訪問活動の効率化を法人向け営業でも!事務作業を67.4%削減!

訪問営業の女性が、老婦人に介護の紹介をするイメージ
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業種 福祉
規模 100名~
業務内容 民間各種高齢者ホームの紹介及び案内に関する事業
課 題
  • 訪問営業の営業報告書を紙で管理しており、事務員の負担が大きかった
  • 訪問営業の人数と件数が管理者に対して多く、行動を把握しきれなかった
  • 営業と相談員の間で情報共有ができるタイミングが限られていた
解決策
  • cyzenで勤怠管理や報告書をペーパーレス化、アプリで業務を完結
  • GPSを活用し、営業の動きを「見える化」
  • 上げた報告書はリアルタイムでメンバー全員に共有
成 果
  • 事務員の作業時間を67.4%削減に成功!
  • 訪問活動の実態を定量的に把握でき、評価や戦略立案の幅が広がった
  • 営業マンと相談員の情報共有が容易になり、迅速な意思決定が可能に!

今回お話を伺ったお客様は、有料老人ホームやサービス付き高齢者向け住宅といった民間介護施設の紹介事業を行っております。営業先への訪問活動の効率化で、cyzenをご活用いただいております。

事務作業の効率化と営業マンの行動管理が難しい...

弊社の訪問活動では、介護系の事業所や病院を訪問し、営業資料や商材の配布などを行っております。
社員の出退勤管理や商談内容の報告は紙で行っていましたが、管理者に対して人員や訪問件数が多く、訪問先でどのような反応があったのか、どのようなトークをしたのか、そもそも予定通りに訪問できているかを把握することが難しくなっていました。

また営業の活動報告は紙で管理していたため、書類の内容を事務員が社内システムに手入力していました。毎日追加される情報をシステムに入力し、月末に締めてデータ集計をするなど、事務作業が大量に発生していました。
システム自体は訪問ルートを決めるために重要なツールなので、情報入力は必須の作業ですが、いかに作業時間を短縮出来るか?という点に課題がありました。

各拠点には営業とタッグを組んで案件を進める相談員が在籍しておりますが、相談員は各拠点を転々と移動することが多く、基本社内で同じ顔ぶれが会うことは少ないです。そのため同じ人と情報共有をするタイミングが少なく、効率的なコミュニケーションが難しいという問題もありました。
首都圏に多く拠点を構えているため、訪問活動の行動範囲が広く、その分作業も多く発生します。特に営業の行動管理で悩んでおり、GPS機能を使えるサービスの中で「cyzen」が比較的低コストだったので、導入を決めました。

報告書を外出先から簡単に!

cyzenではスマホやタブレットから報告書を作成・共有することができます。外出先でも簡単に出退勤や営業レポートが作成できるので、記憶の新しいうちに詳細な結果を記録として残すことができます。

ルート営業の部隊は人数が多く、全員の管理が難しい事が課題でしたが、cyzenによって「誰に合って、どういう話をして、どんな反応が得られたか」といった詳細な情報を記録で管理できます。
cyzenで報告された情報は相談員もアプリで閲覧可能なので、情報交換もリアルタイムでできるようになりました。会社で会わなくても案件の見極めが簡単にでき、効率的な営業活動につながっています。

営業の行動管理という部分もGPS機能によって解決し、営業部門に関しては直行直帰の管理ができるようになりました。
また営業員がお客さんのもとに向かう時間を事前に把握できるようになったのも大きなメリットです。逆算しないといけなかった今までと違い、時間を効率よく使えるようになりました。

事務員の負担を軽減、より効率的な活動を実現

cyzenによって訪問活動の報告をリアルタイムで受け取れるようになり、今まで手作業で入力していた事務作業も大幅に改善されました。
具体的には、情報をシステムに入れる時間や書類に関わる時間が1か月あたり67.4%もの時間削減を達成しています。

今後は音声入力などを使いつつ、高齢者の多い営業マンの訪問活動をより効率化していきたいと思っています。

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