株式会社EFT山陽防災様は、消防設備のコンサルティングや保守工事といった、商業施設のメンテナンスを行う会社です。
今回はcyzenの導入で現場の勤務状況を見える化し、「建設の2024年問題」に対応した事例をご紹介します。
「建設業の2024年問題」への対応が課題
今回cyzenを消防設備点検、補修工事の事業で導入しました。
商業施設など昼間に営業を行う施設の点検が多いため、お店が閉店してから消防設備・防災設備の点検を行うケースが多くあります。基本的に夕方〜深夜の時間帯で働くことが多く、現場作業員の方は自宅から現場に直行直帰で業務に当たってもらっています。
出勤・退勤も固定されてないシフト制での勤務がメインとなっており、会社として現場の方の移動経路や勤務時間を把握する事に大きな課題感がありました。例えば移動中に事故に見舞われるといった労災に関する情報は特に注視していますが、現場との認識の違いもあり、正確に把握するのはかなり難しいです。
また、2024年4月から施行された「働き方改革関連法」への対応も課題でした。今まで我々建設業界に設けられていた猶予期間が終わり、労働時間を正確に把握する必要があります。
特に月45時間・年360時間の残業規制への対応が一番のネックでした。
深夜労働が多くなると時間外労働の他、深夜残業手当を正確に付与しなければなりません。
そのためには、実際にお客様の現場で何時間滞在して仕事をしたのか、明確に深夜残業時間をはじめで労働時間を計測しなければならなくなりました。
基本的にお仕事の依頼は年間で組むことが多く、担当者とスケジュールを調整して仕事に入るのですが、現場によっては急にキャンセルになることもあります。
実際に作業に当たったかは紙の伝票で確認しているのですが、保守作業に関しては年間の契約のため、1回の作業をしたのかしてないのか、把握できないケースもあります。
年間で組んだ計画通りに進んだのかは後から追いかけることになり、事務作業の手間が増えていました。そういった意味では、社員の行動管理も今回導入した大きなポイントになっていると思います。
「サポートの充実性」が導入の決め手
元々は別企業の勤怠管理システムを導入していたのですが、cyzenに切り替えました。
使用していたツールは管理画面が使いづらく、データを取り出すだけでもかなり工数がかかるため、事務側の負担になっていました。
またサポート体制も充実しておらず、完全に使いこなせないままの状態となってしまっていました。
cyzenさんはその点サポート体制だけでなく、最初期の導入についても担当者の方が伴走してくれたので、管理側もスムーズにシステムの切り替えができる体制だったのが魅力的に感じました。
また元々の課題でもある「移動経路」が直感的に見れる機能もあり、導入を決めました。
導入前後での具体的な1日の流れの変化
cyzenの位置情報の確認をする事で、従業員がちゃんと現場に出ているか正確な記録が残っています。また管理サイトも使いやすく、簡単にデータを確認できるようになりました。
これで後から勤務状況を確認する際に発生した工数はかなり減ったと思います。
また一日の勤務状況だけでなく、その中で担当した作業現場ごとに時間が集計できる様になりましたので、シフト制でも問題なく実作業時間や移動時間といった項目ごとに時間を集計することができるようになりました。
さらに、今まで見えていなかった実工数が把握できたことで、事実ベースでお客様と対話ができるようになったのもメリットに感じています。
商業施設での案件では複数の店舗を担当することがあり、1日に4〜5店舗を回って点検していきます。年間保守等で1年間の仕事を受けたときに、cyzenでは結果的に何時間その作業に費やしたか分かるため、そこから受注金額や工数を後から分析する事もできます。
なので例えば「お客様にもらった仕事が、実際にはこれくらいの人数、このぐらいの時間かけてましたよ」と、仕事の規模を認識してもらうエビデンスにもなります。
そういった情報が後から集約できれば、年間での契約更新をお願いする際、受注金額が見合っているかの議論をまとめる際の材料として、参考に使えるデータだと感じています。
特に人件費は時間のレンジが長いと把握しづらいので、実作業時間をちゃんと訴える要素として非常に重要だと思います。
「行動管理」を強化、現場に役立つ管理ツールへ
一番は行動管理ができるようになったこと。この目的は十分達成できていると思います。
「現場業務の邪魔にならない管理方法を考える」ことも仕事の業務の一つですから、cyzenが現場でうまく機能しているのは非常にありがたいです。現場もcyzenが、業務を遂行する上で役立つものだと認識してくれれば良いなと思っています。