顧客管理や業務報告のデータ化がお客様へのメリットに

天野フォークリフト様
天野フォークリフト様ロゴ
会社名 天野フォークリフト株式会社
規模 ---
業務内容 中古フォークリフト販売 新車・中古・修理・リース・レンタル・買取
課 題
  • 紙による顧客管理で業務が非効率
  • 顧客情報や作業履歴の確認に時間がかかる
  • 紙や口頭で業務報告しており情報が属人化
解決策
  • 紙を廃止し、顧客情報をcyzen(サイゼン)で管理
  • スマホでどこからでも情報を閲覧できる仕組みに変更
  • 業務報告をアプリで管理する業務フローに変更
成 果
  • 訪問前の準備、担当者の引き継ぎも効率的に
  • 現地からすぐに過去の顧客情報の把握が可能に
  • 写真付きの報告書で業務が共有され簡単に履歴確認が可能に
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フォークリフトの販売、レンタル、買取、メンテナンスの事業を展開する天野フォークリフト様は修理や点検業務においてcyzen(サイゼン)を活用していただいております。
システムを管理されている八木様に業務の変化や成果、導入前に抱えていた課題についてお話を伺いました。

紙の業務管理による非効率な業務フローの改善が課題

cyzen(サイゼン)導入前は顧客情報、作業内容を紙に記入して顧客別に管理していました。作業員は訪問前に過去の作業履歴を探したり、外出先から確認が必要な時は電話で事務担当に聞くなど、時間を要する上に業務全体が非効率であることに課題を感じていました。
そこで業務を効率化するために、システムの活用を検討することになりました。

cyzen(サイゼン)導入の決め手はシンプルで使いやすい操作感

業務管理に活用するシステムとしてcyen(サイゼン)を選んだ理由は「スマホで使いやすい」ことです。作業員は訪問先(外出先)がメインの仕事場になるため、外から記録できることが重要です。
スマホで使える業務管理ツールはたくさんありますが、cyzen(サイゼン)はスマホで見やすく、操作が簡単、デジタルツールに慣れていない作業員も使えることが導入の決め手です。

cyzen(サイゼン)の活用で顧客情報も業務状況もチームで共有

顧客情報を外出先からスマホで確認できるように顧客データをcyzen(サイゼン)で管理、今までは帰社後に紙や口頭で行っていた業務報告もcyzen(サイゼン)に記録する業務フローに変更しました。
これにより、外出先からでも顧客情報や作業履歴が閲覧ができるようになっただけでなく、新規顧客の情報や作業報告など業務の状況がチーム全体に共有されるようになりました。

業務のデータ化はお客様へのメリットも生み出す

cyzen(サイゼン)の報告書は選択式で入力が簡単なだけでなく、写真で情報を残すことができるため修理、不具合箇所を写真でも記録しています。
過去の状態や、現状をお客様に写真で見てもらいながら説明や提案ができるので、理解していただきやすく、次の修理、提案に繋がるようになりました。 担当者が変わっても引き継ぎがスムーズにできるようになったこともcyzen(サイゼン)の活用で起きた変化です。

業務を共有することでコミュニケーションが増加

業務状況が共有されるので、代表が報告書を見たら「いいね」をつけたり、業務の中で特記事項やすぐに共有する必要がある情報はチャットを活用してコミュニケーションが取れるようになりました。 地図と連動しているため、急な訪問でもスムーズに依頼ができています。

cyzen(サイゼン)を日々の業務で活用し、報告書のフォーマットも社員からの要望や提案を受けて柔軟に変更しています。 今後も業務や状況に応じた運用で業務の効率化に繋げていきたいと思います。

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