たかが日報、されど日報。 スマホ日報で業務効率アップ!

top view of Medicine doctor hand working with modern computer and smart phone on wooden desk as medical concept
不動産_日報

 業種  不動産業
 従業員数  〜 100人
 業務内容 不動産の売買と賃貸の仲介。建築後の管理物件の請負

 

課 題
・日報業務作成業務を徹底することが出来ない
・既存の日報サービスは、ただの日報ツールでデータが蓄積されない
・日報のペーパーレスに加えて、管理側で欲しい訪問数などが効率的に出来ない

 

解決策
・cyzenで日報を自動化して、効率化
・cyzenなら日報もデータとして顧客ごとに蓄積される
・商談数、訪問数など 管理したい情報を管理画面で見ることができる

 

成 果
・全員が cyzenを利用し、日報入力時間、負荷削減
・日報作成で削減した時間を提案活動に有効利用
・お客様ごとに日報情報が蓄積されるので、寄り添った提案、顧客管理が可能となった


日報は仕事の基本。日報をきちんと書くことが業務の基本

日報はもともと紙ベースで記入し、管理していました。
基本的に営業担当は、訪問先、営業先から会社に戻ってきてから、日報用紙に記入していました。

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課題は、日報や訪問管理表の記入の定着でした。そもそも日報の入力と提出をサボる人もいたため、営業メンバー全員が必ず記入してくれるようになるかという点に課題を感じていました。
日報は毎日記入するルールにしていましたが、守られず、翌日に引き伸ばしたり、金曜日にまとめて1週間分の日報を入力したり、ひどいメンバーだと翌週、さらには翌月にダラダラと後ろ倒しする営業担当者もいました。
日報の管理がきちんと出来ている担当者は、成績も良い傾向にあったので、日報を徹底させることが、チームの成績アップにつながると信じていました。

cyzenは、日報ツールの中でも、入力した内容が、管理表としてマネージャーが使える点が良い思いました。また、スマホで音声入力をしたら、文字起こしされるのが便利ですし、誰と会話したか(決裁者か、現場か)、滞在時間情報も取得できるのが優れています。これらの機能を使い、チェックボックスや選択肢等で入力業務が効率化できることを期待しました。

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これらの期待していた機能が全てあったため、cyzenを選びましたが、期待通りに今では、現場担当者が全員記入してくれていますし、60才を超えたメンバーでも問題なく利用出来ています。

cyzenが特に良かったのは、顧客先に行かないと訪問のログを残せないチェックイン機能や、リアルタイムに移動履歴を記録するルート自動記録などGPS情報に紐づけたデータを取得できるようになり、確実に訪問しているデータをチームで共有できるようになったことです。
また訪問が「確実に訪問が行われている」というデータが見える化されているので、営業活動が十分出来ていないメンバーにプレッシャーになり、自分で改善していこうという空気が流れています。

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さらに、cyzenで取得したデータはすべてデータ出力が可能で、グラフなどで確実な訪問データを報告できるますので、営業部門の訪問件数や商談を見える化することができました。

提案営業時の質問事項を定型化して、聞き漏れを防ぐ

提案力は、営業の力量によって左右してしまうケースがあります。弊社では、営業時の商談内容の抜け漏れを極力なくすために、【見積書を提出したかどうか?】【商談内容に積み残し課題があるかどうか?】などを、cyzenの報告書で必須項目にすることで、抜け漏れを無くすことを現場に徹底することにしました。

これらは、徹底出来ない責任はマネージャーの責任とすることで、マネージャーの意識の向上に努めました。

今までは、例えばサボっていそうな社員がいたときに、事実を確認することが出来ないので、その社員が報告した訪問件数を信じて打ち合わせしていましたので、例えば、成果が出ないときに「本当にこの数字であっているのか?」とお互いに疑心暗鬼になっていることもありましたが、cyzen導入後は、このような無駄なコミュニケーションがなくなり、信頼できる数字を元に打ち合わせできるようになりました。

信頼できる数字やデータを集めるために、cyzenでは報告書のテンプレートが用意されており、cyzen管理画面にてノンコードで簡単に報告書を編集、削除、修正できるため、ITに弱い営業部門でも簡単に利用を開始することができました。 

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営業社員に対しては、窮屈にならないように、よく考えるために、喫茶店に入ったり、コンビニに立ち寄ることは良いことなので、気にしないで活動するようにアドバイスしています。
なお、管理者が作った報告書はリアルタイムでスマートフォンに反映されます。営業が利用するスマートフォン側の入力もcyzenは非常にシンプルで、音声入力や画像中心で活用できるため、弊社では商談から 10分以内で入力するオペレーションが徹底できています。

このことでお客様の声を事実ベースで、自分の主観を交えることない、いわゆる生の声を記録して、会社として蓄積することが可能となりました。

現場に日報が定着できたので、次はデータ活用が課題

報告書が上がったら、上司がリアルタイムにコメント・指示ができることも気に入っています。cyzenは、訪問直後のホットな状態の時に指示ができるので、便利です。従来は、商談から会社に戻ってきてから上司から指示を出していましたが、これだと、業務を後回しにしてしまったり忘れたりして機会を損出してしまいます。

「これも追加で説明したほうがいいよ」とか、「この写真も撮っておくといいよ」というコメントをすることで、担当者も必要ならその場ですぐに追加の情報を取得することができるし、素早くコメントすることで、すぐに現場に戻って、情報を取得することができます。
またコメントをしても、多くのチャットサービスと違って、cyzenでは、案件やお客様にチャット内容は蓄積されるため、顧客DBとして利用できる点が気に入っています。

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今まで、チャットサービスを使っていましたが、せっかくのコメントや、やりとりの内容が後で調べたりすることが出来なかったので、不満でした。cyzenを導入したことで、これらのチャットサービスも辞めることも出来たので、現場が統一したフロントツールとして、cyzenを利用しています。

今まで色々なツールを試しましたが、失敗していた経験があったので cyzen導入も失敗する不安がありました。営業の段階から担当者が丁寧な対応をしてくれたことと、ツールが簡単だったのがよかったです。
某有名クラウドサービスを利用したこともありましたが、あれもこれもやりたいことを盛り込み過ぎて、結局現場の浸透がうまくいきませんでしたし、何よりも設定が難しくコンサルにお願いしないと運用できませんでした。

一方でcyzenはできる機能が現場で使うことに特化し絞られています。そのことで、スマートフォンの簡単な操作だけで利用できるのと管理者画面も簡単で、ITツールを使い慣れていない人でも直観的に利用することができました。実際、運用に乗るまで2週間程度でしたので、驚きましたね。

cyzenは新しい機能もどんどん出てくるので、今度に期待しています。

まとめ

cyzenの導入によって生み出された効果

  • 全員がcyzenを利用し、日報入力時間、負荷削減
  • 日報作成で削減した時間を提案活動に有効利用
  • お客様ごとに日報情報が蓄積されるので、寄り添った提案、顧客管理が可能となった

弊社は、地域密接型の会社なので、お客様に寄り添い、長い時間をかけての関係構築と信頼醸成が強みです。cyzenを活用して、お客様とさらなる信頼関係を持続的に構築していきたいと思います。

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