土地活用営業もここまでスピーディーに最新DX事例!

top view of Medicine doctor hand working with modern computer and smart phone on wooden desk as medical concept
不動産_日報

 業種  不動産建設業
 従業員数  〜  500人
 業務内容 土地活用、賃貸経営、アパート経営

 

課 題
・登記簿謄本の取得に手間とコストがかかっている
・営業の力量によって、提案力に差があった
・以前のツールは複雑で定着しなかった

 

解決策
・cyzenで日報を自動化して、効率化
・cyzenに提案項目を設定し、利用
・cyzenを利用して、営業部だけで運用

 

成 果
・登記簿情報のスピード取得による営業アプローチのスピードアップ
・全員がcyzenを利用したことで、提案力が向上
・直感的な操作で二週間程度で定着


スマホから10秒で登記簿取得によりオーナー様へスピード営業

当社でもっとも重要な業務は、営業が見つけて来た適地をスピーディーにオーナー様へ提案することです。
しかし今までは現場で営業が見つけた適地に対して、現地からオペレーターに電話をすることで登記簿の取得を依頼していました。
この方法だと登記簿取得までタイムロスがあり機会損失が起こりうるのと、
同じ登記簿を重複して取得してしまうなどの経済的損失がありました

cyzenは営業が適地を発見した際に現地で登記簿を取得することでオーナー様の電話番号まで取得できるため、オーナー様にすぐにアプローチすることが可能です。
例えばオーナー様の土地が自転車等の不法投棄場などになってしまっていた場合には、現地の写真をcyzenの報告書でクラウドに共有しておくことでそのまま提案書の一部として活用することができます。

登記取得

またスピーディーに現場担当者とやりとりできる機能がcyzenの報告書にはあります。
現場担当者があげた報告書を閲覧した際に気になったことをコメントすることで、現場担当者もその場でフィードバックを受けて素早く柔軟な対応をすることが可能です。
具体的には現場担当者の報告書を見て「追加でこの写真を撮ったほうがいいよ」など気になったことをコメントすることで、それを見た現場担当者も必要に応じて現場に戻り写真を撮るといった対応が可能になります。
またそれらのコメントが多くのチャットツールと違い、案件やお客様ごとにチャット内容が蓄積していくため、顧客データベースとしても利用できる点がとても気に入っています。

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弊社の営業にはインセンティブ制度があり社内競争が激しかったため、社内で協力する風土はあまりありませんでした。
案件を担当したまま退職する人材も多かったため、案件の引き継ぎがうまくできていませんでした。
このような文化から脱却しチームでの協力体制を実現するために、新たな営業システムとして導入したのがcyzenでした。
改革としてまずは日報のデータ化から手をつけました。
以前は基本的に適地の発見から開拓、オーナー様への提案営業など外回りでの複数の業務を終わらせてから帰社して、日報用紙に記入するフローでした。

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最初の課題として、日報や訪問実績管理表の記入習慣の定着でした。
そもそも日報の入力と提出を忘れてしまう人が多いという現状があり、営業メンバー全員が必ず記入してくれるように指導するにも限界を感じていました。
日報は本来毎日終業前に記入するルールでしたが、翌日に引き延ばしたり金曜日にまとめて一週間分の日報を入力するなど、なかなかルールが遵守されることはありませんでした。
cyzenは多くある日報ツールの中でも入力した日報が訪問先と紐づいているため、訪問実績管理表としてもマネージャーが使える点がとても良いと思いました。
スマホの音声入力で文字起こしをできることが便利であり、どのオーナー様や不動産屋様とどんな会話をしたかを簡単に記録できる点が優れていました。
さらに滞在時間情報を自動で取得することができる機能も他のサービスにはないため、非常に優れていました。
これらの機能やチェックボックス・選択肢などを活用することで、日報の入力業務の効率化を目指しました。

