紙、電話、FAXのアナログなオペレーションから即時反映の報告書に!

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株式会社エムアイエス(旧:株式会社mammaciao)
会社名 株式会社エムアイエス(旧:株式会社mammaciao)
規模 50名以下
業務内容 コインランドリー機器輸入販売、コインランドリー店舗設計施工、エコランドリー
mammaciaoチェーン本部、米国デクスター社日本総代理店
URL https://mammaciao.com/
課 題
  • 業界全体で正社員が不足しており、生産性の向上が課題
  • 紙、電話、FAXなどアナログなオペレーションが多い
  • 修理依頼を受けてから完了するまでのリードタイムが長かった
解決策
  • 故障対応時の作業報告書を紙で作成していたオペレーションを廃止
  • cyzenで現地から報告書を作成、送信するようなフローに変更
  • 作業報告書をリアルタイムに共有された本部がオーナーに即時連絡
成 果
  • 無駄なオペレーションが減り、事務工数が15%程度削減
  • コインランドリーのオーナーへの報告が即時に可能に
  • 修理対応のメンバーの位置が把握できるので、現場に急行できるようになった

導入の背景

近年、メンテナンス業界は正社員が不足しており、生産性向上が求められています。

これまでマンマチャオでは、コインランドリー機器故障の際のメンテナンス業務は、作業依頼書や作業報告書などの紙資料をもとに、FAXや電話を使ったアナログのオペレーションによる非効率が発生していました。

導入の効果

1. 全体の事務工数15%削減を目指す

従来コインランドリー機器の故障対応に作業報告書を紙で作成していました。紙の報告書時代は、いったん車の中で作業報告書を手書きして、再び店のバックヤードに戻って作業所の写しを置いてくるという手間が発生していました。
また作業報告書が溜まると倉庫保管になるので、古い作業履歴を探すために倉庫まで行くという手間が掛かるという課題も発生していました。

「cyzen」であれば、作業終了後スマホで簡単に、その場で即座に作業報告書が作成できるので、目標として全体の事務工数が15%削減することが期待できます。
また、作成した報告書は、クラウド上から検索可能であるため、検索時間も大幅に短縮することができました。

2. オーナーへの報告24時間以内発信を目指す

従来は、オーナーからコインランドリー機器の修理依頼を受けて、作業報告書が届くまでに1日から1週間かかっていたため、オーナーから作業完了に関する問い合わせが多々ありました。

「cyzen」であれば、作業終了後、瞬時に作業報告書が本部のクラウド環境に届くため、オーナーもリアルタイムでの報告の確認が可能です。今後は、オーナーへの報告書発信24時間以内を目指します。

3. 店舗の近くにいるチームメンバーを急行させ効率化

急遽オーナーから修理依頼があった場合でも、スマホ上でメンバーの位置が把握できるので、店舗の近くにいるメンバーが修理対応のために現場に急行できるようになりました。

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