「営業を効率化して、売上を上げるにはどのようにしていけばいいの？」
「今までの営業活動において、どういった準備をしていけばいいのかわからない...」
現在の営業活動にかける時間や労力をできるだけ削減して、売上を伸ばすことができたらなと思うことありませんか？
今では世界的にも多くの企業が社内の営業活動の時間、労力、コストを削減するための効率化を図っています。
この記事では、そもそも営業効率化とは何か、営業の効率化にどういったものがあるのかを紹介します。同時に、売上を上げ、効果的な営業効率化を図る方法を紹介していきます。
この記事を読むことで営業効率化とは何かわかり、効果的な営業効率化の方法を知ることができます。 ぜひ、今後の参考にしてもらえればと思います。
営業の効率化とは？業務や活動のムダを削減しよう！
営業効率化とは、営業活動に費やす時間や労力を最小限にしつつ、売上向上のためにするべき活動を増やしていくことを指します。つまり営業において、一番の目的である「売上を上げる」ということに時間と労力を集中させることが重要になります。 よって営業の担当者が本来の営業活動に時間や労力などを充てられるようにするため、社内全体の仕組みを考えていく必要があります。
例えば、見積書や契約書の作成の際、書類のフォーマットを作成することで資料作成の手間が省けます。最近では捺印を電子捺印に移行することも可能とするツールや、書類のフォーマットを簡単に作成してくれるアプリなどがあります。
また、商談の進捗や顧客情報、営業のノウハウなどを社内全体で共有する仕組みを構築することで、メンバーが得た情報を円滑に営業活動に活かすことができます。例えば、情報をクラウドやファイルに保存しておくことでいつでも閲覧することが可能です。
このような形で、ツールや仕組みづくりを行い、より売り上げを上げる体制にしていくことを「営業効率化」と呼びます。
営業の効率化が重要な理由
営業の効率化が重要な理由は主に3つあります。
1.時間や労力を割くべき業務に集中することができる
営業職では、商談の他に書類作成や見込み客のリスト管理などの事務的な作業も必要です。そういった事務的な作業を効率化することによって、事務的な作業の負担を減らすことができ、社員の時間や労力の負担を軽減することにつながります。その結果、本来の営業活動に時間や労力を集中することができます。
2.営業の質の向上
営業のスキルやノウハウ、過去の商談履歴など、営業活動は属人化しやすい傾向があります。そういった情報の共有方法を定め、営業効率化をすることにより、営業活動の情報やノウハウ、データを社内全体で共有・活用することができます。営業活動のマニュアル化や社内全体の問題点に対しての施策などをデータとしてまとめておくことで、営業の質の向上につながります。
3.売上の向上
営業活動の目的は受注率を上げ、社内の売上を向上させることです。 既存の見込み客の見込み度や今までの成約者のデータを分類し、まとめておくことで、少しでも受注する可能性が高い見込み客に集中して営業することができるようになります。
売上を上げるためには全ての顧客に対して、アプローチをしていくことは非効率です。
見込み客のデータをまとめておき、営業の効率化を図ることができれば、ニーズのある顧客にだけアプローチすることが可能になります。
営業活動で非効率が発生する理由
そもそも、なぜ営業活動が非効率になるのでしょうか。 営業で非効率が発生する理由は以下の通りが考えられます。
- 移動や訪問にかかる時間やコストが多い
- 受注する可能性が低い顧客を見分けられない
- 商談の事前準備に時間がかかる
- スキルやノウハウが属人化し、引継ぎが上手くいかない
- 書類作成などの事務作業に時間を取られる
それぞれのポイントについて詳しくみていきましょう。
移動や訪問にかかる時間やコストが多い
営業では、訪問先に訪れたり飛び込み営業をしたりする外回りがあります。実際に1件外回りするとしても、時間や移動費というコストがかかってしまいます。 またそのアポイントが、受注に繋がる見込みも薄いとなると営業担当者の精神的な負担にもなり、売上も立たなくてコストだけがかかってしまう可能性があります。
外回りの移動においては、遠回りをしているルートを選択していたり慣れない道に迷って時間をロスしていたりする可能性や、バス代や電車代の交通費のコストもかかり、訪問ルートや交通費に無駄が生じている可能性もあります。
