【SFAの機能一覧】SFAでできること・できないことを解説

営業活動の効率を倍にしたい!
営業の売り上げ予算を達成したい!
とお考えではありませんか?

SFA(Sales Force Automation/営業管理システム)で営業活動がスムーズになるという話はよく耳にするのではないでしょうか。具体的には何ができて何ができないのかご存知ですか?
SFAには営業支援のための機能が大きく分けて6つあります。

導入する前に下記のような疑問があるのではないでしょうか?
・スムーズになるのは何か
・便利になることは何か
・不便なことは何か
・どんなことができるのか

この記事ではこのような、SFAの機能や導入前の悩みについて具体的に解説していきます。

SFAの導入から運用までの概要については
SFA(営業支援システム)とは?完全解説!導入から運用までこれを読めばOK
をご覧ください。

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1.SFAの主な機能

 SFAの主な機能の一覧は次のとおりです。
・案件の管理・共有
・顧客情報の管理
・商談の管理
・営業計画、スケジュールの管理
・売上予測・売上実績の管理
・営業パーソンの行動管理

これらの機能がどのように営業支援となるのかを解説します。

1-1.詳細な案件の状況を管理・共有する機能

営業案件に関する詳細情報を管理する機能です。

案件管理は次のような流れで行います。
リード獲得→アポを取る→提案・商談→契約

この一連の流れを担当者任せにしてしまうと、事情があり担当者が変わった場合の対応が後手に回りやすくなりますし、そもそもノウハウの蓄積につながりません。

管理が必要な項目としては、次のような情報が挙げられます。
・案件の担当者
・取引先の企業
・提案した商品、サービス
・商談スケジュール
・案件の進捗状況(営業フェーズ)
・受注見込み(確率)
・受注予定日
・受注見込額 など

体系的に管理しにくい項目として、誰が今どのような案件を抱えていて、その案件がどのくらいの確率で受注できそうなのかという事があります。

これらを一元管理することで、案件そのものや進捗状況をチーム全体で把握することができます。

それによって、担当に不測の事態が生じた場合の対応がスムーズになり、受注までの管理を行うことでノウハウの蓄積にもなります。

1-2.顧客情報を管理する機能

顧客に関する情報を管理する機能です。

次のような顧客に関する基本情報が管理できます。
・会社名
・所在地
・電話番号
・担当者名
・顧客の役職 など

また、これらの情報に加え、顧客に対するアプローチ履歴や顧客に紐づく案件履歴などを登録できるので、これまでの顧客に対する様々な履歴をひと目で把握できます。

顧客の管理方法にはいろいろありますが、特にSFAは案件ベースでの顧客管理でその利便性を大きく発揮します。ただし、管理項目によってはSFAでは使い勝手が良くない部分もあるので、その点については後述します。

1-3.商談をリアルタイムで管理する機能

商談は営業活動の中核とも言える業務です。しかし、商談の管理は属人的になりやすく、担当の営業パーソンに依存してしまうことが多いのではないでしょうか。
また、商談の内容や結果をリアルタイムで管理するのは難しい場合が多いです。

SFAを活用することで、商談直後に現場からスマホ等を利用して報告書を作成し、内容を共有することができます。
営業パーソンも帰社して報告書を作成するという手間がなくなるため、時間の有効活用が可能です。

長期的には、商談の報告書が蓄積されていくことはナレッジの蓄積となり、ノウハウの共有化で営業チーム全体の底上げにつながります。

1-4.営業計画・スケジュールを管理する機能

営業パーソンの訪問や会議、ミーティングの予定の管理は個人に依存するところが多く、次のようなことはマネジメントが把握しにくいものです。
・どの取引先にどのくらい訪問しているのか
・取引先との会議がどの程度開かれているのか
・今後どのくらいの頻度で開かれるのか など

SFAを使用すると、過去の履歴から未来の予定まで閲覧することが可能になるため、顧客へのアプローチ方法の改善等にもつながります。

訪問予定の作成・閲覧はアプリ画面でもWeb画面でも行うことが可能なため、営業パーソンが外出先で次回の予定等を入力できるので、業務負担の軽減も期待できます。

1-5.売上予測、売上実績を管理する機能

SFAに入力したデータは蓄積され、行動データとして自動分析のうえ視覚化されます。つまり、営業パーソンに必要な売上の予測や過去の実績が自動作成されるので、業務改善・戦略作りが高速化され、効果的なPDCAにつながります。結果としてSFAを利用することでPDCAサイクルが向上していきます。

PDCAサイクルは短期間では完成しないものなので、長期的なデータの収集が必要です。すぐに結果として表れるわけではありませんが、将来的には効率の良い営業活動につながります。

