ネッツトヨタ栃木の営業DX事例～cyzen導入で業務工数削減とモチベーション向上～

cyzen 導入前の課題

cyzen導入前は、営業マンの訪問営業における活動計画立案・活動実施報告・法人情報管理の3項目においてエクセルで管理していましたが、事務工数が多く、スタッフ・マネージャー共に活動の管理や分析に時間と労力をかけている状況でした。

マネージャーは効率的な営業活動を指導したいものの、メンバーの行動が把握しづらく、口頭での活動実施報告では活動の無駄を把握することが困難でした。

cyzen導入の決め手

これらの課題を解決するために、活動計画立案、活動実施報告、法人情報管理の3項目がデジタルでリアルタイムに管理・閲覧できることが決め手となりました。実際、活動状況がデータ化され、活動分析や活動の遅れや異常を瞬時に把握できるようになりました。

課題をすべて解決した、cyzen の活用方法

スタッフやマネージャー13名の活動計画を1画面で横並びに閲覧できるため、活動計画の立案状況を把握しながら管理しています。これにより、前日までに翌日の予定をきちんと組むオペレーションが可能になりました。

cyzen 導入後の成果

導入後、計画・報告の事務工数が1日あたり1.5時間程度削減されました。スタッフは訪問から帰社後、cyzenを使って翌日の計画を立てるだけで済むようになり、すべての報告は現場で完了させています。紙ベースでの管理よりも情報の共有漏れが減少し、自己管理も効率化されました。
訪問活動後、音声入力で活動報告

予測していなかった良い点もあります。
それは、チームの枠を超えたアドバイスやフォローが自然に行えるようになったことです。

上の図は、cyzenのダッシュボードで確認できる「いいねマップ」です。
この図を見ると、上長とメンバーがcyzenを通じて、チームを超えて交流していることがわかります。
cyzenを通じて報告を見た別チームのメンバーが、過去の経験からアドバイスをコメントしたり、ねぎらいの言葉をかけたり、いいねボタンを押したりすることが自然発生しました。
「報告をしっかり入れる」「他の人の報告を見る」ということを社内で徹底しているからこそ生まれた、良い成果です。

お互いの活動状況をスタッフ同士がリアルタイムで確認できるため、切磋琢磨し、モチベーション向上につながっています。

また、突発的にサポートが必要な時も、お互いの位置情報を把握できることで、適切なスタッフにサポート要請したり、瞬時に反応することが可能になりました。

導入前後での具体的な1日の流れの変化

・導入前
帰社後に活動報告入力に40分〜1時間、その後に翌日の予定作成に20〜30分かかっていました。活動時は、法人情報を紙ベースのリストから確認していたため、手元ががさばり、法人の位置関係を確認するのにも手間がかかっていました。

・導入後
cyzenで活動報告を入力することで事務工数が激減し、帰宅時間も早まりました。活動時には前回の活動情報がcyzenで瞬時に確認でき、最短ルートの確認も容易になり、活動の質が向上しました。

最後に

業務スタートから退勤まで、一日を通じてcyzen1つで済ませているので、もうcyzenがない業務は考えられません。
導入当初は、管理者側もスタッフも使いこなせるか不安がありましたが、今はスタッフ一人ひとりの自己管理ツールとしても手放すことが出来ないツールとなりました。
今後は、活動データを蓄積し、活動の傾向性を分析することで、スタッフ評価の基準作りなどに活用していきたいと考えています。 cyzenは業務の中心として機能しており、なくてはならない存在です。