受注する可能性が低い顧客を見分けられない
全ての顧客にアプローチをしようと、闇雲に1日に何件も訪問することは非効率です。見込みが高い顧客に対して、時間や労力を割くことで受注率が高まる可能性が上がります。そのためには受注する可能性が高いか低いか見極めないといけません。 見込みが低い顧客に社員の負担や時間をかけることは非効率になる原因になります。
例えば、自社製品に興味のない顧客やそもそも検討段階ですらない相手にアポイントをとっても受注する可能性は低いと考えられます。受注の見込みが低い顧客に営業をしていても営業担当者の時間や労力をただ無駄にしてしまっているだけかもしれません。
実際に自社のホームページやSNSに問い合わせがあったとしても、話してみると、受注検討ですらなかったというケースも少なくありません。 受注する可能性がわからず、アポイントをとってもその顧客がどこまでの見込みがあるのか見極められていないと時間と労力だけが割かれ、営業活動が非効率になってしまいます。
商談の事前準備に時間がかかる
商談には資料を作成したり、顧客のデータをまとめたりする必要があります。しかし、それらの作成に時間がかかってしまうと本来商談にかけるべき時間に影響を及ぼしてしまい、非効率に繋がります。
営業において必要な書類としては、自社サービス、商品についての資料、契約書、見積書、業務報告書などが少なくとも挙げられます。
これらの事前準備は営業において必要ですが、これらを作成することだけに時間を割かれ過ぎると、訪問先に行き商談する時間を十分に確保しづらくなり、本来集中して行いたい営業活動に支障が出てきてしまいます。
スキルやノウハウが属人化し、引継ぎが上手くいかない
営業のスキルやノウハウの知識が属人化してしまうと非効率になってしまいます。 属人化とは、業務の進め方や進捗などの情報を社内の限られた人（担当者や上層部）しか把握していないことを指します。ブロックボックス化した状態とも言われています。
他の社員に共有されていないことから、担当者や情報を知っている人がいないときにはプロジェクトが一時的に止まってしまったり、どのように実施しているのかわからなかったりする問題が起きてしまいます。
社内全体で情報を共有しておけば、仮に営業担当者が変更になる場合の引き継ぎなど、情報伝達のミスを減らすことができます。 また、受注率が高い営業パーソンが個人的に持っているノウハウや、実際の商談の反省点などをメンバーにシェアすることで、グループ全体の能力を底上げすることができます。
書類作成などの事務作業に時間を取られる
書類作成や会議などに時間を取られすぎると非効率になります。忙しい営業の仕事において、営業活動以外の書類作成や日々の会議に出席することは営業活動自体に時間を割けなくなってしまい営業活動を非効率にしてしまいます。 営業を行う際には書類等で社内全体で情報共有することは大切なことです。
時間を取られないように、商談する際の重要なデータをまとめたり、書類のフォーマット化をすることや、会議においてはビジネスチャットを活用してテキストベースでの情報共有を図ることで、営業をさらに効率化することができます。
営業効率化のための3ステップ
それぞれのステップのポイントについて詳しく見ていきましょう。
- ①営業活動をプロセスごとに現状把握する
- ②必要な業務、不必要な業務を見直す
- ③業務効率化の優先順位をつける
それでは一つずつ、注意点を詳しく見ていきます。
①営業活動をプロセスごとに現状把握する
営業活動を細分化して、現状の問題や進捗を把握することはとても重要です。
営業活動を細分化することによって、資料作成を含める事務的な作業から顧客との商談までのミスを防ぎ、計画的なアクションプランを立て、実行まで移ることができます。
- 実際に営業職の人がどこで時間がかかっているのか？
- オンラインでできそうなところはないか？
などと活動においてこまめに振り返って、分析することで無駄な時間や労力を削減することが可能になります。 また、営業活動においてそれぞれの活動を細分化した「TO DOリスト」を作成して、社内で共有することで顧客との連絡や資料や書類の不備などを未然に防ぐことができます。
