「全てこのパソコン一つで確認ができるように管理手法を自動化している所が、他の会社とは違う強みになっていると思います。」
FCR株式会社様は、千葉県を中心に外壁塗装や水回りのリフォーム工事を請け負う、地域や個宅に寄り添ったリフォーム会社です。
今回はポスティング業務での管理自動化により、案件数を増加させた秘訣をお伺いしました。
自社でポスティングを行い、そこからお問い合わせをいただいた方に対して水回りの工事や外壁の塗装、屋根の修理といったリフォーム工事を請け負っています。
案件の獲得はポスティングからの反響が大体6割から7割ぐらいを占めています。
オンラインオフライン両軸で集客を進めていますが、撒けば撒くほど反響数も増え、ここ最近では200件程度はチラシから問合せを頂ける様になりました。
スタッフ管理の工数が限界に
弊社は自社配布にこだわりを持っています。ポスティング業者に依頼すると単価が倍近くかかってしまうので、自力でポスティングスタッフを用意し、管理しています。
月間で20万枚を目標に配布していたのですが、その規模になると必要な人員が大体100名前後ぐらいになってしまい、配布スタッフの管理工数が非常にかかっていました。
今までスタッフ管理用にGPSのアプリを使っていましたが、リアルタイムな位置情報までは確認できていませんでした。一日の移動経路と配布枚数を退勤時に報告として挙げてもらう形での管理方法だと、一人一人の報告内容を確認するのに全体で1〜2時間程かかってしまい、かなり負担に感じていました。
またスタッフの中にはチラシを勝手に廃棄する者や、複数枚を1軒に配る、といった不正が月に数回起こっており、クレームにつながる問題が重なっていました。メンバーをリアルタイムで確認したい、という課題感が社内の中に高まっていました。
cyzenでポスティングの管理を自動化
バイトに応募された人たちに対してcyzenのアカウントを付与し、行動履歴をリアルタイムで確認しています。配布前に出勤ボタンを押してもらって、逐一履歴を確認しながら、配布できていない場所の指示を送っています。
各メンバーが実際どういったルートで配布したか、事前に指定したエリアと行動範囲が合っているかどうかを地図上でチェックしています。また同じ場所にとどまり続けているユーザーもヒートマップで目立つようになったので、何か問題が起こって困っているスタッフの存在もすぐに気づけるようになりました。
また配布先はスポット機能を利用して履歴を管理しています。たまに配布先の方から「チラシを入れないでください」といった連絡が来るのですが、そういったところに対して次回以降は配布しないように「配布禁止先」として表示させています。
しっかりとクレームを防止する動きを徹底しつつ、効率的なポスティングを管理する為にcyzenを利用しています。
ポスティング業務でのcyzenの良さとは？
cyzenを導入した後に感じたのは「リアルタイムで位置情報が見れる」ところと、「管理工数が減る」ところですね。
今までは勤務後、配布した枚数とGPSの履歴を一緒に報告してもらって、それを1人ずつ内容を確認しないといけない負担がありました。朝一に確認のタスクがあったのですが、いまではそれがなくなりました。
リアルタイムにどこに配布出来ているか/できてないかが一目でわかることで、管理工数はかなり減りました。
大体1時間から2時間ぐらいかかってたのが、業務中にcyzenの管理画面を表示すれば「すぐ見てわかる、終わる」。特別に時間を設けなくてもいい状態になったことが決め手となった部分でした。
各KPIも受注数も2倍に！
新しく配布する人へのリソースを割けるようになり、配布枚数がかなり増えました。管理が難しかった場所までエリアを拡大した結果、40万～45万枚と倍以上の配布数をさばけるようになりました。
枚数と比例して案件数の増加、売上の増加にもつながっています。以前は繁忙期でも100件程度だった受注数が200件ぐらいに伸びました。
実際の活動量を倍にしても管理ができる様になったのが大きな要因だと思っています。100名前後のスタッフが稼働しているのですが、当時4〜60名が管理できる限界の人数でした。
現在は倍にしても問題なく管理できています。
とにかく自動化っていうところにこだわって、全てこのパソコン一つで確認ができるように管理手法をこだわっている所が、他の会社とは違う強みになっていると思います。
ポスティング枚数もそうですし、管理自体もポスティング業者より効率的に、かつ成果が出る形で出来ているという実感が非常にありますね。
今後も人数であったり、エリアを千葉・埼玉・茨城を中心に増やしていく予定です。
広くやっても管理ができる、というcyzenの良さを使って、今後も活動を広げていこうと思います。
