「営業成績を上げるためにSFA(Sales Force Automation、営業支援システム)の導入を考えているけれど、まずはSFAにどのような機能があるか知りたい」

あなたは今、SFAにどのような機能があるか分からず、導入したほうがいいのかどうか悩んでいませんか?

営業事務はエクセルで管理という企業も多いようですが、それではなかなかデータ同士を有機的に紐づけることができず、効果的な営業戦略を立てることが難しかったりします。そこでSFAを導入しようとなるわけですが、SFAで一体何ができるのか?具体的にどのツールを選べばいいのか?などなど、疑問は山積みですよね。

SFAのメイン機能は以下の5つです。

・案件管理
・顧客情報管理
・商談管理
・営業プロセス管理
・予実管理

この記事では、SFAが営業活動全体の生産性向上につながる代表的な機能をご紹介し、導入の目的やシチュエーションに沿ったオススメのツールをご紹介していきますので、自社に合ったSFAを導入するために役立てていただければ幸いです。

1. SFAのメインとなる管理機能5点とそのメリット

SFAはITテクノロジーを活用して、営業活動全体の生産性向上を目指すツールで、SFA導入によって営業活動の効率化を図り、売上や利益の向上を目指します。

SFAの機能は各社異なりますが、基本的なSFAの管理機能は以下の5つです。

1-1. 案件管理

営業案件に関する詳細情報を管理する機能です。具体的には、案件の担当者、取引先企業、提案商品・サービス、営業フェーズ(進捗状況)、受注見込み(確率)、受注予定日、受注見込額といった基本情報を管理します。

メリット

  • 案件の基本的な情報が可視化され、営業担当同士で進捗状況を共有できるため、案件の引継ぎや他メンバーとの会議を円滑に進めることが可能になる。
  • 誰がどこに何をいくらで提案していて、現在どんな状況にあるのかがひと目で把握できるため、営業マネージャーは各営業担当にフェーズごとに適切な指示を出すことができる。
  • 顧客に対して重複してアプローチをしてしまうなどのミスを防げる。

1-2. 顧客情報管理

顧客に関する詳細情報を管理する機能です。会社名、所在地、電話番号、担当者名、役職などの基本情報から、顧客へのアプローチ履歴といった情報も含め、ひと目で把握することができます。

メリット

  • 営業担当が不在のときに顧客から急ぎの電話が入った場合も、SFAで顧客管理をしていれば、担当者本人でなくてもスムーズな顧客対応ができる。
  • 営業担当が個人で顧客情報を抱き込む場合とくらべ、SFAではメンバー全員と顧客情報を共有できるので、異動や退職、担当変更などがあったときにも、引き継ぎのコストやトラブルのリスクを最小限に抑えることが可能。
  • 名刺の自動取込ができたりする名刺管理ツールと連携できるSFAを選べば、入力する手間が省ける上、ミスのない正確な情報を管理できる。

1-3. 商談管理

過去の商談履歴、商談の目的、商談時間、商談相手(担当者)、決済者、提案書、提案金額、商談の進捗状況、次回アクション予定など、商談に関わる詳細の情報を管理する機能です。

メリット

  • 優秀な営業担当者の提案書の書き方や、クロージングのタイミングなど、他の営業担当者のノウハウを営業部全体で共有できるようになり、ひいては組織全体の営業力強化につながる。
  • 営業マネージャーが1件1件の商談の経緯や進捗を確認できるため、提案金額の調整や次回アクションのアドバイスなど、受注を獲得するための的確なフォローが可能となる。

1-4. 営業プロセス管理

営業担当者の日々の行動を時系列で表示することで進捗状況を簡単に把握できる機能です。営業プロセス管理の項目には、テレアポのコール数、アポイント数、訪問数、提案商材数、受注率などがあり、営業担当者の行動と結果をすべて数値化して管理します。

メリット

  • 営業マネージャーが、売上成績のよい営業担当者と伸び悩んでいる営業担当者の行動を定量的に比較でき、両者の何が違うのか、売上の上がらない担当者の行動のどこに問題があるのかについて把握できる。
  • 商談管理機能同様、上司や売上の多い営業担当者が、どういった行動を取っているのか、メールや電話のタイミングを参考にすることができるため、営業部全体のパフォーマンス向上に活用できる。
  • 案件のバッティングやスケジュール漏れなどを防ぐことができる。