1-6.営業パーソンを管理する機能

営業パーソンの行動をリアルタイムで把握するのは難しいものです。行動予定表に当日の予定が記載されているとしても、予定通りに営業活動が進んでいるとは限りません。その状況を逐一事務所のスタッフに報告するのは難しいです。SFAではチームメンバーの状況や勤務状況の把握が可能なため、事務所のスタッフに問い合わせがあった時の対応がスムーズになります。

また、訪問先への訪問ログが自動で残り、訪問先での滞在時間や訪問場所の記録が自動で作成されるため、報告もれを防ぎ正確な業務データの取得が可能です。

 

2.SFAのその他の機能

そのほか、SFAには営業活動をより便利にする次のような便利な機能があります。
・スケジュール管理機能
・ToDoリスト管理機能
・アラート設定機能
・見積書の作成、ワークフロー機能
・日報、週報などの活動報告作成機能
・分析、集計レポートの作成機能
・名刺管理機能
・モバイル端末対応機能

それぞれの機能については以下の通りです。

2-1.スケジュールを管理する機能

営業メンバーのスケジュールをチーム全体で把握するのは難しく、事務スタッフにとって手間のかかることのひとつではないでしょうか。
ミーティングのための会議室を押さえたり、ミーティングのスケジュールを周知するのにも時間がかかります。

SFAのスケジュール管理機能を使えば営業パーソンのスケジュールの把握がスムーズなので、ミーティングのセッティングから周知までスムーズにに行うことができ、業務の効率化が可能です。

2-2.ToDoリストを管理する機能

その日のタスクが整理されていれば、業務効率も上がります。
タスクが整理できれば、業務に優先順位をつけることができ、効率的に業務をこなしていくことが可能になります。また、タスクの抜け漏れ防止にもなります。

2-3.アラートを設定する機能

アラート機能はSFAに営業活動を記録することで、次のアクションのタイミングを知らせてくれる機能です。タスクが多岐にわたり、個人で管理するのが大変なときに役立ちます。

アラート機能により、対応遅れや遅延の防止ができ、顧客に対して最適のタイミングで必要なアプローチができます。

2-4.見積書を作成する機能

SFAには見積書の作成機能があります。見積書のフォーマットを登録しておくことで、スピーディに見積書が作成できます。
また、ワークフロー機能もあるため、見積書の承認をワークフローで申請できます。

これまでのように見積書を作成し、承認を得るために出力して上司の押印を受ける必要がなくなり、上司が不在で承認が受けられず提出のタイミングが遅れるといったこともなくなります。

2-5.活動報告を作成する機能

営業パーソンにとって日報等の活動報告書の作成は日常業務の中でも面倒に思う業務のひとつです。営業活動後、帰社して作成しなくてはならないことも負担となっている一因ではないでしょうか。

SFAでは日報・週報などの活動報告書を簡単に作成する機能があります。
作成した報告書はSFA上でリアルタイムに共有ができるので、上司は営業パーソンの行動やその日・その週の成果を迅速に確認できます。

2-6.分析・集積レポートを作成する機能

SFAには分析・集計レポートを自動作成する機能があります。担当者別、案件別、エリア別、商材別など様々な区分でレポートを出力できるので、あらゆる方向性から分析が可能です。

また、簡単にデータを抽出してレポートの作成ができるので、会議用の資料の作成の時間が大幅に軽減されます。

2-7.名刺を管理する機能

営業パーソンであれば名刺交換は日常的に発生します。しかし、これらの受け取った名刺の管理が面倒で、事務スタッフにデータの取り込みを任せて終わりになるケースもあるのではないでしょうか。

SFAを利用することで、名刺と案件の紐付けが可能になり、名刺の相手との商談の履歴を見たり集積データに活用したりと名刺から得られる情報に厚みが増します。

最終的にはデータの分析から新たなニーズや案件の獲得につながります。

2-8モバイル端末と連携する機能

クラウド型のSFAではスマホやタブレットといったモバイル端末による操作も可能です。
スマホの所有率が90%を超えた今、スマホを営業ツールとして利用しない手はありません。外出先や移動中に操作や入力が可能なので、時間を効率的に使えます。

外出先で顧客情報を確認したり、活動報告を行うなど、帰社しなければできなかったことができるようになるため、営業パーソンの不要な残業も軽減できます。時間を効率的に使えるようになるため、本来の営業活動に使える時間を増やせることも大きなメリットです。

3.SFAの機能を使ってできること

ここまでSFAの機能を紹介してきました。では、これらの機能がどのように業務に影響するのかを見ていきましょう。

3-1.売上をアップできる

売上をアップするのには何が必要でしょうか。そもそも、案件の数を増やすことが売上アップの大きな要因になります。案件を増やすためには、見込み客数を増やすことが求められます。見込み客数のアップのためには効率よく1件でも多くの営業をすることが必要です。

SFAはこれらの様々な要素に対応しています。案件管理の手間が減れば、営業に使える時間が増え、商談件数を増やすことができるようになります。また、今まで属人化していた営業活動がSFAを利用することで組織的な活動になることで、営業の質と商談数を増やすことができます。

