。
•現在使用しているエクセル形式でPDFに出力
•用途に応じたオリジナルの帳票フォーマットが複数作成可能(オリジナルフォーマットはオプション)
•レイアウトも変更可能
参考：https://www.cyzen.cloud/feature#anchor-form-output
3.業務報告に画像が添付可能
ビルメン業務の多くは、作業前作業後（ビフォーアフター）の状況を写真で報告するフォーマットが非常に多く見受けられます。
cyzenでは、その場で作業した写真と位置情報がないと報告できないなど、写真の信憑性を確かにする機能もあります。
【写真添付】https://www.cyzen.cloud/feature#anchor-houkokusho
4.マップ機能
巡回型のビルメン業務では、お客様の情報を地図上で確認できることもメリットがあります。点検が終わっていないビルは、赤色、点検が終わったら、赤色など自由にマークを設定することが可能です。
【オリジナルの顧客マップ作成】https://www.cyzen.cloud/feature#anchor-original
【状況によって、顧客の見出しを変更する機能（タグ機能）】https://www.cyzen.cloud/feature#anchor-map-icon
5.報告書にかける時間が大幅に短縮
株式会社トリリオンは、温浴施設の安全衛生管理、設備保全管理、省エネルギー管理など温浴施設の課題解決サービスを全国で展開しています。
2016年より作業スタッフ、営業、バックオフィス業務でcyzen（サイゼン）を活用いただいています。メンテナンス業務での活用をメインとした導入の経緯や導入後の効果について株式会社トリリオン、cyzen（サイゼン）の運用を担当されている富樫様にお話しを伺いしました。
•6パターンの勤務時間選択で柔軟な働き方にシフト
•報告書作成の事務工数を約7割削減
•リアルタイムに正確な作業時間を把握し、自動でデータ化が可能に
詳細は、以下のページをご覧ください。
【株式会社トリリオン様】報告書の作成工数を70%削減、作業現場から業務をリアルタイムに共有