1-5. 予実管理

売上予測、売上実績等をわかりやすく把握できる機能です。営業担当者ごと、部署ごとの売上だけではなく、顧客別、商品・サービス別など、さまざまな角度から売上を理解でき、常に予算と実績を比較しながら進捗を管理することができます。

メリット

  • 案件ごとに見込受注額を入力することで売上予測の精度が上がり、リアルタイムで予測値を共有できる。
  • 営業マネージャーは状況を見ながら受注見込みの高い案件を優先したり、人員の配置換えをしたりするなど、常に先んじて対策を講じることができる。
  • レポート機能を利用してグラフ表示もできるため、直感的に情報を得られ、自社の現状や目標を一目で把握できる。営業会議の資料も簡単に作成できる。

2. 営業を強力にバックアップ!SFAのお役立ち機能8点

この章では、基本的な管理機能以外に搭載されている営業活動に役立つ機能を紹介します。営業業務にどのように役立つのかにそれぞれ確認していきましょう。
※本章で紹介する機能が全てのSFAツールに搭載されているわけではありませんのでご注意ください。

2-1. スケジュール管理機能

この機能は、営業担当の行動予定を入力・管理するだけでなく、営業活動の結果やコメントを書き込んだり、スケジュール画面から顧客情報を見ることもできます。

また、提案書・見積書などの資料を相互に関連づけたりすることもできるため、過去の商談を振り返る際にも便利です。

各営業担当がSFAでスケジュール管理することで、営業マネージャーはチーム全体の動向をひと目で把握できるため、「商談数が足りていない」「無駄な訪問が多い」といった課題に気付きやすくなります。

2-2. ToDoリスト管理機能

ToDoリストとは日常業務において「行うべきこと」をリストアップしたものですが、SFAのToDoリスト管理機能では、営業担当者のタスク管理が行え、営業活動をより効率的に進めることが可能となります。

例えば、社内やチームで互いのスケジュール情報を共有することで、部下の活動状況の把握や上司の同行スケジュール調整なども簡単に行うことができます。

さらには、営業マネージャーが各営業担当者のToDoリストを見ることで、それぞれの仕事量やリソース状況を把握でき、仕事の優先順位が妥当なものかどうかを検討することが可能になります。これにより、他の営業担当者との分担や担当者替えといった判断を、より的確に下すことができるようになります。

2-3. アラート設定機能

進捗が滞っている案件を通知する機能です。アラート機能を搭載したSFAであれば、SFAに日々の営業活動を記録するだけで、次のアクションのタイミングを通知してくれるため、対応漏れや遅延を防げるだけでなく、見込顧客に対して常に最適なタイミングでアプローチができるようになります。

滞っている案件がわかることで、営業担当者だけでなく営業マネージャーもフォローすることが可能になります。停滞の理由が提案不足であれば顧客要望の洗い出し、営業担当者のスケジュールが理由であれば別の担当者にその案件を回すという具合に、進捗の情報を共有することでスムーズに対処することができます。

2-4. 見積書の作成・ワークフロー機能

SFAには、見積書の作成・出力機能やワークフロー機能があります。たとえば、SFAに見積書のテンプレートパターンを登録しておけば、いつでも迅速かつミスなく見積書を作成できます。

また、見積作成の承認や申請についてもSFA上で行えるので、営業担当者が上司の承認印をもらうためだけに外出先から帰社しなくてはならないといった無駄を省くことができます。

2-5. 日報・週報などの活動報告作成機能

営業日報・週報を作成する機能を使えば、作成した営業日報・週報はSFA上ですぐに共有できます。営業マネージャーは各営業担当者の行動・成果をスピーディーに把握できるため、タイミングをのがさず必要なアドバイスができます。

また、SFAの日報・週報は基本的に簡単な操作で入力できるため、営業担当者にとってメインの業務ではない事務の負担を軽減でき、営業活動により時間を割けるようになります。

