新ガイドライン対応と同時にMR業務の効率化を実現 

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協和化学工業株式会社 様
会社名 協和化学工業株式会社
規模 1000名未満
業務内容 医薬用制酸剤、酸化マグネシウム、水酸化マグネシウム、合成ハイドロタルサイト、その他無機化学工業薬品、 医療用医薬品の製造・販売
URL https://kyowa-chem.jp/index.php
課 題
  • 販売情報提供活動ガイドラインへの対応
  • 報告書作成に発生するMRの業務負担
解決策
  • ガイドラインに沿った報告書フォーマットを作成
  • 面談直後にcyzenから報告書を共有するオペレーションへ変更
成 果
  • ガイドライン対応で大きく増えた現場の業務負担の大半を削減
  • ディテーリング活動から報告書作成までのタイムラグをなくし、正確な情報を共有
  • 訪問前の準備を大きく効率化

今回お話しを伺った協和化学工業株式会社は「人にも地球環境にも優しい安全で安心できる製品開発」をモットーに世界各国に樹脂用添加剤、難燃剤、医薬品原料の製品を展開するグローバル企業です。
2019年から製薬企業で運用が開始された「販売情報提供活動ガイドライン」への対応を目的としてcyzenを導入。現場ではスマホで顧客管理へのオペレーションによってガイドラインの対応だけでなく、業務効率化に繋がりました。
現場で実際にどのようにcyzenが活用されているのか事例をご紹介します。

製薬業界のガイドラインへの対応が課題

「2019年に製薬企業で運用が始まった「販売情報提供活動ガイドライン」への対応が一番の目的です。新しいガイドラインでは、面談内容を細かく記録をする必要があります。現場に負担をかけないガイドラインへの対応に加え、リアルタイムでの報告によって、正確な情報の取得と現場の見える化ができるという点で導入を決めました。

ガイドラインへの対応は必須ですが、現場をマネジメントする立場からは今まで通り営業要素の情報も必要です。どちらの情報も収集できる報告書フォーマットを作り、別部署でそれぞれ必要な箇所を確認することで現場への負担を極力減らしながら情報共有を行うことができています。」

cyzenによるMRのガイドライン運用方法

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「cyzen導入後、MRはガイドラインに合わせて作られたcyzenの報告書フォーマットに沿って面談内容を記録をすることでガイドラインに沿った活動ができています。特別ガイドラインへの対応をしているという感覚はないですね。」

今までは1日の訪問が終わった後にまとめて面談内容をExcelに記録していました。業務内容にもよりますが1日10件ほど訪問することもあり、帰社して報告書を作成する頃には朝の記憶は薄れ、思い出すことから始めなくてはなりませんでした。

cyzenはスマートフォンで簡単にディテーリング報告を書くことができるので、現場から面談直後に記録するオペレーションに変わり、今まで以上に詳細な記録ができていますし、報告内容と実績がリンクするようになりました。」

cyzenの活用で現場業務が効率化

「面談前に以前の面談履歴を確認できるようになったこと、配布資材の配布可能範囲について明確に判断ができるようになりました。面談前に報告書へあらかじめ下書きをしておくことで面談で伝える内容の整理ができ、伝え忘れがなくなったこともスマホで管理するオペレーションによるものですね。

出張があると、週末に3,4日分の記録作業をまとめて行うこともありました。cyzen導入後は面談直後に記録をするオペレーションに変わったため、しっかりと仕事とプライベートの時間を分けることができるようになりました。」

ガイドライン対応の実現後さらなるcyzen活用について

「訪問すべき施設が近くにある場合に、きちんと訪問ができるようにしました。訪問施設を全て把握することは難しいので、業務が終わった後に「あそこに訪問しておくべきだった!」と後から気づくことがよくあります。
そこで優良顧客や過去にトラブルのあった顧客などにフラグを付け、地図上で目立つように設定をしました。今後は訪問漏れが少なくなっていくでしょう。

cyzenの導入目的はガイドラインへの対応でしたが、スマホを使ったオペレーションに変更することで現場業務の効率化にも大きく繋がっています。また、直属の上司は報告書へ「いいね」を送ったり、業務の合間に歩数計を見たりすることでちょっとした楽しみを感じながらcyzenを活用しています。」

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