顧客情報のデータベース化と日報管理でお客様との接点を大切に

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 会社名 本州建設株式会社
 規模 100名未満
 業務内容 不動産の売買と賃貸の仲介、建築物件の管理
 URL https://www.honshu.co.jp/

 

課 題
・日報や訪問報告がきちんと行われていない
・日報の作成に時間がかかっている
・自分の管轄エリア以外の物件の把握が難しい

 

解決策
・現地からスマホで報告する業務フローに変更
・報告書を元にリアルタイムの指導を実施
・台帳情報を紐づけた顧客の位置を地図上にプロット

 

成 果
・日報の入力率は100%に
・日報作成にかかる時間と負担の削減に成功
・管轄エリア外の顧客状況の把握が簡単に
 
 

 

ユーザーだけでなく管理者の業務も大幅に効率化できる点が導入の決め手

■サイゼン導入前はどこに課題を感じていましたか?

解決したかったことは、日報や業務報告作成の時間短縮と効率化です。
以前の業務報告は営業担当が紙による日報や訪問管理表、メールを利用して業務ログとして記録し、管理を行っており、基本は紙による報告がメインであったため、業務後は帰社する必要がありました。
また日報は毎日、管理表は週一回の記入をルールとしていたものの、記録忘れや報告業務の遅れも発生する状況でした。

■cyzen導入の際には、他に比較したツールもあるかと思いますが、最終決定の決め手となった理由は何ですか?

ツール導入の目的は業務効率化、簡略化だったので、どこまで自動化できるかが肝でした。日報や報告機能、チャット機能はどこも同じで優劣なかったのですが、サイゼンは管理側が欲しい情報を欲しい形にとれる+極力自動化し担当の業務効率を上げられるという観点で頭一つ抜けていました。
極力文字入力を減らし、チェックボックスや選択肢、音声入力等で入力業務が効率化できることや滞在時間を集計できる点も魅力でした。

■cyzenを活用することによって、報告業務は改善されましたか?

全員がきちんと日報を入力するようになりました。音声入力機能はじめ、出先でその都度簡単に報告できることが便利だと感じているようです。
高齢の方も普通に使いこなしていますね。使い方の研修を実施し、63歳の営業担当も使いこなすことができています。

日報の効率化でリアルタイムの指示・指導が可能に

■cyzenを利用することで日報以外の業務への影響はありましたか?

作業時間、負荷削減ができたので、日報をしっかり書くようになっただけでなく、報告書が上がったら、上司がリアルタイムにコメント・指示ができるようになりました。

■リアルタイムの指示は、どのように実施しているのでしょうか?

従来の帰社後に指示を出す、業務の振り返りを行うやり方だと、業務を後回しにしてしまったり、忘れてしまうこともありました。
リアルタイムに報告書を確認できることで、「これも追加で説明したほうがいいよ」「この写真も撮っておくといいよ」などすぐにコメントでアドバイスを出したり、必要であれば、現場に戻る指示を出すこともできるようになりました。

ほかにも、地図で顧客の場所がマッピングできる点も非常に便利です。
営業担当の頭には自分の管轄エリアの物件の場所は分かっているのですが、自分の担当エリア以外は把握できていないケースがほとんどです。
他担当と会話する時や上司に相談する時に、マップを見せると一目瞭然でどのエリアか伝わるので、管理者との会話、共通認識合わせに便利です。

オーナー様との関係構築にデータを活用

■cyzenを導入して実際のユーザーからの反応はいかがですか?

行動履歴がGPSで管理されることは、抵抗があったようです。そこで「お客さんのところに提案に行って受注しようと思ったら、じっくり考える時間が必要なので喫茶店やコンビニにいていいよ。結果を出してくれればいいんだよ。」と説明を繰り返して現場の納得感は得るようにしています。
やらない人間が目立ってしまうという焦燥感はあったようですが、「業務を仕切り直してやっていこう」と伝えることで士気を高揚させたり、なるべく業務の意義を伝えるようにしている。

■今後、どのようにcyzenを活用していきたいと考えていますか?

まずは、報告作業で効率化できた時間を他の業務へ有効配分したいです。サボる時間ではなく、物件整備やオーナーとの関係構築、リニューアルの提案、入退去の対応など、時間を有効活用していきたいです。
また担当者に入力意義を理解してもらえるよう伝えていきます。昔からの顧客情報や物件の知見を溜めてスキルアップしたり、オーナーとの共通の話題つくりなど成果に紐づく使い方をしていきたい。
入力課題は解決してきたので、これからはデータをどうやってうまく活用していくかが肝だと思っています。

顧客情報のデータベース化と日報管理でお客様との接点を大切に

業種に限らず、日報を付けている会社はどこの会社も同じような悩みを持っていると思うので、日報管理しているすべての会社におすすめです。
同業者におすすめしたいポイントは、建物オーナーと建物の紐づけ、オーナー同士の関係性(家族構成、知人有人、物件との紐づけ)など、オーナー台帳のデータベースもcyzen(サイゼン)内に作成でき、日報データがオーナー台帳、物件台帳と紐付けられること。
弊社は地域密着で担当エリア制なのでオーナー情報や物件情報を貯めることを重要視しており、オーナーの返済が終わる20、30年間をしっかり支えようという考えがベースです。売って終わりではなく、返済が終わるまで、お約束通りオーナーに寄り添うためには返済完了まで2世代くらいに跨り、世代が変わっても寄り添えるオーナーとのつながりを大切にしています。そのためにオーナー様との接点を大事にし、記録を残していくことができるcyzenはおすすめです。

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