②必要な業務、不必要な業務を見直す
必要な業務と不必要な業務を見極めることは営業効率化に大きく影響していきます。必要な業務と不必要な業務を見極めることで、本来本当に時間をかけるべき業務に集中して取り組むことが可能になり、効率化を図れるからです。
具体的に必要か不必要かを見極めるポイントとしては、売上に直結して必要度が高いかどうかを判断していきましょう。
- 外注できる業務はないか
- オンラインでもできることはないか
といった現在の業務の中で時間やコストがかかり過ぎているものはないかを振り返っていきます。
また、「今すぐやるべきことか」、「計画的に時間をかけてやっていったほうがいいものか」といった業務を緊急性が高いものから優先的に行っていくアクションプランを立てていく必要もあります。
③業務効率化の優先順位をつける
必要な業務から優先順位をつけて実行していきましょう。 営業効率化の優先順位をつけていくことで、今やるべきことが明確になりアクションプランに沿って、円滑に活動を進めることができるようになるからです。
業務内容の中では、
- 「今すぐやるべきこと」 営業導線の構築、トークスクリプト、メールテンプレートの作成など
- 「計画的に行うこと」 メールマガジン作成、社内研修や新人研修など
- 「対策可能なら行ったほうがいいこと」 営業担当者のSNS更新、HPのブログ更新など
- 「行わなくていいもの」 飛び込み営業、展示会の準備など
このように緊急性が高い業務は何かを分類しておくことで、優先順位がつけやすくなり、優先度が高いものから取り組めるようになります。
営業効率化におすすめな方法15選！
実際に効率化していくにはどのようなことをしていけばいいのでしょうか。 ここからは営業効率化をしていく具体的な方法を紹介していきます。
ポイントとしては
- 営業活動の効率化
- 商談活動の効率化
- 事務作業の効率化
の3つの観点で効率化するための手法を紹介していきます。
営業活動を効率化する方法5つ
営業活動をいかにして効率化していけばいいのか。 その方法を５つにまとめたので紹介していきます。
- 外出時のルートをあらかじめ決めておく
- 空き時間・待ち時間を有効活用する
- インサイドセールスを導入する
- 営業の最適な訪問頻度をルール化する
- 顧客情報・商談情報を一元化する
それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
外出時のルートをあらかじめ決めておく
外出時に訪問ルートを事前に決めておきましょう。 訪問先までの道のりや道中の行き方を事前に決めておくことで、道に迷ったり、交通費に無駄なコストをかけることなく計画的に訪問先まで向かうことができるようになります。
外出時には、その日の予定や回るエリアを決めて、移動手段やルートを事前に調べておくことで同じ時間でも訪問できる企業数が増えたり、移動に対する時間や労力も減らすことができるようになります。
空き時間・待ち時間を有効活用する
商談の空き時間や待ち時間を有効活用しましょう。 商談がキャンセルになった際や待ち時間の隙間時間を使うことで、後々のスケジュールに余裕が生まれ、営業の効率化が図れます。
商談が予定より早く終わったり、突然のキャンセルになることも、ときにはあるでしょう。 そういった突然の空き時間の中で、タスクが処理できそうなことを複数用意しておくことで、後のアクションプランに余裕を持って取り組めるようになります。
インサイドセールスを導入する
インサイドセールスを導入すると営業効率を上げることができます。 インサイドセールスとは、見込み客に対して、メールや電話、ウェブ会議のツールを活用しながら顧客の元へ向かわなくても非対面で営業活動を行うセールスです。
インサイドセールスでは、わざわざ顧客の元へ訪問する必要がないので多数の見込み客にアプローチをかけることが出来ます。 オンラインでのやりとりの内容や事前に答えてもらうアンケートを用意しておくことで、顧客の検討段階も把握できることもあり、最適なタイミングでアプローチをかけることができ、営業効率化を図ることができます。
営業の最適な訪問頻度をルール化する
