訪問のエビデンス取得で業務を可視化 

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化粧品製造販売
業種 ラウンダー(化粧品)
規模 100~500
業務内容 化粧品の卸、流通業務の請負
オリジナル商品の企画開発
課 題
  • アルバイトによる訪問エビデンスが取れない
  • 訪問時に記録する情報が人によって異なりデータが取れない
  • 訪問ルートを効率化できていない
解決策
  • 写真や位置情報の共有で活動を見える化
  • 報告書のフォーマットを統一
  • 顧客情報を地図上にプロットして一括管理
成 果
  • 訪問のエビデンスと活動状況を把握
  • 蓄積したデータを活用した分析
  • 自ら効率的なルート選択が可能に

訪問エビデンスの取得と活動の可視化が可能に

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アルバイトにラウンダー業務を行ってもらう中で生まれた課題は、訪問のエビデンスが取れないことでした。Excelやチャットツールによる報告は、あくまでも自己申告となるため、実際の活動との整合性が取れないという問題点があります。

そこでcyzenの位置情報を利用したチェックイン機能と報告書の記録を業務フローに取り入れました。
現地に行かなければ訪問のログを残せない機能と、現地からでしか報告書が書けない仕組みにより訪問のエビデンスを確実に記録することができるようになりました。

交通費に関してもcyzenで電車移動の経路を取得し、交通費を自動で計算する機能があるため、経費精算のエビデンス取得も容易に。

さらに、報告書に売り場の写真を貼ることができるので、陳列方法など細かな指示と迅速なフィードバックにも繋がっています。

cyzenはスマホで使える簡単なツールなのでアルバイトの方もすぐに理解することができ、導入もスムーズでした。

地図上で顧客を管理することで訪問効率が改善

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紙やExcelのリストを利用した顧客管理では、訪問漏れ、正確な顧客情報の把握ができない状況が多く発生しています。

cyzenを使うことで顧客情報をリスト化、スマホで確認ができるので、訪問漏れが大幅に減少しました

また、地図上に顧客をプロットできるので、自ら効率的なルートを選択できるようになるなど、効率化と生産性の向上に繋がっています。

報告フォーマットの統一化で活動をデータ化

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以前、報告の内容が訪問件数のみであったため、報告をデータとして活用するに至りませんでした。

そこで報告作業に負担がかからないようcyzenの報告書にチェック項目を設定しました。
テキスト入力による定性データではなく、定量データに近いデータの蓄積が可能になることで、活動や現場の実態をデータ化することに成功しました。
また、データを蓄積することで分析ができるようになっています。

さらに欲しいデータ、例えば「店舗ごとの売れ筋商品」「店舗別の顧客属性」などを報告するように設定することで、現場の知りたい情報が確実に集まります

正確なデータ分析を行うことで、改善すべき課題を発見し、売上や訪問効率向上のための施策立案と実行を的確に行えるようになりました。

まとめ

cyzen導入で生まれた効果

  • 訪問エビデンスの取得
  • スマホから簡単に現地で報告が完了
  • 報告への迅速なフィードバックが可能に
  • 交通費の自動計算が可能に
  • ラウンダー自身で効率的なルートを選択できるように
  • データの蓄積と分析で効果的な改善に繋がる

cyzenを活用することで「アルバイトの訪問エビデンスの取得」「売上や訪問効率の向上のための施策立案と実行」が実現しました。

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