SFA(営業支援システム)導入!7つのメリット・デメリット
SFAとは営業パーソンの営業活動をスムーズにするためのツールです。
・リアルタイム性に乏しい

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SFAには次のようなメリットがあります。
  • ・営業活動の管理
  • ・営業活動の効率化
  • ・ノウハウの蓄積
  • ・リアルタイムでの情報の確認
  • ・効率的な営業戦略の構築
  • ・容易な情報の引き継ぎ
  • ・場所を選ばないで入力・確認 など
 
それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

1-1.営業活動の把握と管理がカンタン

営業チームのメンバーの行動予定、実際の行動の管理と把握は意外と難しいものです。当日の行動は、ホワイトボードの行動予定表を使用している企業もまだまだ多いと思います。一般的な営業活動の行動管理方法ではありますが、予定が変わった場合や実際の行動を把握するのは難しいのではないでしょうか。

 

SFAを利用することで、営業メンバーの勤務状況をはじめとして、当日の予定や現在地を把握することができます。
営業パーソンが現場から電話をしたりメッセージを送ることも可能です。
営業パーソンの状況を把握したうえでスムーズなやり取りに移行できるので、営業事務のスタッフの負担が軽減されます。

1-2.効率的な営業活動が可能に

当日の営業ルートを構築する際、無駄なルートを減らし効率的な活動が可能になります。訪問先に優先順位をつけ、効率的に訪問することで、本来の営業活動に時間を使うことができます。
 
SFAを利用すれば営業ルートの構築だけでなく、実際の営業中の事務所とのやり取りも効率的になりますし、急に資料等が必要になった場合もスムーズに受け渡しができます。また、営業現場から事務メンバーや営業マネジャーへのリアルタイムな報告が可能になります。 

1-3.営業のノウハウを蓄積できる

SFAで作成した報告書やレポートは案件ごとに一元管理することができます。また、案件情報や商談に関する情報も管理することで営業に関するナレッジが蓄積されていきます。これにより必要なときに必要な過去の情報をいつでも確認することができ、類似した案件があった場合のヒントとすることができます。
結果として、異動や転勤で担当の営業パーソンが変わっても営業先に対して的確なアプローチを行うことができます。
顧客にとっても、担当者が変わったことによる不便を感じることが少なくなるでしょう。

1-4.情報の共有がリアルタイムで行える

営業パーソンは、その日の営業の結果等の報告書を事務所に戻って記載することが多いのが現状です。しかし、リアルタイム性に乏しく時間のロスも発生します。SFAは記録や報告書を外出先から、スマホやタブレットで入力することが可能です。外出先から報告書等を入力することで、リアルタイムに情報をアップデートし共有することができます。
 
営業パーソンが入力した情報は、営業マネジャーが確認・承認することも可能です。
つまり営業における情報を常に最新の状態にしておくことができるため、担当の営業パーソンが不在であっても、顧客からの問い合わせ等に対応することができます。

1-5.効率的に営業戦略が立てられる

どのような営業においても営業戦略を立てると思います。逆に言えば戦略のない状態で営業を行っても効率的ではないでしょう。しかし、戦略を立てるにあたり、営業パーソンだけに任せてしまうと担当者によって営業の手法や戦略の立て方にばらつきが出てしまい、企業としての営業の方向性が定まらないという問題が出てきてしまいます。
 
営業のタイミング、対象の顧客、アプローチの内容や方法等をSFAに組み込むことで営業戦略の立て方を企業として最適化し、効率的に営業を行うことが可能になります。

1-6.情報の引き継ぎがカンタンにできる

営業パーソンが営業活動中に知り得た情報は、営業パーソンに個人にとってのノウハウですが、企業にとってのノウハウでもあります。それだけに、その情報を他のスタッフやマネジメントと共有することが重要です。部署の異動や転勤により担当者が変わっても、それまで培ってきた信頼関係は継続させなければ意味がありません。また、担当の営業パーソンが不在時に別の担当者が対応する際、情報が共有されていないと顧客に迷惑をかけることになりますし、それが原因でビジネスチャンスを逃すかもしれません。