図4-2

cyzenは入力した自分の知りたい情報を地図上で簡単に表記できるので、大変便利です。

スクリーンショット 2021-03-24 13.07.49土地活用提案営業で重要なのは、オーナー様にいち早く接触し信頼を勝ち取ることです。
オーナー様の数が限られる事業なので、営業同士の競争は熾烈です。
したがって営業の活動を見える化することで、営業効率の改善を図ることが重要でした。
cyzenの顧客先に行かないと訪問のログを残すことができないチェックイン機能や、リアルタイムに移動履歴を記録するルート自動記録などのGPS情報に紐づけたデータを取得するための機能が営業の活動の見える化に役立ちました。
これらの機能によって「確実に訪問が行われている」というデータが見える化されるので、営業活動を真面目に行っている人を正当に評価できるようになりました。
逆に営業活動が十分にできていなかったメンバーの中では自分で改善していこうという空気が流れています
cyzen導入によって、いい意味で緊張感のある組織になりました。

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さらに、cyzenで取得したデータはすべて出力が可能なため、グラフなどで確実な訪問データを表示することができます。
これによって、さらに営業部門の訪問件数や商談の見える化を進めることができました。

営業チーム全体で提案力アップ!

営業の力量によって提案力にはばらつきがあります。
弊社ではcyzenの報告書に【見積書を提出したかどうか?】【商談内容に積み残し課題があるかどうか?】などの項目を設定することで、訪問時の商談内容の抜け漏れをなくすことを現場に徹底しました。
これらを徹底できていない場合は営業個人ではなくマネージャーの管理責任とすることで、マネージャーの意識向上へ繋がるように努めました。

以前までは訪問の裏付けが取得できなかったため、報告に対して成果が出ていない場合にも
「本当にこの報告であっているのか?」とそもそものデータの整合性に疑問を持ちながらも、報告された内容を前提として打ち合わせをするしかありませんでした。
しかし、cyzenを導入してからは正しいデータを元に打ち合わせを行うことができるようになりました

cyzenには、信頼できるデータを簡単に集めることができる報告書のテンプレートが数多く用意されています。

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さらに営業社員が監視されていると感じ、窮屈にならないようにする工夫として、息抜きや作業のために喫茶店に入ることやコンビニに立ち寄ることは成果を出すために必要な時間なので、気にしないで活動するように積極的に伝えるようにしています。

営業部だけで運用可能!

今まで色々なツールを導入してきて失敗を重ねてきた経験があったため、cyzenの導入も失敗してしまうのではないかという不安がありました。
例えば、あるツールを導入した際には設定次第でなんでもできるという強みに期待して導入しましたが、結局あれもこれもとやりたいことを盛り込んでしまった結果、複雑で使いにくいものとなり結局現場への浸透がうまくいかず失敗してしまいました。
さらに設定が難しかったため、コンサルタントにお願いして運用してもらう必要がありました

しかしcyzenは現場で必要な機能のみに絞られているのが良かったです。
スマートフォンの簡単な操作だけで利用できるため、ITツールを使い慣れていない人でも直感的に利用できることが、定着につながった要因として大きいのかなと考えています。
簡単にノーコードで報告書を編集、作成できるため、IT部門に頼らずに営業部門だけでも簡単に運用することが可能なので、柔軟に現場の意見を取り入れることができます。
実際cyzenは運用に乗るまで二週間程度だったことには驚きました。
さらに営業の段階から担当者が丁寧な対応をしてくれたことと、カスタマーサポートの方の電話対応が非常に親切なのでわからないことをすぐ聞けるのがありがたかったです。

まとめ

cyzenの導入によって生み出された効果

・全員がcyzenを利用し、チームでの営業
・登記簿情報のスピード取得による営業アプローチのスピードアップ
・お客様ごとに日報情報が蓄積されるので、寄り添った提案、顧客管理が可能となった

弊社は、地域密接型の会社なので、何世代に渡ってお客様に寄り添い、長い時間をかけての関係構築と信頼醸成が強みとなって来ています。

cyzenを活用して、お客様とさらなる信頼関係を持続的に構築して事業としての強みを生かしていきたいと思います。

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