たかが日報、されど日報。 スマホ日報で業務効率アップ!

top view of Medicine doctor hand working with modern computer and smart phone on wooden desk as medical concept
不動産_日報

 業種  不動産業
 従業員数  〜100人
 業務内容 不動産の売買と賃貸の仲介。建築後の管理物件の請負

 

課 題
・日報作成業務を徹底することが出来ない
・既存の日報サービスは、使えるデータとしては蓄積されない
・管理側で欲しい訪問数などを効率的に閲覧できない

 

解決策
・cyzenで日報を自動化して、効率化
・cyzenなら日報も使えるデータとして顧客ごとに蓄積される
・商談数、訪問数など、実際に管理したい情報をすぐに見ることができる

 

成 果
・日報入力への負荷が削減されたことで、提案活動にかけられる時間の増加
・顧客ごとに日報情報が蓄積されるので、さらに寄り添った提案が可能となった
・必要な情報を簡単に閲覧することができるため、迅速な施策立案が可能に


日報は仕事の基本。日報をきちんと書くことが業務の基本

日報はもともと紙ベースで記入し、管理していました。
基本的に営業担当は訪問先から帰社してから、日報用紙に記入していました。

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当時の課題としては、日報や訪問管理表の記入の定着がありました。
これらの入力や提出をサボる人が多く、どうすれば営業メンバー全員が必ず記入してくれるようになるかという点に悩みを感じていました。
日報は毎日記入するルールにしていましたが、翌日に引き伸ばしたり、まとめて1週間分の日報を入力したり、ひどいメンバーだと翌週、翌月とどんどん後ろ倒しにしていくメンバーもいました。
日報の管理がきちんと出来ているメンバーは成績が良い傾向にあったため、日報を徹底させることでチームの成績アップにもつながるのではないかと信じていました。

cyzenは日報ツールの中でも、マネージャーが管理表としても利用できる点が良い思いました。
また音声入力が可能なのも便利だと感じています。
滞在時間情報を自動で取得することも可能で、設定次第で誰と商談したのかなど必要な情報を記録することで使えるデータが蓄積していきます。
これらの機能やチェックボックス、ドロップダウンを利用することで入力業務を効率化しながらも、必要な情報を取得できることを期待しました。

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現在は当時の期待通りにメンバー全員が日報を提出記入してくれていますし、60才を超えたメンバーでも問題なく利用出来ています。

この成果を出せた理由としてcyzenで特に良かったのは、実際に訪問先に行かないと訪問のログを残すことができないチェックイン機能や、リアルタイムに移動履歴を記録することができるルート自動記録機能です。
これらの機能を利用することで、GPSに紐づけたデータの取得が可能になり、確実に訪問しているという裏付けのあるデータをチームで共有できるようになりました。
これらのデータが見える化されたことで、営業活動を十分に行うことができていないメンバーには良い刺激となり、自分で改善していこうという空気が流れています。

提案営業時の質問事項を定型化して、聞き漏れを防ぐ

同じ商材でも営業の力量によって提案力にばらつきが出てしまいます。
弊社では提案力の差異は営業時の商談内容の抜け漏れを極力なくすことで改善できると考え、【見積書を提出したかどうか?】【商談内容に積み残し課題があるかどうか?】など必ず確認しなければならない項目を、cyzenの報告書上で必須項目として設定しました。

cyzenには信頼できる数字やデータを集めることができる報告書テンプレートが数多く用意されています。
さらにそれらテンプレートはノーコードで編集、修正することが可能なため、ITに明るいとは言えない営業部門だけでも簡単に利用を開始することができました。
さらにサポートチームの対応も非常に親切でありがたかったです。

今までは成果が振るわない社員がいた場合にも訪問の裏付けをできるデータが存在しなかったため、口頭で確認するしか方法がありませんでした。
そのため社員の報告した内容を信じて打ち合わせなどをするしかなく、成果が出ない状況が続いた際には「本当にこの報告は事実なのか?」と疑心暗鬼になることもありました。
しかし、cyzen導入後はこのような無駄なコミュニケーションがなくなったことで、信頼できる数字を元に純粋に成果に向けた打ち合わせに集中することができるようになりました。

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位置情報を取得されることはメンバーによっては窮屈に感じてしまうこともあります。
喫茶店に入ったり、コンビニに立ち寄って考えをまとめたり休憩をすることは悪いことではないので、気にせず活動するようにアドバイスをするようにしています。
なお、管理者が作成した報告書はリアルタイムでメンバーのスマートフォンに反映されます。
メンバーが利用するスマートフォン側での報告書入力は非常にシンプルであり、画像中心での活用や音声入力の利用も可能なため、弊社では商談から平均10分程度で入力完了するオペレーションを徹底することができています。

商談後すぐに報告書を作成するため、顧客の声を事実ベースで生の声として記録し、データとして蓄積していくことが可能になりました。
これにより、顧客それぞれに寄り添った商談をすることが可能になりました。

現場に日報が定着できたので、次はデータ活用が課題

リアルタイムに上がってきた報告書に対して、上司がコメントや指示をできることも気に入っています。
cyzenは訪問直後のホットな状態の時に指示やフィードバックができることが非常に便利です。
今までは帰社してきてから上司から指示やフィードバックをしていましたが、後回しにしてしまったり詳細な内容を忘れてしまったりして、精度が下がってしまうことがあります。

「これも追加で説明した方がいいよ」とか、「この写真も撮っておくといいよ」というコメントをすることで、担当者もその場ですぐに追加の情報を取得することもできるし、必要応じてすぐに現場に戻って情報を取得することもできます。
またこれらのコメントも多くのチャットサービスとは異なり、案件や顧客ごとに紐づいて蓄積されるため顧客データベースとしても利用できる点が非常に気に入ってます。block-img7@2x

今までチャットサービスを利用していましたが、コメントややりとりの内容を後で調べることが困難であったことが不満でした。
cyzenを導入したことで、既存のチャットサービスもcyzenに統一することができました。

今まで様々なITツールを試し失敗してきた経験があり、cyzen導入も失敗するのではないかという不安がありました。
しかし、営業の段階から担当者が丁寧な対応をしてくれたことと、導入後もサポートチームの対応が手厚く助かりました
何よりもcyzenは簡単だったのがよかったのではないかと考えています。

導入失敗したツールは機能が非常に多かったため、やりたいことを盛り込みすぎて結局現場に浸透しませんでした。
そして、機能が多く何でもできる代わりに、設定が難しくコンサルタントにお願いしないとうまく運営することができませんでした。

一方でcyzenはできることが現場で利用することに特化して絞られています。
さらにスマートフォンの簡単な操作だけで利用できるため、ITツールを使い慣れていない人でも直感的に利用できるのがよかったと思います。
実際運用に乗るまでに二週間程度だったのは、驚きました。

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さらにcyzenで取得したデータはすべて出力が可能なため、グラフなどで訪問データを表示することができます。
例えばですが、営業部門の訪問件数や商談数を見える化することなどができるようになりました。

今後はこのようなグラフを利用して、施策立案に役立てていきたいと考えています。

まとめ

cyzenの導入によって生み出された効果

  • 全員がcyzenを利用し、日報入力への負荷削減
  • 削減した時間を提案活動に有効利用可能に
  • 簡単操作で社内への迅速に浸透
  • お客様ごとに日報情報が蓄積されるので、寄り添った提案、顧客管理が可能となった

弊社は地域密接型の会社のためお客様に寄り添い、長い時間をかけての関係構築と信頼醸成が強みです。
今後さらにcyzenを活用して、お客様とさらなる信頼関係を持続的に構築していきたいと思います。

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