営業に最適な訪問頻度をルール化することで営業効率化を可能にします。 訪問頻度をルール化しておくことで、無駄に訪問して時間や労力を使わず、決められた時間の中で本来の商談を行えるようにしていきます。最適な訪問頻度をルール化する際には、既存の顧客なのか、新規の顧客なのかによって頻度を決めておかないといけません。
それぞれの検討段階によって、訪問頻度を上げるのか、下げるのかを社内全体でルール化して、受注確率が高い訪問先に集中して営業活動をしていきましょう。
顧客情報・商談情報を一元化する
営業に関する情報を一元化して管理し、社内全体で共有しましょう。 情報を一元化し、社内全体で共有することで情報伝達が円滑になり、各担当が関連情報を参照する際にも無駄な作業がなくなり、営業効率化になるからです。
具体的な方法としては、顧客情報、商談履歴、営業ノウハウなどを社員全体が閲覧できるように共有ファイルに格納しておくことで、社員がそれぞれ得たいタイミングで情報を得ることができます。
商談を効率化する方法5つ
次に、商談を効率化するための方法を紹介していきます。
- 顧客や商談をステージ管理する
- 空営業活動の履歴を蓄積し、振り返りができるようにする
- 温度感の高い顧客・低い顧客を見極める
- 資料の内容を見直し、最適化する
- テックタッチを導入する
それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
顧客や商談をステージ管理する
顧客や商談などをセールスステージごとに管理することで、正確な受注検討度の把握やアプローチすべき見込み客の優先順位をつけることが可能になります。商談の前に見込み客の検討段階をあらかじめ理解しておいたり、既存の顧客の見込み度がわかったりすると顧客にとって適切な提案や資料を準備することができ、受注確率が上がることにつながるでしょう。
さらに、顧客のデータや商談での議事録などをまとめておくハウスリストを作成することで、企業名や担当者名、商談の獲得経路、接触履歴など把握することができ、今後の営業活動にも活かすことができます。
営業活動の履歴を蓄積し、振り返りができるようにする
営業活動の履歴を蓄積しておくことで、活動の振り返りができます。履歴を蓄積しておくことで、振り返ることが容易になり、営業活動の問題点をすぐに改善できることに繋がり、営業の質の向上にもつながるでしょう。
営業活動の流れや商談の際に感じたことをメモしてまとめておくことで、どの部分が自分の問題点なのか、どのように改善に繋げられるのかなどを見つけやすくなります。
温度感の高い顧客・低い顧客を見極める
顧客の温度感に合ったアプローチを進めることで受注確率を上げることができます。 顧客の温度感を見極める際には、事前に見込み客にアンケートを書いてもらったり、公式HPの問い合わせフォームに「商談時に質問、解決したいこと」といった項目を設置しておくことで温度感を確認することが出来ます。それらを基に、限られた商談時間の中で効率よく顧客に適切な提案をすることで、受注率を上げることが可能です。
資料の内容を見直し、最適化する
既存の資料を見直し、資料の内容を最適化することで商談の際に最適な提案をすることができます。資料の内容を最適化していくことで、見込み客にとって最適な情報を提供でき、結果として受注確率を上げることに繋がります。
資料は本来、見る相手がわかりやすく理解できることを目的とし作られています。 商談履歴や事前に収集した情報をもとに、見込み客が求めている情報だけを抽出して分析しましょう。そうして分析した情報をもとに資料を作成すると、資料を受け取った顧客は「自分のことを考えてくれている」と好印象を持ってくれます。
また、作成した資料は同僚や上司に見てもらい、フィードバックをもらうようにしましょう。 客観的な意見をもらうことで、自力で気づけなかった問題点が見つかることがあります。社内全体で確認し合う仕組みを作ることも効果的です。
テックタッチを導入する
テックタッチを導入することで業務の効率化を図ることができます。 テックタッチとは、テクノロジーを使って、人員を介さずに顧客の活用促進を促すことを指します。
カスタマーサクセスにおいて、事業規模が大きくなればなるほど顧客に対して手厚い支援が必要になり、リソースが足りなくなってしまいます。その際に限られたリソースの中で、顧客対応を自動化することで、業務の効率化につながります。