リアルタイム性の低いこれまでの情報管理方法では、対応できないこともありました。SFAではこれまで難しかったタイムリーな情報の引き継ぎが可能になり、顧客との信頼関係の維持につながります。

1-7.報告書等の作成・確認の場所を選ばない

スマホやタブレットの普及により、外出先での報告書やレポート、日報等の作成が可能になりました。SFAの機能を利用すれば、1日の営業活動の終了後に事務所へ戻り、紙での報告書やレポートの作成といった非効率な業務が不要となり働き方の改善にもつながります。
 
帰社後の報告書やレポート、日報などの作成は営業パーソンにとって負担が大きいものです。作成された報告書等は、すぐに上司の確認を受けることができます。共有すべき情報として利用価値が上がることで営業パーソンの心理的な負担を軽減することも可能です。
結果的に業務の効率化、報告書のリアルタイム性の向上なども期待できます。
 

2.SFAのデメリットとは?

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SFAの導入は基本的にメリットの多いものですが、デメリットがないわけではありません。
メリットを上回るデメリットがあるかどうかは、導入の検討にあたり知っておくべきでしょう。
SFAの主なデメリットには次のようなものがあります。

2-1.現場メンバーへツールの必要性の浸透が必要

新しいツール等を導入する場合、どうしても現場の反発や反対があります。使ったことのないツールや触ったことのないシステムに対する抵抗感を避けることは難しいものです。
導入する際は、導入の目的を明確にし、現場にも目的を納得しやすいように伝えることが重要です。操作方法等を覚えることに負担を感じる気持ちへ理解を示しつつ、長期的なスパンで考えれば負担の軽減になることへの理解を深めてもらうことが重要です。
SFAはあくまでもツールであり、使用して初めてその価値が高まります。最初は抵抗があっても、慣れてくれば過去のアナログな営業管理には戻れないと感じるはずです。

2-2.顧客管理を含めた一括管理が難しい

SFAは営業支援システムとして、営業活動を支援するツールとしては優れていますが、営業の対象である顧客管理のツールとしては不十分な場合もあります。顧客管理は通常、CRM(Customer Relationship Management/顧客管理)で行うことが多いです。
このCRMとSFAをAPI( Application Programing Interface)連携させることにより、一括管理が可能となります。SFAの有効性を高めるためにCRMを同時に導入し、SFAと連携して運用することでSFAのメリットを最大限に発揮できると言えるでしょう。

2-3.使用コストがかかる

SFAは毎月のランニングコストがかかります。それだけにシステムを有効に使い、業務の効率化をはかり、売上をアップさせる必要があります。
実際、営業活動がより効率的になればそのコストを無駄と感じることはないはずです。もしも、コストが高いと感じるのであれば、SFAを活かし切れていない可能性があるので、運用の方法を見直したり教育を行うなどの対策が必要でしょう。
また、SFAの特性として導入してすぐに効果が表れるものではありませんから、長期的な視点も必要になります。SFAを上手く活用できれば、将来的にはかかるコスト以上の売上アップが期待できるでしょう。
 

3.なぜ今、SFAが必要なのか?

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年々ビジネスのDX化が進んでいます。
経済産業省が『DXレポート 〜ITシステム「2025年の崖」の克服と本格的な展開〜』にて企業のDX化が進まないと2025年以降、年間最大12兆円の損失が生じるという可能性を示唆しています。つまり、DX化への移行は必然であり、行わなければ経済的損失が発生するとされているのです。
また、スマートフォンやタブレットが普及し、これらのツールは今やビジネスにおいて不可欠となっています。SFAはこのようなデジタルツールと相性が良いため、場所を選ばず情報の入力や閲覧が可能になり、営業活動の効率化を実現します。

3-1.DX化の必要性が高まり続けている

前述のとおり、企業における業務のDX化は必要不可欠であり、DX化を行う企業も増えてきています。このような状況の中、営業活動のDX化も必要不可欠となってきています。
営業活動は人と人との関わりの側面が大きく、デジタル化とは関係がない業務のようにも思うかもしれません。しかしデジタル化することで、顧客に対する集中力が高まり、結果的に売上のアップにつながります。
デジタル化により、情報の共有や引継ぎ等では特にチカラを発揮するでしょう。