SFAを利用することで、営業パーソンが報告書やレポートの作成、資料の作成など営業活動以外にかかっていた時間を軽減し、商談や訪問といった営業活動に注力できるようになることは、売上アップのための第一歩に他なりません。

3-2.業務を効率化できる

これまで情報をリアルタイムで共有するのが難しかった案件の管理やスケジュールの管理などの共有化が可能になります。
また、報告書の作成等を移動時間のような隙間時間を利用できるなど、営業パーソンが営業に注力するのに役立つ機能がたくさんあります。これらはすべて業務の効率化につながるものです。

営業パーソンが日常業務で行わなければならないことは非常に多岐にわたります。
業務を効率化し営業パーソンの負荷を減らすことは、業務の質の向上につながります。また、効率化により余計な残業が削減されることで売上アップへの貢献も可能です。

3-3.営業の現場を見える化できる

これまでの営業の現場は非常に属人的で、どの営業パーソンがどのくらいの案件を抱えており、その案件がどのくらい進捗しているのかチームとして把握しにくい部分がありました。

SFAを使用することで、今まで見えづらかった営業現場が見える化され、どのようなプロセスで案件が進んだのかがわかりやすくなります。

それぞれの営業パーソンが何を得意とし、苦手としているのかの把握が可能になるため、上司としてもスタッフの管理が容易になるはずです。

また、営業が属人化していると、営業パーソンによってプロセスが異なるという問題も発生します。結果が同じであれば良いという考え方もありますが、組織としての統一感がなく、担当者が変わるとその度にノウハウを再構築する必要性もでてきます。

現場の見える化によって、ノウハウを共有し転勤等で担当の営業パーソンが変わっても、一貫したサービスの提供が可能です。

4.SFAではできないこと

営業活動の効率化に大きなメリットのあるSFAですが、SFAにはできないこと・不得意なこともあります。
SFAではカバーできないことにはどのようなことがあるのか、対応できない場合の代替の方法は何かは以下のとおりです。

4-1.顧客情報の徹底した管理

SFAでも顧客管理のできるものはありますが、どうしても顧客管理に機能を特化したCRM(Customer Relationship Management)に比べて機能面では劣ることは否めません。

案件ベースでの顧客管理はSFAでも行えますが、総合的な管理はCRMには及ばないのが欠点です。CRM同時に導入し、API(Application Programming Interface)により SFAと連携することでSFAだけではカバーしきれない管理を行えます。

SFAとCRMの違いについては
SFAとCRMの違いとは?すぐに分かるカンタン解説!
をご覧ください。

4-2.Webサイトの管理

SFAにはWebサイトの更新などの機能はありません。
サイトの更新やメルマガ等の送信はSFAが不得意とする分野のひとつですが、これも顧客管理同様、APIによりMA(Marketing Automation)といったアプリケーションと連携させることができます。

4-3.メルマガの送信・管理

SFAにはメールの送信に関してはCRMやMAに比べて制限が多く、メールやメルマガの一括送信等は苦手分野です。
メールの送信はCRMやMAのメイン機能の1つなので、CRMやMAとAPI連動することでメールの送信が可能になり、営業活動の幅が広がります。

5.オススメのSFAのツール

SFAの様々な機能を紹介してきました。SFAをどのように利用するかは企業によって異なります。

自社にとって特に必要な機能は何なのか、どの機能に重点を置くかなど、目的を明確にして最適な製品を選ぶことが導入成功の鍵です。

どのようなSFAツールがあるのか比較・検討してみたいという方は、下記の記事で代表的なSFAツールを紹介していますので、こちらをご覧ください。
SFA(営業支援ツール)の比較決定版厳選10選

6.まとめ

営業にもDX化の波が押し寄せています。営業のDX化を進めている企業は効率的で組織的な営業活動が可能です。いつまでも属人的な営業を行っていては、時代に取り残されてしまうことになるでしょう。

ライバル社がSFA等を導入してマネジメントコストを下げ、効率的な営業を行っているのに、無策なままでは結果的には売上のダウンにつながりかねません。

また、SFAの導入は面倒だと感じることもあるかもしれません。
しかし使うことに慣れてくれば、必ず「SFAがなければ仕事にならない」と感じることができ、営業効率がUPするでしょう。

SFA導入にあたって失敗しないポイントはこちらにまとめてありますので、ご覧ください。
SFA導入失敗?SFA導入に絶対に失敗しないための5つのポイント

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ぜひSFAの導入で業務効率化を実行し、売上アップを達成してみてください 。

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。    2016年にレッドフォックス入社。マーケティング、PRの責任者。 2018年に取締役COO就任。 グロービス経営大学院修了(MBA)成績優秀者(TOP5%)。

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