cyzenで化粧品ラウンダーの業務効率化や店舗状況の見える化に貢献、店舗の訪問件数が2倍に!

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株式会社KOLLECTION様 ロゴ
会社名 株式会社 KOLLECTION
業務内容
  • 輸入化粧品/日用生活品卸売業
  • 韓国ファッション販売
  • 化粧品輸入代行業
URL https://www.kollection.co.jp/
課 題
  • 売り場の写真と商談内容を別々に管理しており、顧客情報の把握が困難だった
  • メンバーの情報共有が出来ておらず、二重商談や作業内容の漏れが発生していた
  • 効率的な訪問ルートの組み立てが難しく、1件の訪問に時間がかかっていた
解決策
  • 写真付きの商談報告をスマホから簡単作成、活動内容の一元管理を実現
  • 商談内容や次回予定をメンバー全体に共有、コメントでリアルタイムな反応が可能に
  • 地図上に店舗情報を表示し、前回の報告など詳細な情報や訪問優先度を一目で確認できる
成 果
  • 売り場の状況や次回予定が分かりやすく、情報管理も正確にできるように!
  • ラウンダー同士の情報引継ぎが改善!対面の営業会議いらずのリアルタイムな業務指示へ
  • 効率的な訪問予定やルートを作成でき、ラウンダーの訪問件数が約2倍に!

弊社はラウンダーを通じ、各店舗に取り扱っている化粧品のテスター・サンプルを提供させていただいております。

サンプルはお客様が日々使うことで汚れや故障が発生するので、メンテナンスや交換をラウンダーの方にお願いしています。またその際に売り場の担当者と接触し、新商品の導入や、新規発注の商談なども行っております。

ラウンダー業務を通じても1店舗ごとの売場の状況が把握できていなかった

営業のスタイルは基本的なラウンド業務がメインとなっており、担当者は数百店舗以上、全国様々な場所に移動して業務を行っております。

cyzenの導入前は「売り場の写真を管理するツール」と「担当者との商談内容をまとめるツール」が別々の状態でした。元はExcelのようなシートを活用して管理しておりましたが、顧客ごとの管理はできておらず、情報を探すのに労力がかかる状況でした。

1店舗1店舗の売り場の状況と商談内容を別ツールで確認しないといけない状態だったので、正確に店舗の現状を把握することが一番の課題でした。

また各店舗を担当するラウンダーは固定しておらず、前回と異なる担当が業務に当たる事もあります。その際に前回と商談内容が重複してしまったり、次回訪問時に行う作業の内容を共有できていなかったのも課題の一つとしてありました。

その2点が一番大きな課題でしたね。

また以前は効率的に移動ができていなかったという問題もあります。ラウンダーの方含め課題という認識はなかったのですが、移動に多くの時間を要してたかと思います。

「いつ」「どこで」「どの」ラウンダーが訪問しても大丈夫

cyzenを導入するに当たり一大きな決め手となったのは、得意先の管理から従業員のコミュニケーションまで一貫して行える点でした。

一般的なチャットなどでやり取りをしていくと情報がどんどん流れてしまい、過去の情報を確認する際はやり取りをさかのぼるしか方法がありませんでした。
その点、コミュニケーションをcyzenで行うことで、全体に共有したい点を報告書やコメントなどを利用し、チーム単位で共有できます。過去の情報も簡単に確認できますし、チャット機能で個人単位でのやり取りをすみ分けすることも可能です。

またスマホから業務報告ができるためラウンダーの方でも使いやすい所や、報告書のカスタマイズを通じ弊社にとって必要な情報を報告してもらえる点など様々なポイントでメリットを感じ、導入を決定しました。

具体的なcyzenの活用方法

cyzenでは地図上に顧客情報を表示させることができるのですが、優先順位別にアイコンを変えて表示させています。 ラウンダーの方には業務を行った店舗の作業前と作業後の写真を添付し、業務報告をして頂いております。その情報を社内で確認することにより、店舗での作業内容の明確化を図っております。

訪問時には前回の報告書と見比べて、商談内容や前回との売り場の変化を確認し、カスタマイズした報告書で次回訪問時の業務を共有するようにしています。

「いつ」「どこに」「どの」ラウンダーが訪問しても同じクオリティでラウンド業務を行うことができるように、cyzenを活用しております。

cyzen導入後、1日の訪問件数が増加!

cyzenを使うようになって1店舗の訪問にかかる時間も短縮されるようになったので、1日の訪問可能数が増えています。 cyzenの地図機能を活用することで、今までの訪問ルートが効率的ではなかった事が明確になり、より良いルートを設定できるようになりました。

また訪問前の準備ですが、売り場の画像と前回の商談内容を前任者に確認することなくcyzenで確認することが可能になりました。別ツールで商談内容と写真を確認し、初めて訪問先に行くような形に比べて業務の時間が大幅に短縮されたのが大きな変化になっています。

写真もその場で撮って、その場で報告書を書くことができます。
1日の業務が全て終わった後に報告を行うのではなく、各店舗からラウンド業務のメンテナンス・商談の報告を行う事が可能なので、情報を思い出す手間や漏れも少なくなりました。

また店舗ごとに優先順位を付けて表示することができているので、1日の訪問数が以前より約2倍に増えてきております。

さらに業務の報告書に関して「いいね」やコメントを残すことで、ラウンダー業務を行う従業員全員で業務の内容を共有することが出来ています。
弊社では営業ミーティングの際に業務の中での気づきや事例を共有しておりました。その際一度に何十店舗もの情報がやり取りされているので、1店舗1店舗細かい打ち合わせはできていませんでした。

cyzenでは業務を行うとその都度共有ができるようになっているので、売り場の写真を見て気づいた点をリアルタイムで伝えることができます。
また各メンバーも「このやり方は自分のエリアでも取り込もう」「私はこういう方法で業務を行ってます」といった、指摘事項・アドバイスに関してもコメント機能で共有がすぐできるようになり、業務の効率化に繋がっています。

現場だけでなく、管理側も効率化

訪問店舗の選定方法もcyzen導入前後で大きく変わっています。 ラウンダーの訪問時は事前にアポイントを取得するのですが、以前は店舗の一覧表から住所を見て、ネットで一度調べてからアポを取っていました。
1件アポが取れると、それに付随して近い店舗を確認して、店舗の訪問ルートを考えたアポ取りをしており、非常に手間も時間もかかる業務でした。
cyzen導入後は地図上で顧客の情報と位置から訪問先・訪問ルートを確認しています。現場社員だけでなく、管理する側のフローも効率化する事ができています。

現在ラウンダー営業の部署のみで使用していたところを、別の営業活動の訪問時にも活用が出来ないか検討を進めております。 満足度高くcyzenを使用しておりますが、まだ活用ができてない機能もたくさんあるかと思いますので、今後もよりよく活用させていただければなと思っております。

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