3-2.仕事でもスマホを使用する機会が増えている

過去10年間でスマホの普及率は年々増加し、スマホ・携帯電話の所有率でスマホは90%を超えました。プライベートにおいてもビジネスにおいてもスマホは欠かせないツールになっています。これだけ普及しているツールを仕事に活かさない手はありません。
 
SFAでスマホを利用すれば商談中、資料の確認をしたり過去の商談の履歴を確認することができます。商談終了後はすぐに報告書やレポートを入力ができ、名刺をデータとして取込むことも可能です。そして入力した報告書・レポートはリアルタイムで上司が確認することができ、上司が外出中であっても、外出先で内容を確認できます。
このようにスマホを利用することで、営業パーソンは移動時間を有効に利用し、社内での作業の時間を減らし、顧客のために時間を費やすことができます。
 

4.どのような業界がSFAを導入して成功しているのか?

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多くの業界、企業で導入されているSFAですが特に外回りが多い業界では導入事例が多く、成功しているケースも数多くあります。
SFAを導入し、成功している代表的な事例をいくつか紹介します。

ここで紹介している以外の事例はこちらで詳しく紹介しています。

4-1.メンテナンス業界

  • SFAを導入して次のような効果が表れました。
・現地からスマホでカンタンに作業報告を行うことで直行直帰が可能になりました
・顧客情報をクラウドで管理することで、顧客情報をアプリで確認できるようになりました
・活動履歴が残るため、訪問データのエビデンスが得られるようになりました
・営業担当者の行動ルートや1日の時間の使い方の分析が可能になりました
  • SFAを活用することで「報告業務の簡略化」「活動分析」「商談時間と売上の増加」「セキュリティの向上」などの成果を上げることができています。
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  • メンテナンス業界の詳しい成功事例はこちらをご覧ください。

4-2.営業代行

SFAを導入して次のような効果が表れました。
  • ・確実な訪問記録の取得ができるので、クライアントからの信頼度が向上しました
  • 訪問の抜け漏れやバッティングを防止できました
  • 訪問効率の改善により業績が向上しました
  • 顧客情報の流出が防止できています
SFAを活用することで「顧客満足度の向上」「訪問効率の向上」「セキュリティ環境の向上」などの成果を上げることができています。
 
営業代行の詳しい成功事例はこちらをご覧ください。 

5.SFA導入に失敗しないポイントとは?

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SFAの導入には多くのメリットがあります。しかし、せっかく導入したのに「初期設定が難しく、使いこなせない」「営業パーソンが必要な入力をしてくれない」などの問題が発生することがあります。
新しいツールを導入する際、多かれ少なかれ起きる問題です。
成功するためには、まず導入の目的を明確にし、それを現場に浸透させなくてはなりません。目的の理解がなければ、入力の手間を嫌がるスタッフが出てくる恐れがあります。

どのように職場に導入の目的を理解させ浸透させるかなど、導入に失敗しないポイントについてはこちらをご覧ください。

 

6.どのようなツールを導入すればいいのか?

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SFAツールといっても、あらゆるベンダーからアプリケーションがリリースされています。それぞれ異なる特徴があるので、自社にとって何が必要なのか、何に重点を置くのか…など、目的を明確にして最適なアプリケーションを選ぶことが導入成功の近道です。

代表的なアプリケーションの比較・検討を行なっていますので、こちらをご覧ください。 

7.まとめ

導入にあたっては、多少のデメリットもありますが、それでもデメリットを遥かに上回るメリットが SFAにはあります。売上を向上させたい、営業効率を改善したいなどお考えの場合にはSFAの導入をおすすめします。

サイゼンのSFAは現場の営業パーソンによる成果創出を目的として開発されたアプリケーションで、スマホとの連動性も高いため、スマホを業務に導入している企業には特におすすめするアプリケーションです。

ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
 
横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。    2016年にレッドフォックス入社。マーケティング、PRの責任者。 2018年に取締役COO就任。 グロービス経営大学院修了(MBA)成績優秀者(TOP5%)。

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