2-6. 分析・集計レポート作成機能

分析・集計レポートを自動で作成できる機能を使えば、セグメント別に、営業担当別、商材別、案件別、受注見込み別、エリア別などでレポートを出力でき、それらを確認することで、営業動向について多角的に分析できます。

また、SFAなら必要なデータだけを簡単に抽出してレポート化できるので、営業会議に使う資料の作成に無駄な時間を費やさなくて済みます。

2-7. 名刺管理機能

名刺データを管理する機能です。営業活動を通じてたまっていく名刺も、企業として一括管理しておけば、ビジネスチャンスにつながる可能性もあります。

例えば、アプローチを考えている企業と面識のある社員を捜したり、バッティングしている営業先を一本化したりするなどの効率化をはかることが可能になるほか、目指す企業へのアプローチの仕方について戦略を立てられるようになります。

逆に言うと、顧客の名刺は営業担当者が個々にファイリングしているだけでは、すでにあるコネクションを他のメンバーと共有できないばかりか、名刺自体をなくしたり、担当者の退職後にそのデータごとなくなってしまうというリスクがあります。

SFAの名刺管理機能を使えば、過去に重大なトラブルが発生した時の顧客の情報が引き継がれず、再び同じトラブルを起こしてしまうという事態も防ぐことができます。

2-8. モバイル端末対応機能

クラウド型のSFAの場合、スマホやタブレット端末さえあれば、外出先でも顧客情報を閲覧したり、スケジューラーやファイルにアクセスしたり、ワークフローを申請したり、日報を作成・送信することができます。

移動中・外出中の細切れの時間の使い方が重要になってくる営業担当者にとって、クラウド型SFAはモバイル端末さえあれば時間を有効活用できるので、営業活動を効率化して残業を減らすことができるなど、おおいに役立つでしょう。

3. シチュエーション別オススメのSFAツール5点

一口にSFAと言っても、その機能や使用感はツールごとに異なります。
こちらでは、SFA導入を検討しているシチュエーション別に、適切なツールとその特徴をご紹介していきます。

3-1.見込み客に迅速に対応したいなら「Sales Cloud」

出典:salesforce
https://www.salesforce.com/jp/

①見込み客への迅速な対応で新規顧客を開拓
自社のホームページに問い合わせや資料ダウンロード、セミナー申込みがあった場合に、見込み客として登録したり、お客さまへ自動応答メールを送信したり、担当営業を自動的にアサインすることができるほか、すでに存在する取引先の場合は情報を更新することができるなど、新規顧客を開拓するアシストをしてくれます。

②社内のあらゆるデータを一元管理
ファイル、コンテンツ、顧客情報をすべて一ヵ所で管理するため、チームやプロジェクトでファイルを共有すれば、円滑かつスピーディに情報を共有することができます。また、調査資料や提案書を会社資産として管理できるため、必要に応じて他の営業担当者が閲覧したり流用することができます。また、会議資料なども事前に共有しておけば、会議において活発な意見交換が行えます。

③常に最先端の技術を提供
年3回のアップグレードにより、人工知能や自動化などの最新技術を常に利用することができます。

運営会社:株式会社セールスフォース・ドットコム
https://www.salesforce.com/jp/

3-2. SFAを確実に定着させたいなら「eセールスマネージャー Remix Cloud」

出典:eセールスマネージャー Remix Cloud
https://www.e-sales.jp

①5,000社超の導入実績
1999年に販売を開始以来、業種業態を問わず大手から中小に至るまでさまざまな企業の営業改革を支援してきたため、多くの成功・失敗事例を経験して今に至ります。製品の使いやすさはもちろんのこと、どう使えば結果を出せるかのノウハウもしっかり提供します。

②顧客アドバイザーのサポートで定着率96%
SFAは導入してからが本番です。定着・活用促進を専任に活動する「顧客アドバイザー」が、自社内でPDCAサイクルが回り、結果が出せるようになるまで支援します。

