ビルメンテナンスの効率化事例!ITツール導入で簡単DX

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会社名 日本設備サービス株式会社
業務内容
  • ビルメンテナンス業務、設備管理業務
  • 建築物や設備の定期検査・報告
  • 防火設備・消防点検等の定期点検
  • 上記に付随する改修工事等
URL http://www.namgroup.net/
課 題
  • 物件特有の情報が外出先から分からず、事務員に電話で確認していた
  • 現場で見つかった問題など、情報を共有する手段がバラバラだった
  • スケジュール確認、次の現場へのルート検索など、現場単位で非効率が発生していた
解決策
  • 「スポット機能」で、物件情報や顧客特有の注意事項がスマホから閲覧可能に
  • 「報告書機能」などで現場のリアルタイムな情報を共有
  • 一日のスケジュールや移動ルートをスマホから簡単に確認
成 果
  • 現場から注意事項を確認する時間を削減!作業員・事務員の業務を効率化!
  • 情報共有の一元化で更新スピードアップ、事務員の経理業務の助けにも
  • 現場社員の非効率を改善し、管理者側もスケジュール管理を効率化!

日本設備サービス株式会社様は、消防設備の点検業務や回収をメインとしたビルメンテナンスの業務を行っています。「ビルメンテナンスの全てを網羅できる企業」を目指し、数年前より事業拡大が進んでおります。 今回、外回りの活動効率化の部分でcyzen(サイゼン)をご導入頂きました。

物件情報をリアルタイムで確認できないことが課題

弊社では元々開発したデータベースがあり、物件の所有者や依頼内容を管理しています。台帳機能もそのシステムに備わっており、年1回の法定点検など入力されている情報をもとにスケジュールを組んでいます。

今までシステム内にある物件情報はPCでアクセスするしか方法がなく、現場で物件情報を確認することが困難でした。そのため、現場作業の注意点(誰に電話をしたらいいか?鍵はどうやって開けるのか?)といった細かい情報は、電話をして事務員に確認していました。

事務員もシステムを確認し、再度作業員に電話して伝える、という形で情報共有が行われていました。現場の活動もそこでいったん止まってしまいますし、事務員の負担にもなります。現場で情報を確認できるようにしたい、というのが大きな課題でした。

また現場で見つかった新しい問題など、物件情報のアップデート方法も課題でした。現在、社員が現場で見つけた情報を紙のメモやLINEなど様々な方法で事務員に共有し、手が空いた時に事務員が情報を入力しております。そうした情報のやり取りでは紛失や入力漏れのリスクがあり、情報の一元化をしたいという気持ちがありました。

弊社の業務の流れとして、丸一日かかるような大きな現場もありますが、1日で2、3件現場を回ることもあります。 各社員のスケジュールを組む際、現場に向かうルートも考慮する必要があります。現場社員も、一つの作業が終わった後にGoogleMapやナビのアプリを使って次へのルートを検索しており、いちいち面倒だという声もありました。

cyzen導入の決め手は「現場社員にとって便利なツールか」

cyzen導入後、管理する側としては従業員が今どこにいるのか把握できるようになりました。今まで報告業務を社員に課していなかったため、動きが不透明な部分がありましたが、GPS情報の活用による「見える化」は管理者側のメリットになると思います。

現場側では、自分のスケジュールや次の現場へのルート、現場での注意点などがリアルタイムに確認できるメリットがあります。

導入する際、ただユーザーの位置情報を追うだけのシステムだと嫌がられてしまいます。cyzenはルート検索や物件の情報の見やすさなど、現場社員にとって便利な機能が数多くあるため、そういった部分で導入もしやすいと判断しました。

スケジュール管理もcyzenで効率化へ

現在自社で作成している、物件の注意点などが記載されているものをcyzen(サイゼン)に入力をしている最中です。これが入力完了すれば、現場でのリアルタイムな注意点が確認でき、導入前の課題をクリアでき、効率化へ向けた運用ができると期待しています。

また他にも、

  • cyzenの「スケジュール管理機能」でスケジュールが1年分登録されるため、過去のデータを参考にしたスケジュール作成をしやすくする
  • 現場に出ている人や緊急の現場の近くにいる人がリアルタイムで分かる機能で、対応までにかかる時間を短縮する
  • 現場での請求があったかどうかを報告書で上げるようにし、経理業務を効率化する

といった面で活用していきたいと考えております。

現在はまず、現場社員がcyzenになれる所からスタートしております。正直入力作業に追われている日々ですが、入力が完了すれば非常に効率化が期待できるツールです。

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