顧客に自社の商品やサービスの使い方や注意点などをチュートリアルで実装することで、初期設定の説明に人員的な労力を割くことなく初期設定の完了率や顧客満足度を高めることができます。
事務作業を効率化する方法5つ
最後に事務作業を効率化する方法を紹介します。
- 社内会議の時間や回数を減らす
- ショートカットキーやユーザー辞書などの機能を活用する
- 作成する書類のテンプレートを用意する
- 作業の優先順位付けを行う
- 営業支援ツールを導入する
それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
社内会議の時間や回数を減らす
社内会議の時間や回数を減らすことで時間と労力の削減になります。会議の時間や回数を減らすことで、会議に充てる時間を本来の営業活動に充てることができるので時間を効率的に使うことができます。事前に会議内容や時間を決めておくことで、会議を行う際も目的に沿ったテーマで会議を行うことができるようになります。 また、会議に必要な資料や機材などを前もって準備しておきましょう。
ショートカットキーやユーザー辞書などの機能を活用する
PCのショートカットキーや便利機能を使うことで効率的に業務を進められるようになります。PCに本来ついている便利機能を使うことで、事務作業にかける時間を削減することができるでしょう。
例えば、文章をコピーするときも「Ctrl＋C」を使うと事務作業にかける時間を削減することができます。このように、よく使うショートカットキーは覚えておくと便利でしょう。
作成する書類のテンプレートを用意する
使用頻度が多い書類をテンプレート化して、業務の簡易化をしましょう。 テンプレート化しておくことで、使用頻度が多い見積書や請求書などを作成する時間を削減することができます。
見積書や請求書など作成する際は宛先や金額、サインなどを記入する欄だけを空欄にしておけば、記入漏れを防ぎ、事務作業の時間を削減することができます。
作業の優先順位付けを行う
作業の優先順位付けを行うことで、事務作業を効率的にスムーズに行えます。 それぞれの事務作業に優先順位付けをしておくことで、時間と心に余裕を持って作業を進めることができるようになります。
作業の優先順位付けとして、「緊急性」と「重要性」の2種類の要素で分類することで、スムーズかつ効果的に作業を行うことができるようになるでしょう。
TO DOリストを作成したり、社内で見える位置に優先付けした作業内容を貼っておくことで漏れなく実践していくことができます。
営業支援ツールを導入する
営業支援ツールを導入することで営業効率化につながります。
商談やプロジェクトの進捗状況や顧客管理情報を営業支援ツールで共有することで、営業社員の業務を効率的に遂行することができるようになります。
営業支援ツールとしては、チャットボットを使うことで、WEB上で問い合わせ対応を可能にしたり、展示会を行う際にはzoomを使ってオンラインで行うことで、オフラインで行うよりも人員的な労力やコストを削減したりすることができます。
営業の効率化におすすめのアプリとは？
今まで営業効率化のメリットやさまざまな方法を紹介してきましたが、日々の業務の中には、1つ1つの業務自体には影響はないが、少し面倒であったり、下調べすることでさらに時間や労力が割かれたりすることってありませんか。
営業の効率化にお悩みの方に「cyzen(サイゼン)」をおすすめします。 cyzenは外回り業務の効率化に適した、スマホで簡単に使える業務効率化アプリです。上記に書いた効率化のコツに通じる機能を多数搭載しており、効率的な営業活動を実現します。
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まとめ
いかがでしたか？
営業の効率化は非常に重要ですが、コツをいくつか抑えれば簡単に効果が表れます。 営業の非効率が発生している理由は、主に仕組みの問題です。煩雑なシステムや慣習によって営業活動が制限されていないか、しっかりと注意してください。
営業を効率化する方法の中でも、営業支援アプリを導入することで効率化を簡単に図ることができます。ＩＴツールを導入することに抵抗を覚える方もいらっしゃるかもしれませんが、効率化を進めるためには重要な要素となります。
本記事を参考に、営業効率化の一助となれば幸いです。