③営業プロセスの「見える化」で科学的なマネジメントを実現
集客から受注までの営業プロセスを「見える化」できるので、営業担当がどのプロセスでつまずきやすいのか、チームの課題がどこにあるのかが明らかになります。科学的なマネジメントが可能になるため、営業活動のPDCAサイクルを高速回転できるようになり、営業力・組織力向上を実現できます。

運営会社:ソフトブレーン株式会社
https://www.e-sales.jp

3-3. AIによる営業担当の効果的な支援なら「Sales Force Assistant」

出典:Sales Force Assistant
https://www.salesforce-assistant.com/

①AI秘書が各営業担当にパーソナライズした支援を行う
電子秘書機能に人工知能「SAI」(Sales Assist Intelligence)を搭載。AI秘書のアドバイスに対して、ユーザー各人がフィードバックを与えることで、AI秘書=「SAI」は成長していき、より的確でパーソナライズされた営業支援が行なえるようになります。

②一日一覧で見える化
各担当者の商談や業務内容が集約されて一つの日報画面に表示されます。これによって、マネージャーや経営者は、部下の人数分の日報(DMV)を見れば良いだけになります。

③無料の専用アプリケーションで業務を効率化
無料の専用アプリケーションを利用することで、外出先でもオフィスと変わらないスムースなビジネス環境を実現できるので、業務効率が劇的に向上します。

運営会社:株式会社NIコンサルティング
https://www.salesforce-assistant.com/

3-4. 営業担当者の訪問件数が多いなら「cyzen」

出典:cyzen公式サイト
https://www.cyzen.cloud/

①地図上で営業担当者の行動を記録・管理
予定は地図上で時刻と共に表現され、時間内に実際に訪問を行った予定にはチェックが付くので訪問できた/できなかったが一目瞭然です。訪問予定の合間に、ついでに訪問できそうな顧客を地図から探したりと、効率的な訪問計画を立てることができます。

②スマホに特化した画面で業務報告書を迅速に作成
スマホに最適化した画面で、すきま時間に素早く報告書を書くことができます。必須条件や選択式など80項目まで自由に組み合わせて定義することができ、報告種類は100まで増やすことができます。記録された報告は瞬時にチームに共有され、過去の報告は顧客詳細からいつでも確認することができます。また、報告書にコメントやチャットをする機能もあり、メンバーとのやりとりの履歴が案件ごとや、報告書に紐づいて蓄積されるで、既存のチャット機能に比べて後で検索しやすく便利です。

③面倒な交通費の清算を自動計算
スマホを持ち歩くだけで電車移動の際の交通費を自動で計算します。手間のかかる月末の電車賃の入力・承認作業が5分程度で完了します。

運営会社:レッドフォックス株式会社
https://www.cyzen.cloud/

3-5. とにかく低料金が一番なら「kintone」

出典:kintone
https://kintone.cybozu.co.jp/

①100種類以上あるアプリの中から自社に合わせたカスタマイズが可能
「kintone」はいわゆるSFAではなく、自社の利用目的に合わせて100種類以上あるアプリの中から必要なものを選びカスタマイズできる、ビジネスアプリ作成クラウドです。SFAとして利用したい企業向けには「営業支援(SFA)パック」が用意されており、顧客情報と関連付けて、最新の案件情報や商談履歴、ノウハウを蓄積・活用することができます。

②一人月額780円から利用できる低料金
もちろんスマホやタブレットといったモバイル端末でも利用可能で、月額780円/1ユーザー(ライトコースの場合)で使うことができるので、コストを気にせず利用できます。

運営会社:サイボウズ株式会社
https://kintone.cybozu.co.jp/

4. まとめ

SFAの機能は実に多彩ですが、営業活動がデータ化されることによって営業プロセスや課題が「見える化」され、営業担当のメンバー間で情報やアイデアの共有が促進されることで、結果的に営業成績の向上につながることが理解できました。

最後に、SFAのメインとなる管理機能5点を再度確認しておきましょう。

これだけ豊富な機能が搭載されたSFA。
営業現場で活用すれば、営業成績の向上に大いに貢献してくれること間違いなしです。

この記事が、自社の営業効率をアップさせてくれるのに一番ふさわしいSFAを選ぶ一助となれば幸いです。