「実は昔、訪問ルートを作るだけでもすごい時間がかかっていて、結局それが負担になってやめちゃった子がいたんです。」
株式会社Joker Enterprise様は、プレミアムな情報を届ける神戸三田情報誌「HEREN」の運営元でもある、地域密着型の広告代理店です。
以前にも営業専任の方がいらっしゃったものの、営業活動の準備が大変で、日常的に長時間の残業や持ち帰りが多発していました。
「僕の指示の出し方も伝わりにくかったし、日中は外回りして帰ってからも時間を使って、家帰ってからも間に合わなかった仕事をやって・・・すごくしんどかったみたいで。」
結局その社員は退職してしまい、営業のメンバーはいない状態に。
社長自身も新規事業を進めるにあたり、新規開拓を目的とした営業担当者を迎え入れることになりました。その際に営業活動の効率化を目指し、cyzen（サイゼン）をご導入頂きました。訪問をメインとした営業活動でご活用いただき、成果も生まれつつあります。
代表取締役社長・辻田浩一様にお話を伺いました。
「訪問予定」の作成や管理に苦労していた
ー営業活動で抱えていた課題にはどのようなものがありましたか？
Joker Enterpriseは、地元にある多数の企業や店舗に対して、訪問による提案を行っています。その中で「営業活動が非効率になってしまっている」という課題感がありました。
地域密着型で事業を展開しているため、裏路地にある訪問先など、地域の人でも知らないような場所への訪問も発生します。このような場合、営業は1回1回検索し「行って覚える」スタンスで活動していたため、非常に非効率な動きをしていました。また訪問してはいけない場所に行ってしまうトラブルが発生しており、効果的な営業活動に支障をきたしていました。
さらに、日報の効率化も課題の一つでした。
従来は営業活動の結果を紙に記入し、それを写真で撮影、LINEで共有するという報告の仕方をとっていました。
しかし1日の訪問件数が多いため、担当者が報告履歴をさかのぼって確認する際、膨大な時間がかかっていました。管理を行う側も報告を確認するのに時間がかかり、的確な指示やフィードバックを行うことが難しくなるなど様々な問題が生じ、不便さを感じていました。
このように、営業の訪問活動に関する情報の共有や確認にかなり負担がかかる状態となっており、営業活動自体はもちろんのこと、準備にかかる時間も膨大なものになっていました。特に訪問スケジュールやルートなどは、担当者が1日の訪問活動が終わった後に手書きの日報とエクセルの情報をもとに作成していました。訪問するエリアや順番決め、Googleマップへの落し込みといった多くの作業が、長時間の残業を生む要因になっていました。
スケジュール作成を効率化し、外出先でもスマホで顧客情報や訪問先の情報を見れる、かつ日報を付けることができるアプリを探していたところ、cyzenを見つけ、導入を決定しました。
外出先やカレンダー画面で簡単にスケジュールを組める
ーcyzenの利用方法を教えてください。
「訪問スケジュール作成の効率化」については、cyzenのカレンダー機能で解決しました。
cyzenではカレンダーと同時に顧客情報を表示することができ、ここから訪問する顧客をドラッグ＆ドロップで予定に落とし込むことができます。優先度や前回訪問日といったデータも一緒に表示され、地名等のキーワードで絞り込みを行うこともできます。これにより、翌日や長期での訪問予定の作成が非常に簡単になりました。
また訪問した結果など、今まで手書きのメモで残して報告していた内容はcyzenの報告書機能に置き換えました。報告書内に次回の訪問予定を入力する項目もあり、外出先でも予定の作成ができるようになっています。
また「訪問ルートの準備にかかる工数削減」について、cyzenには顧客情報を地図上にアイコン表示する機能があります。地図上から訪問ルートをタップ操作だけで確認することができるので、いちいち外出先から検索したり、事前にルートを準備する手間がなくなりました。ルートを組まなくてもcyzenに情報を入れれば効率の良い訪問活動が出来ています。
訪問数が二倍になり、新規契約の目標を2カ月でクリア！
ーcyzenを導入いただいた結果、どのような成果がありましたか？
ルート作成や次回の訪問予定を立てる作業で2時間ぐらい無駄な作業が発生していましたが、それを1時間に削減出来ています。営業担当者もかなり早く帰れるようになりました。
今までは「訪問を優先するべき顧客への予定がちゃんと立てられているか」といった細かい確認や指示を口頭で行ってましたが、それもcyzenのアプリで実現できています。いちいち手書きで書いたものを提出させる必要もなく、アプリを見れば準備が出来ているか分かるので、そういう意味では私の残業も減っていると思います。
効率が良くなったおかげで、1日に行ける訪問件数も増えています。以前は大体1日に20～25件の訪問が普通でしたが、cyzenを導入してからは大体40件ぐらい訪問できています。逆に全然訪問が少ない日もありますが、その際になぜ少なかったのか、cyzenを見ればすぐに原因がわかります。本人も非効率な動き方をしていたことを認識できるので、訪問の効率化の意識が強まっていると思います。
「毎月最低3件は契約を取ってきてください」という目標を掲げていますが、先月はその目標を達成できています。今月から目標件数を上げていますが、すでに半分以上達成できている状況です。
cyzenの実績を見る限り、達成の要因は「訪問数の確保」だと感じています。訪問数が少なかった際に、「なぜ行けなかったのか」という部分の分析を一緒に行い、フィードバックすることで、翌日からまた効率よく動けている。どうしても解決できない原因もあったりしますが、どちらにしても現場の情報がしっかり取れているのが動けている証拠にもなるので、こういった部分でもツール導入のメリットを感じています。
営業さんは現場に出てお客さんの前でパフォーマンスを発揮しようと思ったら、できるだけ無駄な時間っていうのは省いてあげないといい仕事ができないと思っています。
そういう意味では今回入れただけでも時間を削減できてますし無駄な指示や管理が必要なくなったので、これからもっと良くなるんじゃないかと期待しています。
