訪問活動を紙の地図と表で行い、情報整理に課題が
基本は「源泉営業」と言われるようなスタイルの営業で、完全訪問営業でお客様のニーズを0のところからどんどん掘り起こしていく活動をしています。
これまで、ゼンリンの住宅地図の1ページをエリアとして、そこに掲載されている賃貸物件を一軒一軒訪問して営業を行っていました。毎回紙の地図を印刷し、地図を見ながら回っていました。1つのエリア内で複数回訪問するため、どの曜日のどの時間帯に訪問したかを記録し、次回はもう回らなくても良い部屋を除外する作業をしていました。
こういった中でそれぞれの紙見書かれていることを集計する業務が発生し、現場や管理側にとっても大きな負担となっていたのと、それぞれの情報入力に個人差があったため、パッと見た時に統一した形での管理が難しい状態になっていました。
このプロセスを一元管理し、誰が見てもすぐにわかる状態を作りたかったのです。
地図上で顧客を管理することで訪問効率が改善
まず一つこの管理工数が、多分2時間かかってたところ、どれぐらい減ったかを検討をやって、現場はそうですね、集計みたいなことをしないんで、その業務がなくなってます。
紙の地図を使った管理方法は、毎回約2時間の工数がかかっていました。特に訪問履歴の集計作業が大変で、これが業務効率を著しく低下させていました。サイゼンの導入により、これらの管理作業が大幅に簡略化されました。現場では集計作業を行わなくなり、その業務が完全に省略されました。
具体的には、サイゼンのシステムを利用することで、訪問先の情報をその場で入力できるようになりました。これにより、紙の地図を持ち歩く必要がなくなり、1人当たり週に1時間程度の業務時間が削減されました。会社全体では、合計で10時間ほどの業務時間が削減されることになりました。
加えて僕はもう紙を使わなくていいんだっていう、非効率な業務から解放されたという定性的な変化もありました。
報告フォーマットの統一化で活動をデータ化
以前は、印刷してチェックする作業が非常に時間がかかっていました。例えば、5人の営業スタッフが4ページ分の集計表を持ち寄り、それを一つ一つ手作業でまとめて入力するのに約2時間かかっていました。しかし、サイゼンの導入により、これらの作業が一元管理され、効率的に行えるようになりました。
訪問以外の時間も効率化され、全体的に作業時間が短縮されました。具体的には、1週間で5時間から10時間程度の作業時間が削減されました。これにより、営業スタッフはより多くの時間を訪問活動や顧客対応に充てることができるようになりました。
サイゼンの導入により、業務の効率が向上しただけでなく、精神的な負担も軽減されました。紙の地図や集計表を使わなくて済むようになり、煩雑な作業から解放されました。これにより、スタッフのモチベーションも向上し、業務に対する意欲が高まりました。
また、データの一元管理により、誰が見てもすぐに理解できる状態が作られ、チーム全体の情報共有がスムーズになりました。これにより、業務の効率がさらに向上し、顧客対応の質も向上しました。
サイゼンで改善できた。スマホで簡単に使える営業活動管理システムという名の通り、現場でも使えている画期的なシステムだと思います。
