「ちゃんと毎日、時間通りの作業をしてもらって、サービスの質を上げたい。」
Wakrak株式会社は『いつでも、どこでも なんでも、だれでも好きなことができる世界をつくる』というビジョンを基に、副業バイトアプリ『ワクラク』やマンション清掃事業『クリサポ』を運営しています。
今回『クリサポ』事業のサービス品質向上に、cyzenの報告書作成機能をご活用いただき、業務効率化に大きく貢献いたしました。
クリサポ事業部 課長 室屋秀敏様にお話を伺いました。
写真付き報告書の重要性
このクリサポ事業を立ち上げた当初から、仕事を依頼してきてくれたクライアントさんに対する付加価値として、実施した作業の写真付き報告を提供しています。
普通の清掃会社は報告書を手書きで作成するところがほとんどです。少し面倒臭さがあるため、1週間分まとめて作成するスタイルをとっている会社もあります。これだとリアルタイムな清掃記録が共有されず、内容の正しさにも疑問符がついてしまいます。
なのでスタッフに写真を撮って提供してもらい、スプレッドシートを介してお客さんに共有してるんですよ。お客さんもリアルタイムに報告が見れるので安心です。
あとクレームがあったとき、エビデンスとしても機能します。とある物件では、エントランスに落ち葉がすごい溜まるのでそこの清掃をしてほしいという依頼があったのですが、掃除してもまた積もってしまい、時間がたつと元通りになってしまう。そんな現場も結局、写真があったら「いや、ちゃんと掃除してるんです」とビフォーアフターをしっかり見せて対応できます。住民の人が来る頃にはもう、溜まってるんですよっていう、まさにエビデンスみたいなのにもなりますし。
そんな理由から、現場の写真を提供しようっていう形になって、Googleフォームでできる様に仕組みを作りました。
課題
写真を撮ってアップロードしてもらう際にGoogleフォームを使っていると、いくつか問題点があったんです。
基本報告は社員が写真内容を含めてチェックするんですが、手間が結構かかっている。スプレッドシートのリンクをいちいちクリックしないと現場の写真を確認できないですし、そもそもの共有にも時間がかかっていました。多い時だと一日に50件の報告が上がるので、2人で分担しても2時間はかかっていました。
また、写真の捏造ができてしまう。過去に撮った写真を別日に使いまわす行為が、そんなに数が多いわけじゃないんですけども、残念ながらありました。Exif情報まで見れば本当に今日撮った写真なのか一応見れますが、そこまでやってる暇はないですね。
あとは、ワーカーさん側からの不満の声もありました。「画面遷移や写真のアップロードに時間がかかる」「アップロードの際に撮影した写真を振り返りできない」「パケット通信料が多い」などなど...
そういった部分で、googleフォームを使用して報告を上げる事に課題を感じつつありました。また報告内容通りの時間で作業を行っているかつかめない問題もあります。
基本管理会社さんとの契約をするんですが、契約で決めた時間は稼働してくださいとスタッフにお願いしているものの、本当にちゃんと稼働しているのか実態は分かりません。基本報告した内容をもとに勤怠を付けていましたが、たまに住人からのクレームを受けてしまうこともありました。
今本当に現場に行ってるのか、契約時間通り働いてるのか。というだけではなく、目に見えるところ、写真撮るところだけちゃんとやって、残りは全然やってないというクライアントさんのクレームが入ったことがあります。
結局そういう現場は2時間かかるはずの現場でも30分ぐらいしか稼働してない。物件にもよるんですけど、ちゃんと毎日、時間通りの作業をしてもらって、サービスの質を上げたい。という悩みもありました。
決め手
というところで、作業の質や報告の信用性についての解決策を探していました。 cyzen自体は社長の谷口が見つけて紹介してくれたのですが、僕も見た時に「お、いいじゃん」と感じました。
特にcyzenの機能で引かれたのが報告書とGPSでのチェックインです。ライブラリからのアップロードでなく、直接撮影した写真のみ報告できるっていう設定ができるので、少なくとも現場には行ったという担保ができる。現場に行っていないのに「行きました」という報告を上げることができないという、安心感はあります。その部分にひかれてcyzenを導入しました。
結果
先に現場のメリットでいうと、「早くなった」これに尽きると思います。
本当にGoogleフォームってアップロードに時間がかかります。スマホで写真1枚を上げるのにも苦労しますし、1つの報告書で添付する枚数が結構あります。最後に送信ボタンを押して送信が完了する間も、ここがまた時間かかるんですよ。
cyzenに切り替わったことで、報告書が早く作れて、早く共有できるっていうメリットを非常に大きく感じています。cyzenを最初から使っている人は別に何の問題もなく使ってますし、Googleフォームから変えた人に関しても「逆に悪くなった、やりづらくなった」みたいな話は特段聞いてないですね。
うちのメンバーからは「手間がものすごいなくなった」という声が大きいです。
一気通貫で報告内容が見れるので、写真をチェックして勤怠を付ける時間が大幅に短縮されてますね。もう本当に、メンバーの感覚ベースではめちゃめちゃ楽です。確実に写真チェックの作業自体は半分以下の時間、工数でできるようになっています。
またクレームにつながるような活動をしていないか、危機を察知できるようになりました。
とある物件のメンバーさんは、毎回30分ぐらいしかいないんです。そういったのも、cyzenのチェックインの時間と報告を見ればわかるわけですよね。この人2時間でちゃんとやってくれてるなみたいな。その時間やったっていうエビデンスが取れるので、作業時間の計測を正確にすることができるようになりました。
