報告書の作成工数を70%削減、作業現場から業務をリアルタイムに共有

株式会社トリリオン事例

160914 トリリオン社有車ステッカ

 会社名

株式会社トリリオン

 規模

27名

 業務内容

・「ふろビトによる温浴事業課題解決サービス」の提供  
 安全衛生管理サービス  
 設備保全管理サービス  
 省エネルギー管理サービス
・初期投資のかからない ナノ炭酸泉提供サービス
・初期投資のかからない コスト削減コンサルティングサービス
・浴場リニューアル設計
・施工業務 ・温浴施設向けのヘルスケアサービスの開発

 URL

https://trillion.jp/company/

 

 

課 題
・シフト制・現場直行の勤怠は自己申告制で管理が煩雑
・作業後の報告書作成の業務負担が長時間労働の一因に
・工数分析のデータとなる作業時間を正確に把握できていない
 

 

解決策
・現場からスマホの位置情報データと紐付けた勤怠打刻
・報告データは現場で作業をしながらスマホに蓄積・共有し分業化
・現場からスマホで作業開始/終了をワンタップで記録

  

成 果
・6パターンの勤務時間選択で柔軟な働き方にシフト
・報告書作成の事務工数を約7割削減
・リアルタイムに正確な作業時間を把握し、自動でデータ化が可能に
 

 

株式会社トリリオンは、温浴施設の安全衛生管理、設備保全管理、省エネルギー管理など温浴施設の課題解決サービスを全国で展開しています。
2016年より作業スタッフ、営業、バックオフィス業務でcyzen(サイゼン)を活用いただいています。メンテナンス業務での活用をメインとした導入の経緯や導入後の効果について株式会社トリリオン、cyzen(サイゼン)の
運用を担当されている富樫様にお話しを伺いしました。


勤怠管理や工数分析データ、交通費もエクセル日報管理で作業が煩雑化

勤怠管理については、出社するスタッフは朝礼で総務が確認、現場に直行するスタッフは上長への電話やメールでの申告をもとに管理しており、さらに作業終了後に作成する日報に出退勤時刻、経費、作業内容と所要時間を入力し記録していました。
中でも作業内容や作業時間の記録は工数分析に利用するデータとなるため、正確な時間記録が必要ですが、1日の業務終了後に作業スタッフに大体の時間を記録してもらうしかありませんでした。
自己申告をベースとした労務管理や作業管理のため、入力に時間と工数を要しており、負担軽減につながる業務改善が必要だと感じていました。

報告書作成業務にかかる負担と長時間労働が課題

作業終了後にお客様に提出する報告書の作成は、現場で撮影した約30〜100枚もの写真を実際に作業を行なったスタッフが1枚ずつ確認し、撮影場所や装置から記憶を頼りに必要な写真を10枚〜30枚ほどに絞り込んでデータを取り込んだ後、解像度や大きさを調整した上で定型のシートに貼り付ける作業を行います。

白板を用いない軽微な作業や工事では、撮影した箇所や現場を把握している一部の作業スタッフしか報告書を作成出来ないため、業務負担の偏りが発生していました。
作業が夜間であっても夜勤明けに会社に戻り、報告作成作業を行なっていたため、長時間労働の一因となっておりすぐに解決すべき大きな課題でした。


cyzen(サイゼン)導入後の活用と効果

cyzen(サイゼン)を使ってスマホからサクッと作業開始、終了を打刻するだけで位置情報と作業内容の記録を残すことができています。これにより帰社後の日報作成にかかる工数を大幅に削減できました。
管理者目線では勤怠情報だけでなく、リアルタイムで作業の状況が把握でき、活動を簡単に数値化できたことにより労務管理や作業分析の負担軽減にも繋がっています。

報告書作成業務の工数を7割削減、分業化に実現で偏る作業負担を軽減

現場でスマホで撮影した写真にcyzen(サイゼン)のアプリで簡単なメモを残してリアルタイムに共有しています。現場から上がってきた写真を確認して、写真のサイズ調整や整理を事務スタッフが日中に行うことで、作業スタッフの報告書作成の負担を減らすことができました。

現場からリアルタイムに情報共有ができるので、夜勤があるシフト勤務体制の組織でも部署を超えて分業ができるようになり、業務効率は大幅に向上、報告作成業務の工数を最大7割削減することができました。

業務の可視化で働き方を変え、社員にも顧客にも新たな価値を提供

弊社は、出勤時間(勤務時間帯)を6パターンから自由に選択できる「勤務時間帯選択制度」を導入していますが、この制度の背景にはcyzen(サイゼン)の活用で「どこで誰が何の業務をしているのか」が正確に分かるようになったことによるものです。
この制度の導入には、小さな子供がいるスタッフの、保育園の送迎や急な子供の対応がしやすいよう、育児分担ができるようにという想いがありました。その後もコロナの影響でシフトを2パターン増やすなど、業務を簡単に可視化することで働きやすい環境作りにも繋がっています。

また、弊社の管理職は現場を回るプレイングマネージャーでもあり、ちょっとした時間にスマホを見てメンバーの位置と業務状況を確認しできるので、既存顧客の近くにいるスタッフに指示を出し、表敬訪問させるなど活用しているようです。


cyzen導入の決め手と運用

cyzen(サイゼン)導入の決め手は、初めのインスピレーションでした。機能や設定はシンプルで諸々の課題解決ができるイメージを早い段階で描けたことが決め手です。実際に提案~導入決定まで、1ヵ月足らずでした。

導入後はユーザーに苦手意識を植え付けないよう、現場優先のシンプルな運用をしています。何処にでも「ITが苦手」な人はいますし、新たな制度を導入すると今までになかった管理工数が発生するものです。しかし勤務時間の選択制度や報告作業負担の軽減を実感するなど、使っている内に『これは自分の利益につながる!』と気付くようです。

「業務改善」は常に念頭にあるため、今後も効率的に働きやすくなる環境を作るためのツールとしてcyzen(サイゼン)の運用をしていきたいと考えています。

 

Topics: cyzen導入事例, 働き方改革, 直行直帰, 業務効率化, DX

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